Introducción
Colt disfruta de una excelente reputación de cara a sus clientes, empleados, accionistas y socios comerciales y es responsabilidad de todos mantener y mejorar su buen nombre. El presente Código de Conducta Empresarial le ayuda a comprender su papel y resulta fundamental para nuestro éxito como empresa.
El propósito de este documento es ayudar a todos los empleados a conocer y seguir las mejores conductas que Colt espera a la hora de llevar a cabo sus actividades empresariales. Cubre un amplio abanico de temas, como la manera en la que tratamos a los clientes, proveedores y empleados y su objetivo es garantizar que nuestras acciones no se vean afectadas por ningún conflicto de interés.
Resumen
Colt se compromete a respetar los más altos estándares legales y éticos. La política de la Empresa no se limita a cumplir con la legalidad, sino que trata de inculcar y mantener una auténtica cultura de cumplimiento de las leyes, reglamentos y demás normativa aplicable en todos los lugares donde desarrolla su actividad.
En el desempeño de su trabajo, todos los empleados y personas que actúan en nombre de Colt son responsables de observar y respetar las leyes, reglamentos y demás normativa aplicable, multas, así como, los estándares de conducta y cortesía empresariales comúnmente aceptados. Es importante garantizar que nuestras conductas constituyen el mejor ejemplo posible. Por ello, es necesario evitar cualquier acción que pudiera implicar algún tipo de incumplimiento no intencionado. Todos los empleados de Colt y las personas que actúen en nombre de Colt deben actuar demostrando altos estándares de conducta personal y profesional en su trato con los clientes, proveedores y otros terceros como Autoridades, incluyendo la honestidad, la integridad, la responsabilidad personal y la profesionalidad. Colt tiene un enfoque de tolerancia cero contra el consumo de drogas ilegales.
Queda prohibida cualquier conducta que dañe la reputación de Colt. Colt se reserva el derecho de tomar cualquier acción que se considere apropiada en las siguientes situaciones:
Comportamiento o acciones del empleado fuera de las horas de trabajo o fuera de los establecimientos de Colt que puedan conllevar descrédito grave o puedan dañar materialmente los intereses de Colt
Este tipo de comportamiento o acciones podrían crear un ambiente hostil o intimidante tanto durante las horas de trabajo, como cuando se está trabajando fuera de las oficinas o establecimientos de Colt
Cuando tal conducta pueda tener un efecto adverso en la capacidad de una persona para desempeñar con eficacia sus funciones de trabajo
Cuando concurran actuaciones delictivas (por ejemplo, el uso de drogas ilegales)
Antisoborno - Prohibición de comisiones ilícitas, sobornos y compensaciones
Todos los empleados de Colt deben cumplir con la legislación antisoborno y evitar toda forma de corrupción. Cuando el estándar de Colt sea más estricto que la legislación local, siempre se aplicará el estándar de Colt. Los empleados no deben ofrecer ni aceptar, ya sea directa o indirectamente, sobornos o pagos en efectivo o cualquier otra cosa de valor para asegurar una ventaja o beneficio inapropiado, como por ejemplo, ganar pedidos, obtener información privilegiada para acelerar o influir de algún modo en la obtención de un permiso oficial (p.ej. licencia de obras) o influir en las especificaciones de las licitaciones.
"Cualquier cosa de valor" puede ser cualquier objeto, favor, servicio, dinero en efectivo o su equivalente, entretenimiento, regalo, bien o cualquier otra cosa, incluyendo una donación caritativa, el patrocinio de un evento, una financiación de tipo político y un empleo o una pasantía, ya sea pagado a título personal como de empresa. No importa que un pago prohibido pueda ser exigido por un funcionario público, el pago prohibido no puede realizarse.
A continuación se presentan algunos ejemplos (a título enunciativo, no exhaustivo) de los escenarios de riesgo de soborno con los que podría encontrarse un empleado de Colt:
una solicitud de financiación a un partido político de un funcionario público o a la organización benéfica favorita de ese funcionario o socio comercial, aunque no se haya realizado ningún pago directo al funcionario público o al socio comercial,
una oferta de empleo o una pasantía a un pariente de un funcionario público o un socio comercial – pues esto podría parecer un soborno,
una invitación a un viaje de esquí con todos los gastos pagados o a un gran evento deportivo,
a actividades de entretenimiento durante las negociaciones del contrato, incluso si el coste involucrado está dentro del presupuesto, o
actividades promovidas por terceros que actúen como intermediarios.
Nota: La definición de funcionario público se refiere a todo individuo que sea un funcionario o empleado público del Gobierno o la Administración Pública, elegido o nombrado, empleado por un organismo, entidad pública o Administración Pública, o empleado por una empresa que sea propiedad de la Administración Pública o esté controlada por el Gobierno o una Administración Pública (por ejemplo, una universidad pública, una empresa de telecomunicaciones o cualquier otra entidad de propiedad pública).
