Fax2Mail

Envoyez un fax aussi rapidement et facilement qu'un e-mail

L'envoi et la réception de fax jouent encore un rôle important dans les activités quotidiennes des PME dans de nombreux secteurs.

Cependant, le fax papier peut causer de nombreux problèmes. L'entretien et le remplacement des fax peuvent se révéler onéreux. Ces derniers peuvent également devenir un réel goulet d'étranglement pour votre entreprise. L'envoi et la réception de fax peuvent être très lents, ce qui entraîne une augmentation des factures de téléphone et une perte de temps pour tout le monde. En outre, le fax papier n'est pas sécurisé. Des informations sensibles peuvent êtres lues par une personne autre que le destinataire.

Fax2Mail apporte la solution à ces divers problèmes. Il s'agit d'une solution de remplacement des fax basée sur la messagerie électronique. Ce service vous permet d'envoyer ou de recevoir un fax aussi facilement qu'un e-mail grâce à une intégration transparente à votre client de messagerie. Vos employés peuvent envoyer, recevoir, enregistrer et transférer des fax en un rien de temps, tout comme les e-mails, qu'ils se trouvent au bureau ou qu'ils travaillent à distance.

Ils peuvent par conséquent utiliser leur temps de travail de manière plus productive. Quelques clics suffisent pour envoyer plusieurs fax à partir de leur poste informatique. Les documents importants sont ainsi transmis aussi vite qu'un e-mail. Vous pouvez également joindre des fichiers à partir d'applications bureautiques courantes. Vous n'aurez plus à attendre des heures l'impression de pages et leur envoi par fax. Le tour est joué en quelques clics seulement.

Configuration simple, intégration transparente et sécurité renforcée

Avec Fax2Mail, votre entreprise bénéficie d'un service de fax plus fiable, plus disponible et plus sécurisé. Fax2Mail est une solution éprouvée, basée sur la technologie cloud et destinée aux clients Colt disposant de Smart Office, Colt Total ou IP Access. Vos fax papier ne vous seront plus d'aucune utilité.

Ce service offre un déploiement rapide. Il s'intègre en toute transparence à votre client de messagerie. Facile à configurer, il est également simple à utiliser et à gérer. Vous pouvez utiliser de nouveaux numéros de fax ou ceux déjà enregistrés. Fax2Mail fonctionne parfaitement avec des connexions basées sur IP sans risque de problème technique.

Fax2Mail offre une intégration complète de la suite Microsoft Office®. Grâce à la barre d'outils en option, vous pouvez joindre des fichiers Outlook, Word, Excel et PowerPoint en quelques instants.   

Pour envoyer des fax, les utilisateurs créent un nouveau message à partir de leur client de messagerie. Le numéro de fax du destinataire s'affiche alors dans l'adresse de destination de l'e-mail. Il leur suffit ensuite de cliquer sur Envoyer. Fax2Mail transforme l'e-mail en fax et l'envoie sur le télécopieur du destinataire.

Lorsque les utilisateurs de Fax2Mail reçoivent des fax, ceux-ci apparaissent dans leur boîte de réception sous forme de messages avec des pièces jointes au format PDF/TIFF.

Fax2Mail propose un outil intuitif et sécurisé via le Web qui permet aux utilisateurs de gérer et de suivre leurs fax. Ce même outil peut aussi être utilisé par les administrateurs pour gérer en toute simplicité l'intégration et les permissions des utilisateurs. L'option Fax2Mail Mobile permet également aux entreprises d'étendre le service aux employés travaillant à distance afin qu'ils puissent imprimer ou faxer des documents et des pièces jointes depuis un périphérique mobile, où qu'ils se trouvent.

Pour des raisons de conformité et de sécurité renforcée, Fax2Mail utilise la norme de cryptage sur 128 bits pour tous les fichiers envoyés et reçus selon la norme industrielle. Les fax que vous recevez sont également envoyés de manière sécurisée sur l'ordinateur du destinataire sélectionné, plutôt que sur un fax papier situé à un autre endroit du bâtiment. Le rapport s'effectue en temps réel et un journal d'audit est créé pour chaque fax entrant et sortant. De plus, vous avez la possibilité de conserver des copies électroniques des fax.

 Enfin, les entreprises réduisent leur empreinte carbone et leur impact sur l'environnement en diminuant leur consommation de papier, de toner et d'électricité.

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