Colt cuenta con una reputación excelente entre los clientes, empleados, accionistas y partners empresariales. Cada uno de nosotros debemos asumir la responsabilidad de mantener y mejorar nuestra reputación.  Este código de conducta le ayudará a comprender cuál es su papel.  Es esencial para asegurar el éxito de nuestra empresa.

Lea el Código y firme la declaración adjunta para confirmar que ha leído y comprendido este Código y que lo cumplirá. Se ha creado para ayudar a los empleados a entender y cumplir con los altos estándares de conducta a los que se compromete Colt en su forma de hacer negocios. Abarca una amplia serie de temas, tales como la forma en que tratamos a los clientes, partners, proveedores y empleados, además de garantizar que nuestras acciones no se vean afectadas por ningún conflicto de intereses.

Generalidades

Colt se ha comprometido a alcanzar los máximos niveles de ética y legalidad posibles. La política de Colt no consiste en cumplir meramente con el texto de la legislación.  Al contrario, nuestra política es infundir y mantener una verdadera cultura de cumplimiento de todas las leyes, normativas y reglas en cualquier lugar en el que hagamos negocios.

Las personas y empleados que hacen negocios en nombre de Colt tienen la responsabilidad absoluta de respetar y cumplir las leyes, normativas y reglas vigentes. Debemos garantizar que nuestra conducta sea siempre el mejor ejemplo posible.  Debe evitarse cualquier conducta de la que incluso se pudiera deducir erróneamente que ha sido una actuación inadecuada.

Normas contra el soborno: prohibición de sobornos

Se prohíben todos los sobornos, en efectivo o de cualquier otra forma.  Queda prohibido, tanto para usted como para cualquier miembro de su familia, prometer o aceptar sobornos.

La prohibición de los pagos no deja de tener vigencia cuando el pago se hace de forma indirecta. Por ejemplo, no puede autorizar o permitir a un tercero realizar un pago prohibido en nombre de Colt.  Tampoco se le permite que desvíe el total o parte de un pago legítimo.

Si es un funcionario público el que solicita el pago prohibido, no hay diferencia alguna.  En ningún caso se realizarán pagos prohibidos.

Están prohibidos los pagos de facilitación, para acelerar el cumplimiento de una función o actividad a la que tenga derecho legalmente el pagador (por ejemplo, la liberación de productos retenidos en aduanas, la expedición de permisos), salvo que lo permita la legislación local del país en el que se efectúen y reciban.
No autorizamos a ninguna persona a realizar pagos de facilitación en nuestro nombre y tratamos de garantizar que nuestros agentes y demás intermediarios tampoco lo hagan.  Si tiene alguna duda sobre un pago y sospecha que podría considerarse un pago de facilitación, realice el pago únicamente si el funcionario o tercero puede facilitarle un recibo formal o confirmación escrita de su legalidad.  Si tiene alguna duda sobre si se puede realizar un pago, consulte al Comité de cumplimiento que figura más adelante.  Si la petición va acompañada de una amenaza inmediata de lesiones físicas, anteponga su seguridad. Realice el pago e informe de inmediato al Comité de cumplimiento de las circunstancias y el importe del pago.

No informar de un pago prohibido constituye en sí mismo una infracción de este Código de conducta empresarial y puede derivar en la aplicación de procedimientos disciplinarios.  Esto ocurre incluso si la persona que ha tenido conocimiento de un pago prohibido no ha desempeñado ninguna función en la realización del mismo.

Todos los miembros de Colt tienen la obligación positiva de garantizar que no se realizan pagos prohibidos.

