Besser speichern, schneller finden!

HomeBlogsBesser speichern, schneller finden!

Die Cloud ist insbesondere auch für Mittelständler eine hervorragende Möglichkeit der immer größer werdenden Datenberge Herr zu werden. Sie ist aber nur die halbe Miete für eine effiziente Datenablage. Denn zunächst ist auch der Cloud-Speicher nur ein „leerer Raum“, in dem die Daten völlig unstrukturiert  abgelegt werden.  Werden sie nicht entsprechend organisiert, kann dies Unternehmen viel  Zeit und Geld kosten.

Schätzungen von IDC zufolge verbringen Mitarbeiter bis zu 16 Stunden pro Woche mit Ablage und Suche von Dokumenten.* Aufs Jahr gerechnet ist das mehr als die meisten an Urlaubstagen bekommen, nämlich ganze 34 Tage. Ganz unabhängig davon, wo die Daten gespeichert werden, gibt es jedoch Maßnahmen, mit denen sich die Suche nach Informationen vereinfachen lässt.

Der wichtigste Schritt ist aus meiner Sicht, die Datenspeicherung als ein Projekt zu betrachten – mit einem zuständigen Projektmanager, klaren Zielen und  Aufgaben. Dazu gehört auch, die wichtigsten Anforderungen zu identifizieren. Ist es zum Beispiel effizienter als Suchkriterium den Kundennamen oder den Aufgabentyp heranzuziehen? Moderne Lösungen bieten zudem zahlreiche Optionen für die Definition von Metadaten innerhalb von Dateien. So erhalten die Dateien eine Struktur, die weit über eine bloße Typisierung hinausgeht. Eine durchgängige, richtige Bezeichnung ist ebenfalls wichtig. Hier können verbindliche Regeln (eine Nomenklatur)  für die Erstellung von Dateinamen viel Zeit und Nerven sparen,.

Weitere Informationen und Hinweise zum cleveren Umgang mit Ihren Daten finden Sie in unserem kostenlosen eBook.

*„The hidden cost of information work“, IDC

Blurred motion of male and female businesspeople walking down hallway contrasted by still and careful debate of new ideas in the conference room.

Make Do

09 September 2013

 

Kürzliche Blogs

Schnellste Business Anbindung in Berlin Mitte

Ortsunabhängiges Arbeiten ist für immer mehr Arbeitnehmer unerlässlich – ob auf Geschäftsreisen, durch verkleinerte Büroflächen oder zur besseren ...
Continue Reading

Colt erweitert Network-as-a-Service auf 10 neue Länder und führt neuen energiesparenden, virtuellen Router ein

Beliebter Internet-On-Demand-Dienst jetzt auch in den USA, Kanada, Australien und in zusätzlichen europäischen Ländern verfügbar. Neuer energieeffizienter, virtueller ...
Continue Reading

Erreichbarkeit ist die beste Medizin

Schon Hippokrates wusste, dass eine gute medizinische Versorgung auf umfassendem Wissen und einer fundierten Ausbildung basiert. Durch die ...
Continue Reading