Code de conduite Colt

Chaque employé se doit de préserver et de renforcer cette réputation. Ce Code de conduite est un document interne destiné à clarifier le rôle de chacun dans le cadre du maintien de notre réputation en tant qu'entreprise. Indispensable à notre réussite, il aborde diverses questions, notamment la manière dont nous traitons nos clients, partenaires et fournisseurs. Il veille également à éviter tout conflit d'intérêts dans le cadre de nos activités.

Je vous invite à le lire attentivement. Pour toute question, veuillez consulter votre interlocuteur Colt habituel ou nous écrire à  coltpublicrelations@colt.net.

Rakesh Bhasin
Chief Executive 

Présentation générale

Colt s'engage à respecter les normes juridiques et éthiques les plus strictes. Colt n'a pas pour politique de s'en tenir aux textes juridiques, mais bien d'appliquer l'esprit des lois.  Colt s'attache à instiller et défendre une véritable culture du respect des lois, règlements et réglementations dans tous les pays où nous exerçons.

Dans l'exercice de leurs fonctions, chaque employé et chaque intervenant travaillant pour le compte de Colt ont une responsabilité absolue de respecter et de se conformer à l'ensemble des lois, règlements et réglementations applicables. Nous avons un devoir d'exemplarité.  Aucune conduite laissant supposer un méfait, même à tort, ne saurait être tolérée.

Lutte contre la corruption - Pots-de-vin et cadeaux

Tout type de corruption, pots-de-vin ou cadeaux, en espèces ou sous une autre forme, est strictement interdit.  Il est interdit de proposer des pots-de-vin ou cadeaux, ou d'en recevoir, à titre personnel ou au bénéfice d'un proche ou d'un parent. 

Ces transactions de paiement ne sont pas autorisées même si elles sont réalisées indirectement. Par exemple, vous ne devez pas autoriser un tiers à effectuer une transaction de paiement interdite au nom de Colt.  De la même manière, vous ne devez pas autoriser le détournement partiel ou total d'un paiement en bonne et due forme.

Quand bien même une transaction de paiement interdite serait exigée par un représentant de l'État,  elle ne doit pas être effectuée. 

Les paiements de facilitation, effectués dans le but d'accélérer l'exécution d'une fonction ou d'une tâche légalement due au payeur (par exemple, dessaisissement de marchandises détenues par les douanes, délivrance de permis), sont interdits sauf si la législation locale du pays dans lequel ces paiements sont effectués et encaissés l'y autorise.

Nous n'autorisons personne à s'engager dans des paiements de facilitation en notre nom et prenons toute disposition pour éviter que nos agents et autres intermédiaires s'adonnent à ces pratiques en notre nom.         Si vous doutez de la légalité d'un paiement ou craignez qu'il ne constitue un paiement de facilitation, n'y consentez que si le représentant ou tiers est en mesure de fournir un reçu officiel ou une confirmation écrite de son caractère licite.  En cas de doute sur le bien-fondé d'un paiement, consultez le comité d'éthique (voir ci-dessous).  Si la demande s'accompagne d'une menace immédiate pour votre intégrité physique, pensez d'abord à votre sécurité. Procédez au paiement et signalez immédiatement au comité d'éthique le montant du paiement effectué en précisant les circonstances.

Tout défaut de signalement d'un paiement interdit constitue en soi une violation du présent Code de conduite et peut conduire à des procédures disciplinaires.  Ceci vaut également si une personne ayant eu connaissance d'un paiement illicite n'a joué aucun rôle dans la transaction. 

Chaque employé de Colt est tenu à une obligation expresse d'éviter tout paiement illicite.