Cualquier situación en que tenga lugar una petición de este tipo a un empleado con respecto al negocio en el que está involucrado, o en el que espera estar en un futuro con un proveedor, debe ser reportado inmediatamente. El hecho de no informar es en sí mismo una violación de este Código de Conducta Empresarial y puede dar lugar a la aplicación de procedimientos disciplinarios de conformidad con las normas laborales locales. Para evitar cualquier duda: cualquier solicitud de pago o de pago anticipado, de cualquier empleado de Colt, cualquier persona que afirme actuar en nombre de Colt, o cualquier Proveedor, debe informarse inmediatamente como se menciona a continuación, al contacto de Colt o al Comité de Ética.
Están prohibidos los pagos “facilitadores” o pequeños pagos realizados para acelerar la gestión, y no el resultado, de una función o actividad a la que el pagador tiene derecho legalmente (por ejemplo, liberar los bienes que se encuentran en la aduana, emitir permisos u obtener servicio telefónico o algún otro servicio necesario del Gobierno o de una entidad de propiedad o controlada por la Administración Pública o entidad pública).
No autorizamos a ningún empleado a realizar pagos “facilitadores” en nombre de Colt y procuramos asegurarnos de que nuestros agentes y otros intermediarios no realicen pagos “facilitadores” en nuestro nombre. Si tiene dudas acerca de un pago y sospecha que podría considerarse un pago “facilitador”, sólo realice el pago si el funcionario público o un tercero puede proporcionar un recibo formal o una confirmación por escrito de su legalidad. Si tiene alguna duda sobre la posibilidad de realizar un pago, consulte al Comité de Ética según se indica debajo.
Lucha contra el Fraude, la Evasión Fiscal y Blanqueo de Dinero
El fraude es un engaño delictivo o el uso de una identidad falsa para obtener una ventaja injusta (por ejemplo: la falsificación de los bienes o servicios recibidos en una factura de un proveedor).
El blanqueo de dinero (también conocido como blanqueo de activos, blanqueo de capitales u operaciones con recursos de procedencia ilícita o legitimación de capitales) es una operación que consiste en hacer que los fondos o activos obtenidos a través de actividades ilícitas que aparezcan como el fruto de actividades legales y circulen sin problema en el sistema financiero.
La evasión fiscal es el uso de métodos ilegales para pagar menos impuestos o ningún impuesto en absoluto.
Cualquier participación en la evasión de impuestos o en el blanqueo de dinero, bien sea efectuada por Colt o sus empleados o por terceras partes involucradas en actividades fraudulentas, puede resultar en una pérdida de ingresos importante para Colt y en posibles sanciones a sus directores y / o empleados. Asimismo, dicha participación también puede provocar que Colt pierda las licencias que actualmente tiene y causar daños irreparables a la reputación de la empresa.
Es nuestra obligación asegurarnos que Colt cumple con los procesos, procedimientos, sistemas y controles exigidos por la legislación y la normativa europea y local relacionada con la lucha contra el fraude y la prevención de la evasión fiscal y blanqueo de dinero. Cualquier sospecha de actividad fraudulenta, de evasión fiscal o de blanqueo de dinero, ya sea por un empleado de Colt o por un tercero, debe ser reportado inmediatamente al Comité de Ética. Todos aquellos casos en los que existan sospechas de que se están efectuando actividades fraudulentas, o si nos encontramos ante situaciones de evasión fiscal o de blanqueo de dinero, serán investigados y se adoptarán las medidas oportunas.
Invitaciones y Regalos
No es política de la Empresa evitar que los empleados reciban o realicen regalos que tengan un valor modesto o pequeño o impedir que reciban invitaciones dentro del ámbito empresarial que sean razonables (por ejemplo, cenas o asistencias a eventos sociales o deportivos), siempre que se respeten las siguientes directrices:
No debe aceptarse ninguna forma de invitación regalo o servicio, directa o indirectamente, que pueda inducir al donante a pensar que va a recibir algún beneficio suyo. También, a la inversa, no debe ofrecerse ninguna forma de invitación regalo o servicio, directa o indirectamente, que invite al receptor a pensar que Colt se va a beneficiar de alguna forma.
Las actividades de entretenimiento empresarial legítimas deberían brindar una oportunidad para una interacción sustancial y mejorar la relación general de Colt con sus socios comerciales. Los obsequios y el entretenimiento no deben ser inapropiados (es decir, contenido restringido para adultos, visitas a casinos, etc.) o tan únicos, inusuales, frecuentes o lujosos como para plantear la duda sobre si son apropiados o no.
