Wenn Sie heute ein beliebiges erfolgreiches Unternehmen unter die Lupe nehmen, werden Sie nahezu immer feststellen, dass Technologie eine Schlüsselrolle beim Aufstieg des Unternehmens an die Spitze seiner Branche gespielt hat. Allerdings können die IT-Abteilungen vieler Unternehmen Innovation und Technologiewandel auch behindern. Das Festhalten an veralteten IT-Systemen kann sich verheerend auf ihre Fähigkeit auswirken, mit den Ansprüchen der Konsumenten und Märkte Schritt zu halten.
Knappe Budgets und das schiere Ausmaß der Aufgabe, in die Jahre gekommene Systeme upgraden oder ersetzen zu müssen, sind häufig der Grund für die zögerliche Erneuerungsbereitschaft. Jedoch gilt auch hier – wie bei allen großen Projekten – dass gute Planung und ein vernünftiger Ansatz dabei helfen, Risiken und Anlaufschwierigkeiten zu minimieren und die erheblichen Vorteile, die aus der besseren Nutzung moderner Technologie entstehen, zu maximieren.
Die Tragweite des Problems
Technologie ist mehr als nur optionales Beiwerk oder Anhängsel – sie muss im Mittelpunkt stehen, wenn ein Unternehmen wachsen will. Heute erwarten Konsumenten einfach, dass sie jederzeit, auf jede Weise (über Websites, soziale Medien, Smartphones und Tablets) und natürlich stets störungsfrei und ohne Wartezeiten mit Unternehmen interagieren können. Da Technologie sich aber konstant weiterentwickelt, ist es für viele Unternehmen eine Herausforderung, mit Veränderungen und den Erwartungen der Konsumenten Schritt zu halten. Diese Erwartungen und die dadurch entstehenden Belastungen können zu Störungen und sogar zum Ausfall bestehender Systeme führen.
Trotzdem gibt es immer noch CIOs die glauben, dass veraltete Legacy-Systeme den heutigen Anforderungen noch gewachsen wären. Es ist diese Unfähigkeit, das große Ganze zu sehen und sich in der richtigen Weise auf Veränderung einzulassen, die dazu führt, dass Unternehmen sich auf übermäßig komplexe Systeme und Prozesse verlassen und so eine gebremste Weiterentwicklung erfahren. Hinzu kommt häufig noch, dass Legacy-Systeme schlecht dokumentiert sind und deshalb nur wenige erfahrene Mitglieder im IT-Team die Kenntnisse besitzen, um sie warten zu können. Der Gedanke daran, ein solches System ersetzen zu müssen, ist erschreckend – speziell dann, wenn es noch als adäquat für seine derzeitigen Aufgaben gesehen wird.
Einige IT-Verantwortliche verlassen sich einfach auf Middleware als Alternative zum Ersetzen von Legacy-Systemen, um so die Systeme anzupassen und mit Budget- und Zeitengpässen zurechtzukommen. Dieser Ansatz bringt jedoch nur kurzfristig Linderung. Bald schon werden Lücken und Probleme offenkundig – speziell dann, wenn eine rasche Markteinführung als Unternehmensziel Vorrang vor den Sorgfaltspflichten der IT-Abteilung und der Notwendigkeit von Testläufen hat.
Wenn dann noch strapazierte und chaotische Beziehungen zwischen der IT-Abteilung und dem Rest des Unternehmens hinzukommen, wird die Aufnahme eines durchdachten strategischen Transformationsprogramms für den Technologiewandel zum Wohle des gesamten Unternehmens extrem erschwert.
Im Zweifel für den Wandel
Mögen auch noch so viele Bedenken und komplexe Probleme im Zusammenhang mit der Überwindung von Legacy-Systemen bestehen – sobald die Systemauslastung die bestehenden Kapazitäten übersteigt, werden viele Unternehmen dem Untergang geweiht sein, falls sie es nicht schaffen, veraltete Technologien zu ersetzen. Daher ist es wichtiger denn je, dass CIOs eng mit den IT-Teams zusammenarbeiten und alle Vorkehrungen treffen, um dem ohnehin unausweichlichen Technologiewandel seinen Schrecken zu nehmen.