Conflictos de intereses

Colt espera que todos los empleados muestren un alto nivel de lealtad a la empresa y, a cambio de ello, Colt es leal a sus empleados y los apoya. Ningún empleado puede participar en actividades empresariales que provoquen o pueda pensarse razonablemente que provoquen un conflicto con los intereses de la empresa.  Puede producirse un conflicto de intereses si un empleado se ve influenciado por la perspectiva de ganancia o beneficio para sí mismo o para un familiar suyo.  Si pudiera generarse un conflicto de intereses o bien parecer que existe uno, deberá evitarse. Los conflictos de intereses adoptan muchas formas.  Por lo tanto, este Código de conducta empresarial no puede tratarlos todos de manera concreta.  A continuación, se incluyen algunos ejemplos de conflictos de intereses que deben evitarse:

  • Participar en cualquier actividad que compita con Colt.
  • Recibir personalmente dinero en efectivo, descuentos especiales o regalos de cualquier cliente o proveedor de Colt que pudiera llevar a la persona que lo realiza a pensar que va a beneficiarse de algún modo.
  • Servir como empleado, consultor, responsable o director de cualquier cliente, proveedor o competidor de Colt sin la aprobación previa por escrito del Comité corporativo de cumplimiento.
  • Adquirir o mantener cualquier interés financiero en cualquier cliente, proveedor o competidor de Colt.  La posesión de títulos negociados públicamente es aceptable, si bien, siempre y cuando dicha posesión no le facilite un control o influencia sobre la gestión.
  • Supervisar, revisar o influir en la evaluación laboral, contratación, pago o prestación laboral de cualquier familiar en Colt o en cualquier proveedor o cliente de Colt. Sin embargo, esto no pretende impedir que los empleados recomienden a familiares para su contratación en Colt.

Operaciones con información privilegiada

Colt anima a sus empleados a ser accionistas de la empresa, pero ningún empleado ni ninguna persona relacionada podrá negociar con acciones de Colt ni otro título (ni con ningún título de ninguna otra empresa que cotice en bolsa) mientras se encuentre en posesión de información material no pública, ni tampoco durante un periodo de cierre.

Un empleado con información privilegiada, o las personas relacionadas con él, no puede negociar con acciones de Colt ni otro título durante un periodo de cierre.

Una persona está relacionada con un empleado por matrimonio, nacimiento o interés en otra entidad o fideicomiso y al actuar como gestor de inversiones en nombre del empleado o de una persona relacionada. Una negociación con acciones incluye cualquier compra o venta de éstas y cualquier ejercicio de una opción sobre acciones. La información será material si resulta importante para un inversor al decidir sobre la negociación con el título o podría influir en el precio del título. Un periodo de cierre suele ser el comprendido entre el fin del periodo financiero de cada trimestre y el momento en que se anuncian los resultados de dicho trimestre, incluido.

También están prohibidas las compras o ventas basadas en información material no pública por parte de otra persona para beneficio de un empleado de Colt o a petición de éste.

Las operaciones con información privilegiada constituyen un delito en muchos países y, en cualquier lugar, resultan poco éticas. Según la legislación británica y estadounidense sobre valores, es ilegal revelar información material no pública a otra persona que pretenda beneficiarse de ella.  También es ilegal asesorar a otros sobre la compra o venta de títulos basándose en información material no pública.

Resulta perfectamente aceptable que negocie con acciones de Colt, siempre y cuando se asegure de que cualquier información que tenga sea pública y de que la operación no esté prohibida por ningún otro motivo. Se considera que algunas personas están siempre en posesión de información no publicada que puede influir en el precio de las acciones.  Dichas personas tienen prohibido negociar sin autorización de la empresa y sabrán quiénes son.

Competencia justa

Colt cree en una competencia fuerte aunque justa y apoya la creación de leyes adecuadas sobre competencia. Muchos países prohíben la colaboración con competidores o representantes de competidores y otras actividades que mermen la competencia. Dichas acciones pueden derivar en sanciones penales para usted y para Colt.  A continuación, se incluyen algunos ejemplos de conductas prohibidas:

  • Debatir con un competidor la fijación de cualquier condición de venta (por ejemplo, descuentos, precios, condiciones de crédito, etc.), la fijación de niveles de producción, la división de clientes o territorios o el boicoteo de cualquier cliente.
  • Debatir o tratar de influir en los clientes en relación con los precios de reventa.