Se deben seguir los siguientes límites de hospitalidad y obsequios. Si un evento de hospitalidad y un obsequio son entregados/recibidos por o para el mismo cliente/proveedor en estrecha sucesión (dentro de un plazo de tres meses), entonces el Comité de Ética revisará los montos totales colectivamente y puede rechazarlos como resultado de que el monto combinado exceda el límite local.
p.ej. si se ofrece un evento de hospitalidad por valor de 140€ y un obsequio por valor de 100€ a un empleado de Colt en una sucesión cercana, de entre un día y tres meses de diferencia entre un evento y otro, esto se considerará colectivamente y estará sujeto a la aprobación del Comité (consulte los detalles del Formulario de aprobación previa a continuación, página 16).
Invitaciones
Las invitaciones en todo el mundo, salvo en India, no deben exceder de 150€ (o su equivalente en moneda local) por persona y evento
En la India las invitaciones no deben exceder de 50€ (moneda local equivalente), por persona y evento.
En un evento efectuado con clientes/proveedores relacionados con una Autoridad Pública[1] (con la excepción de los países que se enumeran a continuación2) el coste no deber exceder 50€ (en moneda local equivalente) por persona por evento.
Podrá ofrecer o aceptar invitaciones, incluyendo comidas o, tickets o entradas para eventos deportivos, culturales, sociales o de ocio, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
Aprobación previa en toda Europa, Asia, Estados Unidos y la India, debe obtenerse del Comité de Ética según cada valor determinado. En todo el mundo, excepto en la India, si el valor total de la invitación que se va a ofrecer o aceptar excede del equivalente en moneda local a 150€ por persona y por evento o, a 50€ por persona y por evento si están involucradas entidades gubernamentales/públicas. En la India, se tendrá en cuenta si el valor total de la invitación que se va a ofrecer o aceptar excede del equivalente en moneda local a 50€ por persona y por evento. Como orientación general, es poco probable que el Comité de Ética apruebe eventos deportivos de valor excesivo, independientemente de su singularidad (consulte los detalles del Formulario de aprobación previa más adelante.).
[1] Autoridad Publica respecto a los clientes/proveedores se refiere a cualquier persona que es un funcionario público o personal laboral público contratado por una Administración Pública o entidad pública estatal, regional o municipal, contratado por una agencia gubernamental o entidad similar, o empleado por una empresa que es propiedad o está controlada por el Gobierno o el Estado (por ejemplo, la universidad pública o cualquier otra entidad bajo la dirección o dominio de la autoridad pública).
[2] Hong Kong, India, Japón, Corea del Sur y EEUU
Ejemplo de aprobación de una invitación:
un presupuesto de 420€ para tres personas que asisten a un mismo evento es aceptable y no requiere la aprobación previa del Comité de Ética, ya que no supera el límite de 150€ por persona y por evento.
Ejemplo de aprobación de una invitación con cliente/proveedor en la que una Autoridad Pública esté involucrada:
un presupuesto de 420€ para tres personas, clientes/proveedores, cuando entre ellas alguna esté relacionada con el gobierno, para asistir a un mismo evento, no es aceptable y no requiere aprobación previa del Comité de Ética. Sin embargo, un presupuesto de 150€ para tres personas sería aceptable, ya que no supera el límite de 50€ por persona y por evento,
Ejemplo de aprobación en invitaciones a eventos deportivos:
Las entradas para asistir a la final o semifinales de eventos deportivos de gran prestigio (Juegos Olímpicos, la Copa del Mundo de Rugby o de Fútbol, la Copa del Rey, el Campeonato Mundial de Golf, Wimbledon, etc.) serían considerados como no apropiados y demasiado lujosos debido a la singularidad de estos eventos. La aprobación previa de dichos eventos no sería concedida por el Comité de Ética. Sin embargo, las entradas para asistir a cuartos de final de los mismos eventos sí pueden ser aprobados previamente por el Comité de Ética.
Aunque las invitaciones de negocios no superen el umbral autorizado, requerirán siempre la aprobación previa de su supervisor inmediato o aprobador designado.
La persona que ofrezca las invitaciones debe asistir al evento con la persona que las recibe y que el objetivo principal de esa reunión sea siempre hablar de negocios o establecer una relación comercial.
En el supuesto de que ofrezca o acepte entradas cuando la persona que las ofrece no asistirá al evento junto con la persona que las recibe, la transacción se considerará un regalo y no podrá superar el límite de 150€ o 50€ por año natural (ver más abajo) para eventos con los clientes/proveedores en los que una Autoridad Pública esté involucrada.
La reventa de entradas queda terminantemente prohibida.
Si la moneda de referencia no es el Euro, por favor utilice la moneda equivalente.
No está permitido ofrecer o aceptar invitaciones durante el proceso de negociación de contratos.
Nota: Debido a la existencia de regulaciones más restrictivas, serán obligatorias las aprobaciones previas de las invitaciones empresariales prestadas a los clientes/proveedores en los que una Autoridad Pública de los siguientes países, independientemente del valor de la invitación esté involucrada: Hong Kong, India, Japón, Corea del Sur y EEUU. Sin embargo, los refrigerios simples previstos en la oficina (té, café, refrescos) y aperitivos no se considerarán actividades de entretenimiento empresariales. Las invitaciones a refrescos no requieren aprobación previa cuando se proporcionen en el marco de invitaciones con clientes/proveedores en los que una Autoridad pública esté involucrada.