Conflits d'intérêts

Colt exige de ses employés une loyauté indéfectible envers l'entreprise. En contrepartie, Colt s'engage à témoigner loyauté et soutien à ses employés. Aucun employé n'est autorisé à prendre part à des activités commerciales entraînant un conflit d'intérêts avec la société, ou pouvant être raisonnablement interprétées comme telles.  On parle de conflit d'intérêts lorsque, par exemple, un employé est influencé par des considérations économiques (gain ou bénéfice) dans son propre intérêt ou dans celui d'un proche.  Tout conflit d'intérêts avéré ou suspecté est à éviter. Les conflits d'intérêts peuvent prendre des formes diverses,  c'est pourquoi ils ne peuvent être traités de manière exhaustive dans ce Code de conduite.  Voici une liste d'exemples de conflits d'intérêts à éviter :

• Prendre part à toute activité en concurrence avec Colt.
• Recevoir personnellement des espèces, remises spéciales ou cadeaux d'un client ou fournisseur de Colt, dans des circonstances qui pourraient amener le donateur à penser qu'il en bénéficiera en retour sous toute forme que ce soit. 
• Mener une activité d'employé, de consultant, d'agent ou de directeur pour le compte d'un client, fournisseur ou concurrent de Colt sans l'accord écrit préalable du comité d'éthique de l'entreprise.
• Acquérir ou conserver un intérêt financier auprès de tout client, fournisseur ou concurrent de Colt.  La détention de valeurs négociées sur les marchés publics est acceptable, sous réserve toutefois que cette détention ne vous confère aucune influence ou contrôle sur la direction.
• Superviser, évaluer ou influer sur la candidature, le recrutement, la rémunération ou la perception d'avantages d'un proche membre de la famille au sein de Colt ou de l'un de ses clients ou fournisseurs. Cette disposition ne doit toutefois pas empêcher les employés de recommander leurs proches en vue d'un poste chez Colt.

Délit d'initié

Colt encourage ses employés à acquérir des actions de la société ; en revanche, aucun employé ou personne liée n'est autorisé(e) à négocier des actions ou autres titres financiers de Colt (ou tout titre financier d'une autre société cotée en Bourse) lorsqu'il se trouve en possession d'informations matérielles non publiées ou pendant une période de clôture.

Une personne est considérée comme liée à un employé dans le cadre d'un mariage, d'une naissance ou d'un intérêt dans une autre entité ou fiducie, et en agissant en tant que gestionnaire d'actifs financiers pour le compte de l'employé ou de la personne liée. Une négociation d'actions englobe toute opération de vente ou d'achat d'actions ainsi que toute levée d'option. Les informations sont dites « matérielles » si elles peuvent servir à l'investisseur pour négocier le titre ou si elles sont susceptibles d'affecter le cours du titre. Une période de clôture désigne généralement la période comprise entre la fin de chaque exercice trimestriel et la date (incluse) de l'annonce des résultats correspondants.

L'achat ou la vente fondé(e) sur des informations matérielles non publiées par une personne agissant au profit ou à la demande d'un employé de Colt est également interdit(e).

Le délit d'initié est considéré comme un délit pénal dans nombre de pays et, dans tous les cas, comme une pratique contraire à l'éthique. Les lois britanniques et américaines relatives aux valeurs boursières interdisent la divulgation d'informations matérielles non publiées à une autre personne qui cherche à en tirer profit.  Il est également illégal de recommander l'achat ou la vente de titres à des tiers sur la base d'informations matérielles non publiées.

Il est en revanche tout à fait acceptable de votre part de négocier des actions de Colt, à condition de vérifier au préalable que les informations en votre possession tombent dans le domaine public et que la transaction n'est pas interdite pour une quelconque autre raison. Certaines personnes sont reconnues comme étant constamment en possession d'informations non publiées, qui peuvent influencer le cours de l'action.  Ces dernières ne sont pas autorisées à effectuer des transactions boursières sans l'aval de la société et en seront informées

Concurrence loyale

Colt prône la concurrence dynamique et néanmoins loyale, et soutient les propositions de lois appropriées en matière de concurrence. Nombre de pays interdisent toute collaboration avec les concurrents ou leurs représentants, ainsi que les activités qui ont vocation à freiner la concurrence. Ces pratiques sont passibles de sanctions pénales aussi bien pour vous que pour Colt.  Voici quelques exemples de conduites interdites par la loi:  

• Convenir avec un concurrent de toutes conditions de vente (ex., remises, prix, conditions de crédit, etc.), fixer les niveaux de production, se répartir les clients ou les territoires ou boycotter un client. 
• Discuter ou tenter d'influencer les clients au regard des prix de revente.