Confidencialidad

Tal vez tenga acceso a información confidencial debido a su trabajo.  Dicha información no debe compartirse con personas externas a Colt ni utilizarse en beneficio propio.  La información confidencial incluye información sobre clientes, información de proveedores, conocimiento de previsiones o planes comerciales, programas de marketing o ventas, listas de clientes, estrategias o acciones reguladoras o jurídicas importantes, nuevos productos o cambios de precios, cambios de la dirección ejecutiva, desinversiones o fusiones y adquisiciones.

Uso adecuado de los recursos electrónicos y otros recursos de la empresa

Todos los recursos electrónicos de la empresa son activos pertenecientes a Colt.  Se espera que utilice estos recursos de forma responsable. Aunque se permite el uso personal ocasional o secundario de tales activos siempre que no interfiera con el código de conducta empresarial de Colt, queda prohibida la mala aplicación o gasto de tales activos y puede constituir un delito.

Debe proteger su contraseña, si tiene una, y no utilizar el ID de ninguna otra persona para acceder a los registros.  No modifique registros ni software a menos que se le haya autorizado para hacerlo y asegúrese siempre de que cualquier software que utilice se haya obtenido de los proveedores autorizados de la empresa. Instale software solo si está autorizado para hacerlo.  En la mayoría de los países, las directrices anteriores complementarían a otras pautas relativas al uso de recursos electrónicos y de otro tipo de la empresa.

Protección de datos

Las directivas de la UE y la legislación local regulan la protección, transferencia, acceso y almacenamiento de información personal sobre clientes, empleados, personas de contacto y otras personas. Para cumplir tales disposiciones, debe familiarizarse con sus requisitos clave, ser consciente de la necesidad de crear y mantener sistemas apropiados y respetar las políticas y procedimientos de Colt sobre protección de datos. Pueden facilitarse datos de los procedimientos y las políticas pertinentes.

Relaciones con los inversores, los medios de comunicación y la administración

Colt se esfuerza por entablar relaciones sostenibles a largo plazo con los órganos de la administración local y nacional, los medios de comunicación y los inversores, y dispone de procesos para gestionar dichas relaciones.

Si un representante de un órgano de la administración se pone en contacto con usted para solicitar una entrevista, documentos o información, debe responder remitiendo de inmediato todos esos contactos al representante nacional o asesor jurídico ejecutivo de su unidad de negocio.

A menos que se le haya autorizado de forma específica para hablar a los medios de comunicación o los inversores, debe remitir todas las consultas de inversores y medios de comunicación al representante nacional o al director de comunicaciones corporativas.

Precisión en los libros de contabilidad y registros

La integridad de Colt depende de la honestidad, integridad y precisión de sus registros.  Todos los registros de contabilidad, registros laborales, dietas, formularios de solicitud y demás libros de contabilidad corporativa y registros deben reflejar de forma precisa y fiel todas las transacciones subyacentes.  Es responsabilidad de cada empleado de Colt garantizar que se obtiene la autorización correcta para cada transacción y que los recibos, los gastos, las entradas del diario, etc. son precisos.  Dichos documentos deben contener una descripción que explique claramente el motivo y el objetivo de cada transacción y deben guardarse en un lugar seguro.  Se le prohíbe introducir información falsa o ficticia en los libros de contabilidad y registros de Colt o sus filiales o subsidiarias.

Ningún pago en nombre de ninguna entidad corporativa se aprobará ni realizará con el acuerdo o la intención expresos ni implícitos de que una parte de dicho pago se utilice para cualquier fin que no sea el descrito en los documentos justificativos del pago.  De la misma forma, cualquier acuerdo que refleje la contratación de un agente de ventas, consultor empresarial o promotor, o que refleje el pago de una comisión, se basará en documentación que refleje de forma precisa la auténtica naturaleza del acuerdo.  Las políticas con respecto al mantenimiento de agentes y otros terceros se debaten de forma más pormenorizada a continuación.