Um Angst vor der Generalüberholung von Legacy-Systemen zu überwinden und die damit verbundenen Risiken abzufedern, muss ein rigoroses Qualitätsmanagement das Herzstück des Prozesses bilden. Wir konnten sechs Schritte identifizieren, die eine zentrale Rolle bei der Transformation des Qualitätsmanagements eines Unternehmens spielen. Sie können das Selbstvertrauen geben, das nötig ist, um die Fesseln veralteter Technologien zu sprengen und von den Vorteile des Technologiewandels zu profitieren.
Schritt 1:
Zielsetzung – Finden Sie heraus, wer am Prozess beteiligt sein muss und legen Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern (Kollegen und externe Mitarbeiter) fest, was sie erreichen wollen. Es ist unerlässlich, dass alle Beteiligten wissen, welche Verantwortung sie tragen und welche Aufgaben sie übernehmen. Allen muss bewusst sein, dass sie das Risiko gemeinsam tragen.
Schritt 2:
Humankapital aktivieren – Es ist wichtig zu wissen, welche Fähigkeiten innerhalb des Unternehmens zur Verfügung stehen und wer am Transformations- und Qualitätsmanagementprozess beteiligt sein wird. Möglicherweise muss Aufklärung im großen Maßstab betrieben werden. Es kann auch nötig sein, externe Anbieter hinzuzuziehen, um die intern vorhandene Expertise zu ergänzen.
Schritt 3:
Den Prozess anstoßen – Um das Qualitätsmanagement zu transformieren müssen die Hauptverantwortlichkeiten für bestimmte Prozesse definiert werden. Diese sind u. a. die Priorisierung und Leitung der IT-Umstellung, das Überprüfen der auszulagernden Systeme und die Identifizierung von Chancen für Optimierung und Quick Wins. Ferner kommen noch die Kommunikation mit und das Management von Zulieferern, die Definition von Governance-Modellen, das operative Management und die Bereitstellung von Service-Lösungen hinzu.
Schritt 4:
Produktqualität sicherstellen – In dieser Phase ist es wesentlich, Verträge mit externen Zulieferern auf die richtige Weise zu schließen. Erklären Sie unmissverständlich, welcher Grad von Anwendungsqualität verlangt wird und wie er gemessen werden soll. Auf diese Weise erreichen Sie, dass Anbieter das gemeinsame Risiko in Erwartung einer großzügigen Belohnung bei erfolgreichem Ausgang mittragen.
Schritt 5:
Transformationsprogramm entwickeln – Das zur Transformation Ihres Qualitätsmanagements nötige Programm muss aus mehreren Elementen bestehen. Einige davon sind komplexer als andere (z. B. die Identifizierung von Outsourcing-Kandidaten in Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur), aber Sie verfügen schließlich über beachtliche interne Expertise.
Schritt 6:
Fortschritte unter Beweis stellen – Während der Umstellungsphase sollten Sie in regelmäßigen Abständen nachweisen, dass sich die Qualität tatsächlich verbessert hat. Stetige Nachweise messbarer Wertsteigerung sollten erbracht werden, damit Ihre Stakeholder sich ihres finanziellen Gegenwertes sicher sein können. Dies wird Ihnen relativ leicht fallen, wenn Sie Ihre Zielsetzungen deutlich machen und einen quantifizierbaren Wert zu Beginn jeder Zielvorgabe festlegen. Dementsprechend können Sie Ihre neuen Multi-Source-Zulieferer auch an jeder Etappe des Transformationsprozesses vereinbarungsgemäß belohnen.
Make Do
29 October 2014
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