Confidentialité

Les fonctions que vous occupez peuvent vous amener à être en possession d'informations confidentielles.  Ces informations ne doivent ni être partagées avec des tiers extérieurs à Colt, ni être exploitées à des fins personnelles.  Les informations confidentielles englobent les informations client, les informations fournisseur, la connaissance de plans commerciaux ou de prévisions, les programmes de vente ou campagnes marketing, les listes de clients, les mesures ou stratégies juridiques ou réglementaires importantes, le lancement de nouveaux produits ou l'évolution des prix, les changements de direction, les dessaisissements ou les fusions et acquisitions.

Utilisation appropriée des ressources électroniques et des ressources de sociétés tierces

Toutes les ressources électroniques de la société sont considérées comme des actifs appartenant à Colt.  Vous êtes tenu d'utiliser ces ressources de manière responsable. Bien qu'une utilisation occasionnelle de ces actifs à des fins personnelles soit tolérée sous réserve qu'elle ne nuise pas à la conduite des activités de Colt, une application fautive ou une perte de ces actifs est interdite et passible de sanctions pénales.  

Nous vous recommandons de protéger votre mot de passe personnel, si vous en possédez un, et de ne pas utiliser l'identifiant d'une autre personne pour accéder à des dossiers.  Ne modifiez les enregistrements et les logiciels que si vous êtes autorisé à le faire, et assurez-vous en toutes circonstances que les logiciels que vous utilisez ont été obtenus auprès de fournisseurs autorisés de la société. Installez des logiciels uniquement si vous y êtes autorisé.  Dans la plupart des pays, les dispositions ci-dessus s'ajoutent à d'autres directives régissant l'utilisation des ressources électroniques et des autres ressources de la société.

Protection des données

Les directives européennes et lois locales réglementent la protection, le transfert, l'accès et le stockage des informations personnelles sur les clients, employés, contacts et autres personnes. Pour vous conformer à ces dispositions, vous devez vous familiariser avec leurs principales exigences, vous sensibiliser à la nécessité de créer et maintenir des systèmes appropriés, et vous conformer aux politiques et procédures de Colt en matière de protection des données. Les détails des politiques et procédures applicables relatives à votre fonction peuvent être mis à votre disposition.

Relations avec les organismes gouvernementaux, les médias et les investisseurs

Colt s'efforce de bâtir des relations durables avec les organismes gouvernementaux nationaux et locaux, ainsi qu'avec les médias et les investisseurs, et a mis en place des processus pour faciliter la gestion de ces relations.

Si vous êtes contacté par un représentant d'un organisme gouvernemental qui sollicite un entretien ou requiert la mise à disposition de documents ou d'informations, vous devez immédiatement le signaler au représentant de pays ou au conseiller juridique responsable (division ou groupe).

Sauf si vous êtes expressément autorisé à vous entretenir avec les médias ou les investisseurs, vous devez signaler toute sollicitation de la part des médias ou des investisseurs au représentant de pays ou au directeur des communications d'entreprise.

Comptabilité et archives

L'intégrité de Colt repose sur la transparence, l'exhaustivité et l'exactitude du contenu de ses archives.  Tous les documents comptables, dossiers du personnel, notes de frais, formulaires et autres documents d'entreprise doivent représenter avec transparence et exactitude toutes les transactions qui s'y rapportent.  Tous les employés Colt doivent s'assurer que chaque transaction a fait l'objet d'une autorisation adéquate et garantir l'exactitude des recettes, dépenses, écritures comptables, etc.  Ces documents doivent être accompagnés de libellés décrivant clairement les circonstances et motifs de chaque transaction, et doivent être conservés en toute sécurité.  Il est interdit de saisir des données inexactes ou fictives dans un livre comptable ou une archive de Colt ou de ses filiales ou succursales.   