Entre los ejemplos de transacciones que incumplirían el Código de conducta empresarial en relación con los libros y los registros se encuentran los siguientes:

  • Pagos falsificados o no registrados en los registros contables de la empresa.
  • Dietas de gastos en los que no se haya incurrido realizando la actividad de Colt o que estén fuera de las políticas o los procedimientos sobre el pago de dichos gastos.
  • Pagos que se realicen a través de facturas modificadas o retroactivas.
  • Cualquier transacción cuya factura no establezca el precio de venta o compra de la transacción real.
  • La apertura o mantenimiento en nombre de Colt de cualquier cuenta bancaria a otro nombre que no sea el de la empresa.

Fondos no registrados

Colt no creará ni mantendrá ningún fondo o activo secreto o no registrado.  Cualquier empleado que sepa de la existencia de un fondo o activo secreto o no registrado deberá informar inmediatamente de esta irregularidad al Comité corporativo de cumplimiento.

Empleados

Colt tiene el compromiso de atraer y contratar al mejor personal basándose en la capacidad y los méritos y maximizar toda oportunidad de que los empleados participen de su éxito. A través de sus sistemas de información internos y sus procesos de consulta, Colt mantendrá una buena comunicación con todos los empleados. Colt trata de engendrar una cultura de apertura y honestidad, con personas que se espera que se traten correctamente y con respeto y consideración en todo momento.

Colt no tolerará el acoso de ningún tipo. El acoso sexual y el acoso por motivo de raza, creencia religiosa u orientación sexual no son aceptables. Aparte de ser ilegal en la mayoría de los países en los que opera Colt, dicho acoso es perjudicial y contrario a los valores de Colt. La discriminación por motivos de raza, género, orientación sexual, edad, creencia religiosa o discapacidad no es aceptable.  Los incumplimientos de esta política provocarán acciones disciplinarias, incluida la rescisión del empleo si procede. Los incidentes de acoso o discriminación deben comunicarse al director local de Recursos Humanos.

Derechos laborales

Colt está comprometida a respaldar los derechos humanos fundamentales contemplados en las ocho convenciones publicadas en 1998 por la Organización Internacional del Trabajo y exige a todos los empleados que se aseguren, a través de su conducta y sus responsabilidades, de que la empresa cumple todos los principios de la OIT.

Estas convenciones abarcan los ámbitos de:

  • libertad de asociación y el reconocimiento eficaz del derecho de negociación colectiva
  • la eliminación de toda forma de trabajo forzado u obligatorio
  • la abolición eficaz del trabajo infantil
  • la eliminación de la discriminación con respecto al empleo o la ocupación

Colt está comprometido en asegurarse que tanto Colt como sus proveedores, evitan el uso de
esclavos, trabajo forzoso o realizado bajo coacción, y el trabajo infantil. En particular los
proveedores deberían asegurarse de que no se producen, ni en su negocio ni en su cadena de
suministro, ningún tipo de esclavitud, ni tráfico de personas, y que en caso de ser requeridos
para ello, bajo la Ley de nueva esclavitud, proporcionarán una declaración en dicho sentido.

Creación de un entorno laboral seguro

Está obligado a realizar su trabajo de forma segura y a no causar daños ni a usted mismo ni a otros, y puede informar de cualquier situación que pueda resultar insegura o insana al equipo de Salud y seguridad utilizando el sistema de información sobre incidentes del Portal de salud y seguridad de la intranet. Debe respetar todas las normativas sobre salud y seguridad y medioambientales, que variarán de un país a otro. Debe averiguar cuáles son estas normas y respetarlas.

Personas que actúen en nombre de Colt 

Ocasionalmente, los empleados contratan a terceros para actuar en nombre de Colt, como por ejemplo agentes, representantes de ventas y consultores. Cualquier empleado que participe en la contratación de un tercero tiene la responsabilidad de asegurarse de que se han establecido todas las medidas de protección para garantizar que dicho tercero cumplirá este Código de conducta empresarial y todas las leyes pertinentes.  Todos los contratos con terceros deben ser revisados y aprobados de antemano por el asesor jurídico pertinente de Colt.