Si tiene preguntas sobre el valor o sobre si debe, o no, aceptar un regalo o una invitación, deberá consultar con el Comité de Ética. Para evitar cualquier duda, las invitaciones incluidas en este apartado incluyen la comida y la bebida.
Regalos
El límite anual para regalos en todo el mundo, salvo en la India, es de 150€ (o su equivalente en moneda local).
Para la India, el límite anual para regalos y gratificaciones es de 50€ (o su equivalente en moneda local).
Para Japón, los regalos consistentes en flores a empresas (no a personas físicas) para celebrar ciertos eventos singulares pueden ser aprobadas por el Director del país o “Country Manager”, sin necesidad de aprobación del Comité de Ética, hasta un límite de 450€ por regalo y por evento. El gasto se asignará al centro de coste del solicitante y cualquier excepción a esta norma deberá someterse a aprobación del Comité de Ética. Cualquier otro tipo de regalos deberá cumplir con las normas y límites generales.
Los regalos recibidos de clientes/proveedores en los que una Autoridad Pública está involucrada (con la excepción de los países listados más abajo[1]) no pueden superar la suma de 50€/anuales en total.
En toda Europa, Asia y Estados Unidos, salvo en la India, no se puede ofrecer ni recibir regalos o gratificaciones por un valor superior a 150€ (o su equivalente en moneda local) por año natural, a / o procedentes de, individuos o empresas (o de un grupo de individuos de una misma empresa) que sean proveedores, clientes o socios comerciales actuales o potenciales de Colt. El límite se reduce a 50€ (o su equivalente en moneda local) por año natural para clientes/proveedores en los que esté involucrada una Autoridad Pública. Para la India, el límite es de 50€ (o su equivalente en moneda local), por año natural, cuando se esté tratando con un individuo o empresa (o un grupo de individuos de una misma empresa) que sean un proveedores, clientes, socios comerciales actuales o potenciales de Colt (que no sean considerados Autoridad pública). Si desea ofrecer o recibir un regalo con un valor superior al indicado, deberá solicitar el permiso del Comité de Ética de Colt (consulte los detalles del Formulario de aprobación previa más abajo).
Nota: Debido a la existencia de regulaciones más restrictivas, serán obligatorias las aprobaciones previas de los regalos empresariales entregados a clientes/proveedores en los que una Autoridad Pública esté involucrada en los siguientes países: Hong Kong, India, Japón, Corea del Sur y EEUU.
Independientemente del valor, no podrá participar en ninguna de las siguientes actividades en su calidad de empleado de Colt:
Recibir u ofrecer dinero en efectivo, regalos equivalentes al dinero en efectivo, cheques o fondos negociables.
Solicitar regalos, favores o cualquier otra forma de tratamiento preferente.
Prestar o tomar prestado dinero (salvo de una organización crediticia y según los términos ofrecidos de manera general).
Ofrecer o aceptar regalos durante el proceso de negociación de contratos.
Al decidir si se debe dar o recibir un regalo, considere si la divulgación de los detalles de dar o aceptar dicho regalo podría perjudicar de cualquier modo la integridad o la reputación de la Compañía.
| Cliente/proveedor relacionado con Autoridad Pública | €50 | €50 |
| Todos los demás tipos de clientes/proveedores en todo el mundo, salvo en la India | €150 | €150 |
| Todos los demás tipos de clientes/proveedores en India | €50 | €50 |
Conflictos de Interés
Colt espera que todos sus empleados muestren un gran nivel de fidelidad con la Empresa, y a su vez, Colt se muestra fiel con sus empleados, y les ofrece su apoyo en todo momento. Ningún empleado podrá participar en actividades empresariales que entren en conflicto, o pudieran considerarse razonablemente en conflicto, con los intereses de la Empresa. Podría originarse un conflicto de interés si un empleado se viera influido por la perspectiva de obtener ganancias o beneficios personales o para un miembro de su familia. En caso de que pudiese originarse o darse un conflicto de interés, será necesario evitarlo e informar sobre el mismo a su superior y al Comité de Ética. Los conflictos de interés pueden ser de diversa naturaleza, por lo que no pueden abordarse exhaustivamente en el presente Código de Conducta Empresarial. A continuación se ofrecen ejemplos de conflictos de interés que deberán evitarse:
Cualquier actividad que compita con las de Colt o la obtención de un beneficio personal por medio de una relación con un tercero que está realizando o está tratando de hacer negocios con Colt.
La recepción personal de dinero en efectivo, descuentos especiales o regalos por parte de un cliente o proveedor de Colt, que pudiera hacer pensar a la persona que los realiza que obtendrá un beneficio de algún tipo.
