Die Cloud ist insbesondere auch für Mittelständler eine hervorragende Möglichkeit der immer größer werdenden Datenberge Herr zu werden. Sie ist aber nur die halbe Miete für eine effiziente Datenablage. Denn zunächst ist auch der Cloud-Speicher nur ein „leerer Raum“, in dem die Daten völlig unstrukturiert abgelegt werden. Werden sie nicht entsprechend organisiert, kann dies Unternehmen viel Zeit und Geld kosten.
Schätzungen von IDC zufolge verbringen Mitarbeiter bis zu 16 Stunden pro Woche mit Ablage und Suche von Dokumenten.* Aufs Jahr gerechnet ist das mehr als die meisten an Urlaubstagen bekommen, nämlich ganze 34 Tage. Ganz unabhängig davon, wo die Daten gespeichert werden, gibt es jedoch Maßnahmen, mit denen sich die Suche nach Informationen vereinfachen lässt.
Der wichtigste Schritt ist aus meiner Sicht, die Datenspeicherung als ein Projekt zu betrachten – mit einem zuständigen Projektmanager, klaren Zielen und Aufgaben. Dazu gehört auch, die wichtigsten Anforderungen zu identifizieren. Ist es zum Beispiel effizienter als Suchkriterium den Kundennamen oder den Aufgabentyp heranzuziehen? Moderne Lösungen bieten zudem zahlreiche Optionen für die Definition von Metadaten innerhalb von Dateien. So erhalten die Dateien eine Struktur, die weit über eine bloße Typisierung hinausgeht. Eine durchgängige, richtige Bezeichnung ist ebenfalls wichtig. Hier können verbindliche Regeln (eine Nomenklatur) für die Erstellung von Dateinamen viel Zeit und Nerven sparen,.
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*„The hidden cost of information work“, IDC
Make Do
09 September 2013
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