Regalos y atenciones

No tenemos como política impedir que los empleados den o reciban regalos de escaso valor ni impedirles que reciban ni que ofrezcan atenciones relacionadas con el negocio (por ejemplo, cenas o entradas para acontecimientos deportivos o sociales), con arreglo a las siguientes pautas:

Regalos: límite anual de 150 € en total

No debe aceptar ninguna forma de regalo, servicio ni atención, directa ni indirectamente, que pueda llevar al que lo realiza a pensar que va a beneficiarse en forma alguna. No podrá dar ni recibir regalos ni elementos gratuitos por un valor superior a 150 € (o su equivalente) por año natural destinado a o procedente de cualquier persona o empresa (o personas individuales colectivamente dentro de la misma empresa) que sea un vendedor, cliente, proveedor o partner actual o futuro de Colt. Si desea dar o recibir un regalo de importe superior a éste, debe solicitar permiso al Comité de corporativo de cumplimiento de Colt (véanse a continuación los datos de contacto).

Independientemente del valor, no podrá participar en ninguna de las actividades siguientes en relación con su estado de empleado de Colt:

  • Dar o recibir efectivo, regalos equivalentes a dinero en efectivo, cheques ni otros fondos negociables.
  • Solicitar cualquier regalo, favor u otra forma de trato preferente.
  • Tomar prestado o prestar dinero (que no sea procedente de una entidad que se dedique a prestar dinero en condiciones normales generalmente disponibles).

Atenciones:  límite de 150 € por persona y acontecimiento

Podrá dar o aceptar entradas para acontecimientos deportivos, culturales, sociales o de ocio, en función de las siguientes condiciones:

  • Debe obtenerse la aprobación previa del Comité de cumplimiento corporativo si el valor total de la atención que se ofrece o acepta supera los 150 € (o su equivalente).
  • Ocasionalmente, podrá ofrecer o aceptar entradas si la persona que las ofrece asiste al acontecimiento con aquella que las recibe y el propósito principal de asistir es tratar un tema de negocios o entablar una relación comercial.
  • Si ofrece o acepta entradas y la persona que las ofrece no asiste al acontecimiento con aquella que las recibe, la transacción se considerará un regalo y estará supeditada al límite anual general de 150 € (o su equivalente) por año natural.
  • Queda expresamente prohibida la reventa de entradas.

Si tiene alguna pregunta sobre el valor o la validez de un regalo o una atención, debe solicitar consejo al Comité corporativo de cumplimiento.

Al decidir si dar o recibir un regalo, plantéese si revelar los datos completos de la aceptación del mismo perjudicaría en modo alguno la reputación o integridad de la empresa.

Pagos a políticos

Ninguna unidad de negocio, entidad ni empleado de Colt pagará ningún fondo de Colt ni pondrá sus instalaciones o servicios a disposición de ningún partido político ni de ningún cargo o candidato político ni de ninguna iniciativa ni campaña de referéndum, a menos que lo haga con la aprobación previa por escrito del Consejo de administración de Colt Group S.A.

Comunicación de conductas prohibidas

No puede actuar de ninguna manera que infrinja alguna política de empresa y no puede pedir a ningún otro empleado ni persona que actúe en nombre de Colt que cometa una infracción.  Por otra parte, si sabe de la existencia o dispone de información de cualquier conducta o transacción prohibida por este Código de conducta empresarial, debe informar de ello lo antes posible a su superior y al Comité corporativo de cumplimiento y/o a la Línea de ética empresarial de Colt.

Si no se comunica una infracción conocida, podría acarrear medidas disciplinarias.  Todos los informes deben ser veraces, precisos y de buena fe. Ninguna persona que informe de una supuesta infracción será sometida a represalias debido a un informe de buena fe.  En la medida de lo posible, todos los informes serán totalmente confidenciales.

Disciplina

Las infracciones de las políticas descritas en este Código de conducta empresarial o de cualquier otra política aplicable de Colt pueden derivar en acciones disciplinarias.  Dependiendo de las circunstancias, incluida la naturaleza y gravedad de la infracción, las medidas disciplinarias pueden incluir la rescisión del empleo.