Usar el tiempo o los recursos de Colt para obtener un beneficio personal.
La adquisición o conservación de un interés financiero en la empresa de un cliente, proveedor o competidor de Colt. Ello sin perjuicio de la posesión de valores cotizados en bolsa siempre que dicha posesión no confiera una influencia efectiva en su dirección o control.
La supervisión, revisión o influencia en la evaluación de un puesto de trabajo, la contratación laboral, la realización de un pago o beneficio a un familiar de un empleado , de un proveedor o cliente de Colt. Ello no significa que se quiera evitar que los empleados puedan recomendar a miembros de su familia para que trabajen en Colt.
Un segundo empleo
Un empleado de Colt que desee también trabajar como empleado o consultor de otro negocio debe solicitar premiso previo de RRHH y de su supervisor para asegurarse de que no incurre en un conflicto de interés y que no perjudica su capacidad para cumplir con su función en Colt. Si se genera un conflicto de interés o un riesgo de que no pueda cumplir con su función en Colt, entonces, el empleado no puede aceptar esa posición externa a Colt. Cualquier cuestión en relación con la posibilidad de tener un segundo empleo o con la tenencia de un segundo empleo debe ser sometida a la consideración de RRHH.
Relaciones de Propiedad o Colaboración en otros negocios
Un empleado que gestiona o desee comenzar cualquier relación de propiedad o colaboración en otros negocios debe solicitar permiso previo de RRHH y de su superior. Las relaciones de propiedad o colaboración en otros negocios no deben interferir o generar un conflicto con las responsabilidades de los empleados de Colt. Sin embargo, si se genera un conflicto de interés, el empleado deberá informar a RRHH y a su superior.
Relaciones de dirección externas
Un empleado que tiene o quiere tener un cargo directivo externo debe solicitar permiso previo de RRHH y de su supervisor para asegurarse que no se produce ningún conflicto de interés y, que dicho cargo directivo no interfiere con sus obligaciones como empleado de Colt. En caso de que surja un conflicto, el empleado deberá informar a RRHH y renunciar inmediatamente o no aceptar esa posición externa. Cualquier empleado sujeto a una comprobación de antecedentes avanzada se someterá automáticamente a una comprobación de cargos directivos, que pondrá de manifiesto cualquier cargo directivo en curso.
Competencia Leal
Colt defiende una competencia intensa pero leal y apoya el desarrollo de las leyes en materia de competencia pertinentes. Muchos países prohíben la colaboración con la competencia o con representantes de la competencia, y otras actividades que limiten la libre competencia, actividades que pueden dar lugar a sanciones penales para Usted y para Colt. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de conductas prohibidas:
Cualquier discusión con la competencia sobre el establecimiento de términos de venta (por ejemplo, descuentos, precios, condiciones de crédito, etc.), el establecimiento de niveles de producción, la división de clientes o territorios o el boicot a cualquier cliente.
Cualquier discusión o intento de influir sobre los clientes en relación a sus precios de reventa.
Las leyes de competencia pueden ser incumplidas en conversaciones o con comportamientos que puede parecer inofensivos, por ejemplo, si la conducta prohibida:
se hizo en un evento social. Es irrelevante que dicha conducta no tuviera lugar en una reunión de negocios o en una cita formal.
se hizo en forma de broma o comentario casual.
fue hecha por un empleado joven, siendo irrelevante que la declaración la hiciera una persona sénior.
Si Usted es el destinatario de un comunicado por el que se sugiere su colaboración o connivencia, el hecho de permanecer en silencio o de que no efectúe ninguna acción explícita para distanciar a Colt o a Usted de cualquier sugerencia hecha por un tercero, podría implicar que se está consintiendo con dicho comunicado y, por tanto, tanto Usted como Colt quedarían expuestos al incumplimiento de la normativa sobre competencia o a cualquier otra infracción/sanción penal.
Si usted sospecha que un empleado de Colt ha hecho una declaración sugiriendo colaboración o connivencia, o si un empleado o representante de un competidor hace dicha sugerencia a Usted o a otro empleado de Colt, el asunto debe ser inmediatamente comunicado al Comité de Ética.
Confidencialidad
Como parte de su trabajo, es posible que tenga acceso a información confidencial que no podrá compartir con personas ajenas a Colt o usar para beneficio personal. Usted no puede negociar ningún tema en base a la información interna que ha recibido. Por información confidencial se entiende información relativa a los clientes, información de proveedores, conocimiento de planes o proyectos comerciales, programas de venta o marketing, listas de clientes, acciones o estrategias judiciales o reguladoras importantes, nuevos productos o cambios en los precios, cambios en la directiva, segregaciones o fusiones y adquisiciones.