Aucun paiement pour le compte d'une entité quelle qu'elle soit ne saurait être consenti ou effectué s'il est entendu, de manière explicite ou non, qu'une partie dudit paiement doive être utilisée à toute autre fin que celle décrite dans les documents de justification qui l'accompagnent.  Ainsi, tout accord encadrant le recrutement d'un agent commercial, d'un consultant ou d'un promoteur, ou encadrant le paiement d'une commission, doit se fonder sur une documentation qui reflète avec précision la véritable nature de l'accord conclu.  Les politiques applicables à la rétention d'agents et autres intervenants tiers sont présentées en détail ci-dessous.  

Exemples de transactions contraires au Code de conduite au regard de la comptabilité et des archives :

• Paiements falsifiés ou non reportés dans les livres comptables de la société.
• Présentation de notes de frais qui n'ont pas été engagés dans la poursuite des activités de Colt ou qui dépassent le cadre des politiques et procédures applicables au remboursement de telles dépenses.
• Paiements effectués contre factures antidatées ou modifiées.
• Toute transaction pour laquelle les factures ne mentionnent pas le prix véritable d'achat ou de vente.
• Création ou gestion, au profit de Colt, de tout compte bancaire sous un autre nom que celui de la société.

Fonds non déclarés

Colt ne créera ni ne gérera de fonds ou actifs secrets ou non déclarés.  Tout employé ayant connaissance d'un fonds ou actif secret ou non déclaré doit immédiatement en référer au comité d'éthique de l'entreprise.

Employés

Colt s'engage à attirer et retenir les meilleures compétences en s'appuyant sur des critères d'aptitude et de mérite et en exploitant autant que possible chaque occasion de partager la réussite de ses employés. Par le biais de ses systèmes d'informations et processus de conseil internes, Colt veille à assurer des communications efficaces avec l'ensemble de son personnel. Colt s'attache à promouvoir une culture d'ouverture et d'honnêteté, dans laquelle chacun a le devoir de traiter son prochain convenablement, avec respect et considération en toutes circonstances.

Colt ne tolère ni le harcèlement, ni l'intimidation sous quelque forme que ce soit. Le harcèlement sexuel et le harcèlement fondé sur la race, les croyances religieuses ou l'orientation sexuelle sont inacceptables. Outre le fait qu'ils soient interdits par la loi dans la plupart des pays dans lesquels Colt exerce ses activités, ces types de harcèlement sont perturbants et contraires aux valeurs défendues par Colt. La discrimination fondée sur des critères de race, de sexe, d'orientation sexuelle, d'âge, de croyances religieuses ou de handicap n'est pas acceptable.  Toute violation de cette politique entraînera des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'à la rupture du contrat de travail. Tout incident impliquant un acte de harcèlement ou de discrimination doit être signalé à votre responsable des ressources humaines locales.

Droit au travail

Colt s'engage à défendre les droits de l'homme fondamentaux établis dans les huit conventions publiées en 1998 par l'Organisation internationale du travail, et attend de l'ensemble de ses employés de faire en sorte, par leur conduite et leurs responsabilités, que la société respecte l'ensemble des principes fondamentaux imposés par l'OIT.

Ces conventions couvrent les domaines suivants:

• liberté d'association et reconnaissance efficace du droit à la négociation collective ;
• suppression de toutes formes de travail forcé ou obligatoire
• abolition du travail des enfants
• éradication de toute discrimination au regard du travail et de l'accès à l'emploi

Sécurité au travailt

Vous avez pour obligation d'effectuer votre travail dans le respect des règles de sécurité et de ne nuire en aucun cas aux autres ou à vous-même. Toutes les situations potentiellement dangereuses pour la sécurité ou la santé peuvent être signalées à l'équipe en charge de ces questions par le biais du système de rapport d'incident du portail Santé et sécurité disponible sur l'intranet. Vous êtes tenu de vous conformer à l'ensemble des réglementations applicables en matière de santé, de sécurité et d'environnement.  Ces réglementations varient d'un pays à l'autre ; vous devez identifier les règlements applicables et les respecter.