Seguridad y cumplimiento

Se exige a todos los empleados que confirmen que han leído este Código de conducta empresarial y que lo cumplirán.

El Código de conducta empresarial está sujeto a la legislación y normativa local, y no las sustituye.

El ejecutivo de Recursos Humanos responsable de facilitarle la documentación necesaria cuando le contratan deberá suministrarle este Código de conducta para que lo firme.

Si tiene dudas sobre la interpretación de este Código de conducta empresarial o sobre su aplicabilidad, póngase en contacto con el Comité corporativo de cumplimiento. A continuación, se incluyen los datos de contacto. Esto engloba cualquier infracción de este Código de conducta empresarial de la que tenga sospechas o cualquier pregunta o interpretación de este Código de conducta empresarial.

El Comité corporativo de cumplimiento es responsable de supervisar y administrar el presente Código.  Cuando sea necesario, el Comité corporativo de cumplimiento actuará consultando con otros miembros de la dirección ejecutiva. El Comité corporativo de cumplimiento informa al Comité de auditoría del Consejo de Colt Group S.A.

Se puede contactar con los miembros del Comité corporativo de cumplimiento por correo electrónico, por teléfono o por escrito. Al final de este Código se facilitan los datos. Se anima a todos los empleados y personas que trabajen para Colt a ponerse en contacto con el Comité corporativo de cumplimiento cuando consideren que tienen que hacerlo.  La Línea de ética empresarial de Colt se ha creado como un servicio de comunicaciones confidenciales alternativo a disposición de los empleados.

Cómo ponerse en contacto con el Comité corporativo de cumplimiento

Puede ponerse en contacto con el Comité corporativo de cumplimiento de las formas siguientes:

  • Enviando un correo electrónico a compliance.committee@colt.net
  • Escribiendo una carta al Comité corporativo de cumplimiento, a la atención del Secretario de la empresa, a la dirección siguiente: Colt Technology Services Group Limited, Colt House, 20 Great Eastern Street, Londres EC2A 3EH.

Cómo ponerse en contacto con la Línea de ética empresarial de Colt

La Línea de ética empresarial es una utilidad confidencial que tiene a su disposición para transmitir cualquier preocupación que pueda tener sobre las infracciones del Código.

La Línea de ética empresarial, ofrecida por los Servicios de cumplimiento global (independientes de Colt), es un servicio gratuito y está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana para plantear cualquier problema de manera confidencial. Los informes deben ser veraces, precisos y de buena fe. En la mayoría de países en los que Colt está presente existe la posibilidad de realizar informes anónimos, si lo desea. En algunos países no se permite la realización de informes anónimos, por lo que la Línea de ética empresarial le solicitará su nombre, aunque esta información será confidencial.

Puede ponerse en contacto con la Línea de ética empresarial de Colt llamando a los números de teléfono gratuitos que aparecen a continuación: En primer lugar, marque el código de acceso de su país (consulte la lista que aparece a continuación)

Austria 0 – 800 – 200 – 288
Bélgica 0 – 800 – 100 – 10
Dinamarca 8001 – 0010
Francia 0800 – 99 – 00 – 11
Alemania 0800 – 225 – 5288
Hong Kong en primer lugar, marque 800 – 6 – 1111 then 888 – 475 – 0049
Irlanda 1 –  800 – 550 – 000
India 000 – 117
Italia 800 – 172 – 444
Luxemburgo 800 –  201 – 11
Países Bajos 0800 – 022 – 9111
Portugal 800 – 800 – 128
Francia 888 – 475 – 0044 – 7969
España 900 – 99 – 0011
Suecia 020 – 799 – 111
Suiza 0 – 800 – 89 – 0011
Reino Unido 0 – 800 – 89 – 0011 o 0 – 500 – 89 – 0011
Estados Unidos 1 – 800 – 451 – 5382*

* En este número accederá directamente a la Línea de ética empresarial de Colt.

A continuación,  cuando oiga la voz del operador, marque 800 – 451 – 5382 (excepto en Estados Unidos y Rumanía)

Este Código de conducta empresarial es propiedad del Secretario corporativo.