Uso adecuado de los recursos electrónicos o de otra naturaleza de la Empresa
Se espera que los empleados usen todos los recursos de Colt de manera responsable. Aunque se permite el uso personal de estos activos de manera ocasional o esporádica siempre que no interfiera con las actividades comerciales de Colt, la pérdida o el uso incorrecto de estos bienes queda prohibida y podría considerarse un acto delictivo. Los recursos electrónicos de la Empresa son activos propiedad de Colt.
- Los empleados deben proteger sus contraseñas personales, si disponen de ellas, y no acceder a cualquier otra información/archivos usando la identidad de otra persona.
- No se permite la modificación de los archivos o el software a menos que se cuente con la debida autorización y siempre debe usar software obtenido de proveedores de Colt autorizados.
- Instale solamente software si tiene permiso para ello. En la mayoría de países, existen directrices relativas al uso de recursos electrónicos o de otra naturaleza de la Empresa, que pueden ser completadas con este apartado.
- No se deben usar los recursos de Colt para acceder a páginas no apropiadas, incluidas aquellas con contenido pornográfico, no ético, terrorista o de naturaleza delictiva o para realizar actividades inadecuadas que contravengan los valores de Colt.
- Usted debe realizar todo esfuerzo posible para evitar abrir el correo spam.
En la mayoría de países las directrices anteriores complementan otras guías sobre el uso de recursos electrónicos o de otra naturaleza de la Empresa.
Puede encontrar más información sobre la Gestión del Riesgo o Risk Management en la intranet: http://connect.internal.colt.net/team/chief-operating-office/chief-information-security-office/information-risk-management/
Protección de Datos
El RGPD, las Directivas de la UE y las leyes nacionales regulan la protección, transferencia, acceso y almacenamiento de la información personal de clientes, empleados, contactos y otros individuos. Para garantizar el cumplimiento de estas disposiciones, deberá familiarizarse y cumplir las políticas y los procedimientos de Colt en materia de protección de datos y cumplimiento. Estas Políticas y otras políticas y procedimientos que puedan afectarle según cual sea su puesto de trabajo le han sido facilitadas. Colt únicamente podrá tratar sus datos personales para los fines permitidos por la normativa aplicable. El tratamiento de los datos personales por Colt para los fines antes descritos se basa en su consentimiento explícito o en la necesidad del tratamiento basado en nuestros legítimos intereses, según el artículo 9.2. (a) y (f) del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016 (“RGPD”).
Normas Corporativas Vinculantes o “Binding Corporate Rules” o “BCRs”
Las Normas Corporativas Vinculantes ("BCRs" en sus siglas en inglés) son una certificación otorgada por el Comité Europeo de Protección de Datos ("EDPB" en sus siglas en inglés) que demuestra que el programa de Protección de Datos Personales de Colt cumple con el Reglamento General de Protección de Datos ("RGPD") en todo el mundo. Las BCRs permiten la transferencia segura de datos personales fuera de la UE. Esta certificación está reconocida a nivel mundial y debe ser aplicada por cada miembro del Grupo Colt, por lo que el cumplimiento de las BCRs por parte de todos los empleados de Colt es fundamental.
Sostenibilidad Medioambiental
El enfoque medioambiental de Colt se articula en nuestra Declaración de Compromiso de Sostenibilidad Medioambiental y se caracteriza por un enfoque integral en la reducción de nuestras emisiones de alcance 1, 2 y 3, la minimización de los residuos que producimos y la incorporación de prácticas de economía circular en la forma en que ofrecemos nuestros productos y servicios. Nuestro Informe de Sostenibilidad incluye datos medioambientales sobre rendimiento sostenible, objetivos de reducción de emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) e iniciativas clave que aplicamos para minimizar nuestro impacto. Todos los empleados deben realizar una formación medioambiental anual obligatoria para mejorar sus conocimientos sobre este relevante asunto y ayudar a integrar nuestra estrategia medioambiental en toda la empresa.
Colt se compromete a informar públicamente, con honestidad, sobre la información no financiera. Lo demostramos ajustando nuestros informes a las normas internacionales de información no financiera, como las normas de la Global Reporting Initiative (GRI) y las directrices aplicables en aquellas jurisdicciones en las que la información no financiera es obligatoria. Todos los informes no financieros de Colt son verificados por organismos de verificación independientes para garantizar la precisión y la alineación con las mejores prácticas ESG.
Relaciones con Gobiernos, Medios de Comunicación e Inversores
En caso de que los medios o los inversores le realicen preguntas remítales al Equipo de Comunicaciones Exteriores o “External Comunications Team”. Siempre que sea posible, por favor, contacte con un especialista en comunicaciones antes de acordar cualquier actividad con terceros.
Por favor, consulte la Política de Relaciones con los Medios y la de Redes Sociales en: http://connect.internal.colt.net/2017/05/find-out-social-media-policy/.
