Fax2Mail

Servizio fax semplice e veloce, come un'e-mail

L'uso dei fax è tuttora una parte essenziale delle attività quotidiane delle aziende di piccole e medie dimensioni operanti in diversi settori.

Tuttavia, il sistema dei fax basati su carta può comportare una serie di problemi. I fax presentano spesso alti costi di manutenzione e sostituzione, e possono convertirsi in veri e propri colli di bottiglia per l'azienda. L'invio e la ricezione dei fax possono essere processi estremamente lenti, far impennare le bollette telefoniche e causare notevoli perdite di tempo. Inoltre, il sistema dei fax cartacei non è abbastanza sicuro: consente anche a persone diverse dallo specifico destinatario di visualizzare i dati sensibili.

Fax2Mail, un'alternativa al fax basata su e-mail, offre la soluzione al problema. Grazie all'integrazione perfetta con il client di posta elettronica, questo servizio rende l'utilizzo del fax semplice come quello delle e-mail. In questo modo, i dipendenti possono inviare, ricevere, salvare e inoltrare fax in pochi secondi tanto in ufficio quanto in remoto, proprio come avviene con le e-mail.

I dipendenti sono così in grado di utilizzare il loro tempo in modo più produttivo. Poiché sono necessari pochi clic per inviare diversi fax dal desktop, i documenti importanti possono essere inviati e ricevuti alla velocità di Internet. Inoltre, è possibile aggiungere allegati di diverse applicazioni aziendali tra le più note, senza la necessità di attendere ore per le operazioni di stampa e, successivamente, di fax. Basta fare clic e iniziare.

Semplice da configurare, perfettamente integrato, estremamente sicuro

Con Fax2Mail, l'azienda può contare su maggiori affidabilità, disponibilità e sicurezza ogni volta che si inviano o si ricevono messaggi fax. Fax2Mail è una soluzione affidabile, basata su cloud, disponibile per i clienti Colt con Smart Office, Colt Total o IP Access e che consente di fare a meno del fax tradizionale.
Semplice da implementare, questo servizio si integra perfettamente con il client di posta elettronica esistente ed è rapido da configurare, facile da usare e da gestire. Fax2Mail consente di utilizzare numeri di fax nuovi o esistenti ed è compatibile con le connessioni basate su IP senza creare alcun problema tecnico.

Fax2Mail è dotato della completa integrazione di Microsoft Office®. Utilizzando la barra degli strumenti opzionale, è possibile inviare allegati di Outlook, Word, Excel e PowerPoint in pochi secondi.    

Per l'invio dei fax, gli utenti creano un nuovo messaggio nel client di posta elettronica, facendo in modo che il numero di fax del destinatario diventi parte dell'indirizzo e-mail di destinazione. A questo punto, basta fare clic su "Invia" e Fax2Mail trasformerà l'e-mail in fax inviandola al dispositivo fax del destinatario.

Quando gli utenti Fax2Mail ricevono un fax, questo viene visualizzato nella casella di posta in entrata come un messaggio contenente allegati in PDF/TIFF.
Fax2Mail è uno strumento intuitivo e sicuro basato sul Web che permette agli utenti di gestire e monitorare i propri fax. Lo stesso strumento può anche essere utilizzato dagli amministratori per gestire con facilità nuove utenze e permission. Inoltre, l'opzione Fax2Mail Mobile consente alle aziende di estendere il servizio al personale remoto, per consentire ai dipendenti di stampare o inviare e ricevere documenti e allegati via fax in qualsiasi luogo tramite un dispositivo mobile.

Per ottimizzare la sicurezza e la conformità, Fax2Mail si serve della crittografia a 128 bit leader del settore per i file inviati e ricevuti. In questo modo, i fax ricevuti arriveranno in tutta sicurezza al PC del destinatario indicato, a differenza di quanto avviene all'arrivo di un fax in uno qualsiasi degli uffici di un'azienda. Per ogni fax in entrata o in uscita, è disponibile un servizio di reporting online in tempo reale e un audit trail per la tracciabilità, senza contare che le copie elettroniche dei fax possono essere anche conservate.

 Con questo sistema, le aziende sono in grado di ridurre le emissioni di carbonio e promuovere l'ecocompatibilità consumando meno carta, toner ed energia.