Collaboration Tools: Mit diesen fünf Fragen trennen Sie die Spreu vom Weizen


Erfolg entsteht aus gutem Teamwork. Das gilt in einer globalen Wirtschaft mit zunehmend mobilen Arbeitnehmern mehr denn je. Damit die Zusammenarbeit auch über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg für Heimarbeiter und Kollegen an verteilten Arbeitsorten gleichermaßen gut funktioniert, gibt es inzwischen eine Vielzahl von Tools und Softwarelösungen.

Aber welche ist die richtige für Ihr Team? Diese fünf Fragen können helfen, die Anforderungen genauer einzugrenzen:

1. „Wie arbeitet das Team momentan zusammen?“

Hier gilt es, zu evaluieren, welche Arbeitsabläufe eine Collaboration-Anwendung unterstützen sollte. Tauschen sich die Teammitglieder hauptsächlich via E-Mail aus? Werden Dokumente in Meetings gemeinsam editiert und zentral für jeden erreichbar gespeichert? Wenn ja, haben die Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrechte für die zentral abgelegten Dokumente? Ein weiterer Punkt ist die Datensicherung. Ist es zum Beispiel erforderlich, dass Dokumente regelmäßig gesichert werden?

2. „Ist das gesamte Team am selben Ort?“

Eine gute Collaboration-Anwendung sollte die Meetingkultur eines Unternehmens bestmöglich unterstützen. Finden Meetings persönlich im Konferenzraum,  per Telefon- oder Videokonferenz statt? Oder ist jeweils ein Mix erforderlich, bei dem einzelne Mitarbeiter zu einem Präsenzteam per Telefon oder Video zugeschaltet werden? Eine zunehmend wichtigere Frage ist auch, ob Mitarbeiter die Möglichkeit brauchen, mit Mobilgeräten von unterwegs oder aus dem Home Office an Besprechungen teilzunehmen.

3: „Wie wichtig ist der persönliche Kontakt und die Möglichkeit, dass sich Teammitglieder sehen können?“

Regelmäßige Videokonferenzen können einen sehr positiven Effekt auf die Zusammenarbeit verteilter Teams haben und die nötige Nähe schaffen. Im Vergleich zu E-Mail oder Audiokonferenzen sind Teilnehmer von Videokonferenzen weniger abgelenkt und dementsprechend aufmerksamer und konzentrierter. Diesen Effekt bestätigen mir auch Kunden, die von Telefon- auf Videokonferenzen umgestellt haben, immer wieder. Zudem sind Videokonferenzen meist effektiver und weniger anfällig für Missverständnisse, da auch die non-verbale Kommunikation mit Mimik und Gestik bei den Gesprächsteilnehmern „ankommt“.

4: „Wie effizient sollen Meetings ablaufen können?“

Collaboration-Anwendungen können die Effizienz von Meetings deutlich steigern, indem sie es ermöglichen, alles Wichtige noch während des Meetings festzuhalten und zu entwickeln. So können Teams an virtuellen Whiteboards gemeinsam Ideen skizzieren oder interaktive Aufgabenlisten direkt pflegen und bearbeiten. Zudem kann der Ablauf eines Meetings flexibler gestaltet werden. Denn bei Bedarf können zusätzlich Audio- und Video-Meetings ad hoc gestartet werden oder Dokumente spontan und einfach mit den anderen geteilt werden.

5: „Werden die Funktionen den Ansprüchen des Teams und unserer Kunden gerecht?“

Bei der Auswahl eines Collaboration-Tools ist auch ein Blick über den Tellerrand ratsam. Wichtige Aspekte sind hier: Können Präsenz- und Collaboration-Tools auch außerhalb der eigenen Firma, zum Beispiel mit Lieferanten oder Kunden, eingesetzt werden? Und können bestehende Anwendungen in Collaboration Szenarien integriert oder neue Anwendungen im Bedarfsfall leicht nachgerüstet werden?

Worauf sollten mittelständische Unternehmen bei Collaboration Tools noch achten? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

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