Integridad de las transacciones y Exactitud de los Libros y Registros
La integridad de Colt depende de efectuar únicamente transacciones comerciales legítimas y cumplir con los compromisos aprobados y debidamente documentados. Todos los registros contables y de personal, las solicitudes de gastos de empleados, formularios de solicitud y el resto de archivos y registros corporativos deben ser precisos y reflejar con fidelidad todas las transacciones a las que se refieran. Es responsabilidad de todos los empleados de Colt asegurarse que se han obtenido las correspondientes autorizaciones para cada transacción y documentarlas y que los recibos, desembolsos y apuntes contables son precisos. Estos documentos deben incluir un texto explicativo que describa la razón y el propósito de cada transacción y deben conservarse en un lugar seguro, de acuerdo con la Política de Mantenimiento y Destrucción de Documentos. Queda prohibida la entrada de datos falsos o ficticios en los libros y registros de Colt o sus filiales o subsidiarias.
No se debe aprobar ni realizar ningún pago en nombre de ninguna entidad corporativa con el consentimiento expreso o implícito o con la intención de que parte de dicho pago se destine a fines distintos de los descritos en el documento que acompaña a dicho pago. De este modo, cualquier acuerdo de contratación de un agente de ventas, consultor comercial o promotor o el pago a un intermediario se realizará de conformidad con la documentación que refleje fielmente la auténtica naturaleza del acuerdo. Las políticas de contratación de agentes o terceros se describen con más detenimiento a continuación.
A continuación se ofrecen algunos ejemplos de transacciones que infringen el Código de Conducta Empresarial en lo que respecta a los libros y registros:
Pagos falsificados o no incorporados a los registros contables de la Empresa.
Reclamación de reembolso de gastos no incurridos en el desempeño de su trabajo como miembro de Colt o gastos que queden fuera de las políticas o los procedimientos de pago de gastos.
Pagos realizados a través de facturas post-datadas o alteradas.
Transacciones cuyas facturas no reflejen la operación de venta o el precio de venta reales.
La creación o el mantenimiento de cuentas bancarias de Colt cuyo titular no sea la Empresa.
Fondos Encubiertos
Colt no creará ni conservará fondos o activos secretos o no registrados. Los empleados que conozcan la existencia de un fondo o un activo secreto o no registrado deberán notificarlo de inmediato al Comité de Ética.
Empleados
Colt se compromete a atraer y retener a los mejores individuos en función de su capacidad y mérito, así como tratará de maximizar las oportunidades de compartir su éxito como empresa con sus empleados. Colt está comprometida con el desarrollo de su gente y, para hacerlo posible, pone a disposición de todos sus empleados una serie de cursos de formación y oportunidades al efecto. Colt mantendrá una buena comunicación con todos los empleados a través de sus sistemas de información internos y de los procesos de consulta. Colt trata de infundir una cultura de transparencia y honestidad que fomente que las personas se traten con cortesía, respeto y consideración en todo momento. El bienestar de los empleados es importante para los empleados actuales y futuros de Colt, y Colt pone a su disposición una serie de iniciativas y herramientas para proteger su bienestar mental y físico.
Colt intenta ser un buen vecino corporativo en todas las comunidades en las que operamos y tenemos varios vínculos locales con organizaciones benéficas. Colt anima activamente a los empleados a participar en esta iniciativa y les proporciona días de voluntariado cada año, que pueden aprovechar para participar en actos benéficos o actividades de proyectos comunitarios.
Colt no tolerará acosos, comportamientos inapropiados o intimidaciones de ningún tipo ya sea física, verbal o no verbal, cuyo propósito o efecto sea el de atentar contra la dignidad de una persona o la creación de un ambiente hostil, ofensivo o intimidatorio. El acoso sexual o el acoso por razón de raza, credo, orientación sexual, expresión de género o identidad sexual es totalmente inaceptable. Además de ser ilegal en la mayoría de países en los que opera Colt, este tipo de acoso es ilegal y contrario a los valores de Colt.
Los siguientes puntos son algunos ejemplos de lo que podría ser percibido como un comportamiento inaceptable:
- contacto físico no deseado o la intrusión, el acecho o la intención de molestar, declaraciones inoportunas acerca de una persona sobre su edad, vestido, apariencia, raza o estado civil
- envío de mensajes de texto o correos electrónicos no deseados ofensivos o archivos adjuntos
- informar o circular chistes inapropiados
- lenguaje ofensivo, chismes, calumnia, difundir rumores maliciosos.
- la presión indebida por participar en grupos políticos / religiosos
- hacer comentarios ofensivos y abusivos
- comentarios y acciones personalmente insultantes
- cualquier abuso de poder incluyendo críticas injustificadas persistentes
- amenazas o violencia verbal y/o física
- retención deliberada de conocimiento o información (sin razón)
- sabotaje deliberado u obstaculización del desempeño laboral
- gritar u otro comportamiento agresivo
- el establecimiento de objetivos poco realistas o plazos imposibles o constantemente menospreciar los esfuerzos (sin razón)
- poner en ridículo al destinatario del trabajo, sus ideas, opiniones, su apariencia o su comportamiento
- aislamiento deliberado
- falta de cooperación para hacer que alguien se sienta cómodo
La discriminación por razón de raza, sexo, orientación sexual, edad, género, estado civil, embarazo / maternidad de alguien, credo o discapacidad, es totalmente inaceptable. La infracción de esta política dará lugar a acciones disciplinarias, que podrían incluir el despido si fuese necesario. Colt cuenta con un procedimiento de reclamación eficaz en todos los países en los que opera, para garantizar que todos respetan estos principios. Los casos de acoso o discriminación deberán ser notificados al Encargado de Recursos Humanos local.
