Fluch und Segen des Teilens: Risiken von File Sharing minimieren

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File Sharing Dienste wie Dropbox, SkyDrive, SugarSync oder Google Drive sind nicht ohne Grund so populär. Schließlich machen sie unsere zunehmend mobile und globale Arbeitswelt deutlich komfortabler. Durch sie haben wir unsere Dokumente überall und auf jedem Gerät griffbereit. Wir können flexibler, schneller und reibungsloser zusammenarbeiten und sogar komplexe Collaboration-Umgebungen abbilden, da sich sowohl einzelne Dateien als auch ganze Verzeichnisse freigeben und synchronisieren lassen.

Ein positiver Nebeneffekt ist zudem die erhöhte Ausfallsicherheit. Denn wenn die eigene IT ausfällt, sind die Dokumente auf Dropbox und Co. weiterhin verfügbar. Die in den meisten Diensten eingebaute Versionskontrolle schützt darüber hinaus vor dem versehentlichen Löschen von Inhalten.

Doch zu den unbestreitbaren Vorteilen gesellen sich auch einige Risiken:

  • Mangelnde Konsistenz. Ohne klare Vorgaben von Unternehmensseite entsteht oft ein Wildwuchs an unterschiedlichen Diensten, da jeder Anwender persönliche Vorlieben hat. Für jeden Dienst muss in der Regel auch jeder Anwender ein eigenes Konto erstellt werden. Das führt am Ende nicht nur zu einem hohen Verwaltungsaufwand für die Nutzer, sondern auch zu einem „Überteilen“ eines Dokumentes auf  unterschiedlichen Plattformen.
  • Sicherheitsrisiken. Einmal freigegeben, lässt sich meist nur schwer nachvollziehen, wer genau auf ein Dokument zugreifen kann und wie sicher die für den Zugriff verwendeten Geräte sind, bzw. wie gut der Anbieter die Daten sichert. Zudem sollte man sich bewusst sein, dass je nach Hauptsitz des Anbieters und Standort der Rechenzentren eventuell die entsprechenden Regierungsorganisationen die Einsicht der Daten verlangen können.
  • Fehlende Datensicherung. Dateien in einem freigegebenen Ordner, die auf einem lokalen Rechner gespeichert sind, werden möglicherweise nicht automatisch gesichert. Wird eine solche Datei versehentlich gelöscht, kann sie unter Umständen auch auf alle Geräten verschwinden, auf denen sie geteilt wurde.

Was sollten Unternehmen also tun? Ein Verbot solcher Dienste erzeugt meiner Meinung nach nur unkontrollierbare Schatten-IT. Was nützlich ist, setzt sich durch – auch gegen den Willen der IT-Abteilung.  Unternehmen können jedoch Maßnahmen ergreifen, die eine vergleichsweise risikofreie Nutzung von File-Sharing-Diensten erlauben. So wäre es sinnvoll, sich unternehmensweit auf einen bestimmten Dienst zu einigen, da Dropbox und Co. jeweils unterschiedliche Möglichkeiten und Einschränkungen aufweisen.

Ein wichtiger Schlüssel zu mehr Sicherheit sind die Mitarbeiter. Sie sollten regelmäßig geschult und ihr Bewusstsein für die möglichen Gefahren geschärft werden. Diese drei Empfehlungen geben wir unseren Mitarbeitern an die Hand:

  • Sichern Sie freigegebene Dateien möglichst mit einem Passwort oder verschlüsseln sie sie komplett.
  • Überlegen Sie vor der Freigabe eines Ordners, ob es wirklich erforderlich ist. Wenn ja, prüfen Sie, ob sich darin auch tatsächlich nur Dokumente befinden, die alle zugriffsberechtigten Personen benötigen.
  • Überprüfen Sie freigegebene Dateien und Ordner regemäßig und löschen Sie, was nicht mehr gebraucht wird.

Mittlerweile finden sich zudem immer mehr Tools, die ein zentrales Backup freigegebener Dateien ermöglichen. Und ich bin sicher, dass die Branche noch viele weitere nützliche Funktionen hervorbringen wird. Mit der entsprechenden Umsicht gilt also auch weiterhin: Geteilte Arbeit und Information schafft Mehrwert für Mitarbeiter und Kunden.

Die Services für File Sharing und Collaboration von Colt ermöglichen Ihnen eine sichere Bereitstellung und gemeinsame Nutzung von Inhalten. Mehr über unsere Dienste Soonr Workplace und Sharepoint Services erfahren Sie hier.

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Colt Technology Services

20 November 2013

 

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