Fax2Mail

Torne o fax tão rápido e simples como o e-mail

A capacidade de enviar e receber faxes ainda assume uma importância significativa na actividade quotidiana das pequenas e médias empresas em vários sectores.

Mas a verdade é que o tradicional envio de faxes em papel pode acarretar vários problemas. Os aparelhos de fax podem apresentar custos de manutenção e substituição elevados. E podem ainda constituir um entrave ao seu negócio. O envio e recepção de faxes pode ser tremendamente lento, o que, por sua vez, leva a um acumular de facturas de telefone e constitui uma perda de tempo para todos os envolvidos. Além disso, o envio de faxes em papel não é seguro. Existe a possibilidade de que informações confidenciais sejam vistas por outras pessoas além do destinatário.

O Fax2Mail é a solução. Esta solução constitui uma alternativa ao fax baseada em e-mail. O serviço torna o envio de faxes tão simples como o e-mail, graças à integração total com o seu cliente de e-mail. Os seus funcionários podem enviar, receber, guardar e reenviar faxes em apenas alguns minutos – tal como acontece com os e-mails -, quer estejam a trabalhar no escritório ou de forma remota.

Assim sendo, os funcionários podem utilizar o seu tempo de forma mais produtiva. Com apenas alguns cliques, conseguem enviar vários faxes a partir do seu ambiente de trabalho – permitindo, assim, a recepção de documentos à velocidade da Internet. É ainda possível adicionar anexos a partir das conhecidas aplicações do Office. Não é necessário esperar horas pela impressão de páginas e respectivo envio por fax. Basta clicar e já está.

Configuração simples, integração total e alta segurança

Com o Fax2Mail, a sua empresa pode contar com maior fiabilidade, disponibilidade e segurança no envio e recepção de mensagens de fax. O Fax2Mail é uma solução comprovada e baseada na cloud disponível para os clientes da Colt que possuem o Smart Office, Colt Total ou IP Access. Esqueça os aparelhos de fax.

A implementação do serviço é rápida e integra-se totalmente com o seu cliente de e-mail existente. A configuração é rápida, a utilização é simples e a gestão é fácil. Pode utilizar novos números de fax ou os números existentes. O Fax2Mail funciona perfeitamente em ligações baseadas em IP, sem quaisquer problemas técnicos.

O Fax2Mail tem integração total com o Microsoft Office®. Com a barra de ferramentas opcional, é possível enviar anexos do Outlook, Word, Excel e PowerPoint em apenas alguns instantes.    

Para enviar faxes, os utilizadores criam uma nova mensagem a partir do respectivo cliente de e-mail. O número de fax do destinatário torna-se, então, o endereço de e-mail de destino. Os utilizadores apenas têm de clicar em "Enviar". O Fax2Mail transforma o e-mail num fax e envia-o para o fax do destinatário.

Quando os utilizadores do Fax2Mail recebem um fax, este é apresentado na respectiva caixa de entrada de e-mail como uma mensagem com anexos em PDF/TIFF.

O Fax2Mail conta com uma ferramenta baseada na Web intuitiva e segura que permite a gestão e o controlo dos faxes por parte dos utilizadores. A mesma ferramenta pode ainda ser utilizada por administradores para a gestão fácil de permissões e integração dos utilizadores. A opção Fax2Mail Mobile permite ainda às empresas o alargamento do serviço a funcionários que trabalham remotamente, para que estes possam imprimir ou enviar documentos e anexos por fax a partir de qualquer lugar, através de um dispositivo móvel.

Para reforçar a segurança e a conformidade, o Fax2Mail utiliza a encriptação de 128 bits para ficheiros enviados e recebidos, de acordo com as normas do sector. Os faxes que recebe serão também enviados, de forma segura, para o PC do destinatário pretendido e não para um fax situado em qualquer outra parte do edifício. Para cada fax recebido e enviado entregue, estão disponíveis relatórios em tempo real e um registo de auditoria. Por fim, é ainda possível manter cópias electrónicas dos faxes.

Assim, as empresas podem reduzir as suas emissões de carbono e melhorar as suas credenciais ecológicas através de um menor consumo de papel, tinta e energia.