Personnes agissant pour le compte de Colt

Les employés désignent occasionnellement des tiers (agents, représentants commerciaux, consultants, etc.) pour agir au nom de Colt. Tout employé impliqué dans la rétention d'un tiers est tenu de s'assurer que les mesures de protection appropriées ont été mises en place afin de veiller à ce que ledit tiers se conforme au présent Code de conduite ainsi qu'à l'ensemble des lois applicables.  Tous les contrats passés avec des tiers doivent être vérifiés et approuvés au préalable par le conseiller juridique compétent de Colt. 
 
Cadeaux et représentation

Il n'est pas dans notre politique d'empêcher les employés de distribuer ou de recevoir des cadeaux de valeur modeste ni de vous interdire de bénéficier ou offrir dans des limites raisonnables des sorties en lien avec notre activité (ex. dîner, participation à des événements sportifs ou sociaux) sous réserve que les directives suivantes soient respectées:

Cadeaux – plafond annuel de 150 € au total

Vous ne devez accepter aucun cadeau, service ou sortie sous quelque forme que ce soit susceptible de laisser supposer au donateur, directement ou indirectement, qu'il pourra en tirer un quelconque bénéfice. Vous n'êtes pas autorisé à offrir ou recevoir des cadeaux ou gratifications d'une valeur supérieure à 150 € (ou valeur équivalente dans la devise locale) par exercice fiscal à/de toute personne ou entreprise (ou plusieurs personnes de la même entreprise) reconnue comme un fournisseur, client ou partenaire potentiel de Colt. Dans l'éventualité où vous souhaiteriez offrir ou recevoir un cadeau d'une valeur supérieure, vous devez en référer au comité d'éthique de Colt (voir coordonnées ci-dessous). 

Vous n'êtes pas autorisé à prendre part aux activités ci-dessous, quelle qu'en soit la valeur, dans le cadre de votre statut d'employé de Colt: 

• Offrir ou percevoir des espèces, des cadeaux ayant une valeur équivalente en espèces, des chèques ou d'autres fonds négociables.
• Solliciter tout cadeau, faveur ou autre forme de traitement préférentiel.
• Emprunter ou prêter de l'argent (hormis auprès d'un organisme de prêt, dans les conditions normales qui s'y rapportent).

Sorties – plafond de 150 € par personne et par événement

Vous êtes autorisé à offrir ou accepter des billets d'entrée à des manifestations sportives, sociales, culturelles ou de loisir, sous réserve de respecter les conditions suivantes: 

• Vous devez obtenir l'autorisation préalable du comité d'éthique de l'entreprise si la valeur totale de la sortie est supérieure à 150 € (ou sa valeur équivalente dans la devise locale).
• Vous pouvez occasionnellement distribuer ou accepter des billets si la personne à l'origine de l'invitation participe également à la manifestation et si le principal objectif de cette sortie est de discuter affaires ou de bâtir une relation commerciale.
• Si vous distribuez ou acceptez des billets alors que la personne à l'origine de l'invitation ne participe pas à la manifestation, la transaction sera alors considérée comme un cadeau et sera plafonnée à une valeur globale annuelle de 150 € (ou son équivalent dans la devise locale).
• La revente de billets est expressément interdite.

Pour toute question sur la valeur ou le caractère autorisé d'un cadeau ou d'une sortie, vous êtes invité à demander conseil au comité d'éthique de l'entreprise.

Avant de prendre la décision d'offrir ou recevoir un cadeau, demandez-vous si la divulgation de tous les détails de cet échange pourrait nuire de quelque manière que ce soit à l'intégrité ou à la réputation de l'entreprise.

Financement des partis politiques

Aucun(e) division, entité ou employé de Colt n'est autorisé(e) à distribuer des fonds de Colt ou à fournir des équipements ou services Colt à un parti politique, à un candidat ou à un titulaire de poste rattaché à un parti politique, ou à une initiative ou campagne de référendum, sauf en cas d'approbation écrite préalable du conseil d'administration de Colt Group S.A.

Signalement des conduites prohibées

Vous ne devez pas agir de manière contraire à la politique de l'entreprise, et n'êtes pas autorisé à inciter un autre employé ou une autre personne agissant pour le compte de Colt à commettre une infraction.  Par ailleurs, si vous soupçonnez une conduite ou une transaction contraire au présent code de conduite ou si vous en avez connaissance, vous devez en informer immédiatement votre supérieur hiérarchique ainsi que le comité d'éthique de l'entreprise et/ou la ligne éthique de Colt (Colt Business Ethics Line).

Tout défaut de signalement d'une violation connue peut vous exposer à une sanction disciplinaire.  Toutes les déclarations doivent être honnêtes, exactes et faites de bonne foi. Les personnes faisant part en toute bonne foi de leurs soupçons de violation ne pourront subir de représailles.  Toutes les déclarations des personnes signalant des conduites non conformes seront, dans la mesure du possible, traitées en toute confidentialité. 

Discipline

Tous les agents devront confirmer qu'ils ont lu ce code de conduite et qu'ils acceptent de s'y conformer dans le cadre de leur travail.

Ce code de conduite ne se substitue pas aux lois et réglementations en vigueur auxquelles il est soumis.

Le responsable des ressources humaines chargé de la remise des documents d'admission doit vous soumettre ce code de conduite pour signature.

En cas de doute sur l'interprétation du présent code ou de son applicabilité, veuillez contacter le comité d'éthique de l'entreprise, dont les coordonnées figurent ci-après. Vous pouvez également contacter ce comité pour toute violation suspectée de ce code ainsi que pour toute question ou interprétation s'y rapportant.

Le comité d'éthique est chargé de la supervision et de l'administration du code.  Lorsque cela est nécessaire, le comité d'éthique de l'entreprise agit en consultation avec les autres membres de la direction. Le comité d'éthique est placé sous la responsabilité du comité d'audit du conseil d'administration de Colt Group S.A.

Ses membres sont joignables par e-mail, par téléphone et par écrit ; leurs coordonnées complètes figurent à la fin du présent code. L'ensemble des employés et personnes agissant pour le compte de Colt sont invités à contacter le comité d'éthique de l'entreprise à chaque fois qu'ils jugent bon de le faire.  La ligne éthique de Colt a été mise en place afin d'offrir aux employés un autre moyen de signaler des incidents sous couvert d'anonymat.

Pour contacter le comité d'éthique

Le comité d'éthique de l'entreprise est joignable:

• par e-mail, à l'adresse :compliance.committee@colt.net
• par courrier postal, à l'adresse :The Corporate Compliance Committee, c/o The Company Secretary, Colt, Beaufort House, 15 St Botolph Street, London EC3A 7QN. 

Pour contacter la ligne éthique de Colt

La ligne éthique est un dispositif confidentiel qui vous permet de soumettre tous vos doutes ou questions au regard des manquements au présent code.

La ligne éthique est fournie par les services de conformité internationale (Global Compliance Services). Gratuite et disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, cette ligne est  indépendante de Colt et permet aux employés de la société de soumettre leurs questions de façon confidentielle. Vos déclarations doivent être honnêtes, exactes et faites de bonne foi. Dans la plupart des pays où Colt est implanté, il est possible de rapporter des cas de violation sous couvert d'anonymat. Dans d'autres pays, en revanche, les déclarations anonymes ne sont pas autorisées. On vous demandera donc votre nom, mais celui-ci restera confidentiel.

Le présent document est la propriété du Company Secretary.