Derechos Laborales
Colt se compromete a defender los derechos humanos fundamentales definidos en las ocho convenciones publicadas en 1998 por la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y exige a todos sus empleados que garanticen, a través de su comportamiento y sus responsabilidades, que la Empresa cumple con todos los Principios Fundamentales de la OIT.
Estas convenciones cubren las siguientes áreas:
- Libertad de asociación y reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.
- Eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción.
- Erradicación del trabajo infantil.
- Abolición de las prácticas de discriminación en el empleo y ocupación.
Asimismo, Colt se compromete a garantizar que tanto Colt como sus proveedores se adhieran a:
- Proporcionar un entorno de trabajo seguro para el personal y los subcontratistas
- Validar que todos los empleados y los empleados de los subcontratistas tienen el derecho legal de trabajar en el país donde se prestan los servicios
- Comprometerse a aplicar prácticas laborales justas, incluido el derecho a pertenecer a un sindicato, el pago de por lo menos el salario mínimo legal cuando éste exista y un salario digno cuando no lo haya.
- Proporcionar un mecanismo confidencial y seguro para que los empleados presenten sus quejas
Colt está comprometido en asegurarse que tanto Colt como sus proveedores, prohíben el uso de esclavos, trabajo forzoso o realizado bajo coacción, y el trabajo infantil. En particular los proveedores deberían asegurarse de que no se producen, ni en su negocio ni en su cadena de suministro, ningún tipo de esclavitud, ni tráfico de personas, y que en caso de ser requeridos para ello, bajo la norma local, como la Ley de Esclavitud Moderna en el Reino Unido, proporcionarán una declaración en dicho sentido.
Creación de un Entorno de Trabajo Seguro
Su obligación como empleado es desempeñar su trabajo de manera segura y no ocasionar daños ni a su persona ni a otros. Puede notificar cualquier situación potencialmente insegura o insana al equipo de Salud y Seguridad usando el sistema de notificación de incidentes a través del Portal de Salud y Seguridad que encontrará en la Intranet. Deberá observar todas las normativas en materia de salud, seguridad y medio ambiente. Estas reglas varían de un país a otro, por lo que deberá familiarizarse con las que estén vigentes en su región y cumplirlas.
Proveedores
El objetivo de Colt es establecer relaciones a largo plazo con nuestros proveedores y Colt cuenta con criterios claros y específicos para seleccionar a sus proveedores de forma inclusiva, no discriminatoria y con criterios objetivos. Integramos criterios de sostenibilidad en el proceso de selección (a través de nuestro sistema de gestión de riesgos de proveedores (Vendor Risk Management) y nuestra puntuación de RFP), en la incorporación y en la gestión continua de nuestros proveedores. Nuestro Código de Conducta Empresarial para Proveedores y nuestra Política de Compras Sostenible establecen las normas de gobierno corporativo y los esfuerzos de sostenibilidad que esperamos de nuestros proveedores. Encontrará más información sobre sostenibilidad en el Informe de Sostenibilidad de Colt.
Acciones Realizadas en nombre de Colt
En determinados momentos, los empleados pueden contratar a terceros para que actúen en nombre de Colt; Estos terceros incluyen agentes, representantes de ventas y consultores. Los empleados implicados en la contratación de terceros son responsables de asegurarse de que se han adoptados las salvaguardas necesarias para garantizar que el tercero cumplirá el Código de Conducta Empresarial y la legislación pertinente. Considere la posibilidad de iniciar comprobaciones de antecedentes y chequeos de solvencia de crédito cuando proceda y solicite asesoramiento al equipo de contratación y al equipo jurídico. Todos los contratos a terceros deberán ser revisados y aprobados previamente por el asesor jurídico de Colt pertinente y el equipo de Compras.
Pagos Políticos
Ninguna unidad de negocio, entidad o empleado de Colt abonará fondos de Colt u ofrecerá las instalaciones o los servicios de la empresa a partidos políticos, a un cargo político o candidato o, a una iniciativa o campaña de referéndum salvo si se cuenta con la aprobación previa por escrito del Consejo de Administración de Colt Group Holdings Limited.
Notificación de Comportamientos Prohibidos
No podrá actuar de manera que infrinja alguna de las políticas de la Empresa, y no podrá pedir a otro empleado o persona que actúe en nombre de Colt que cometa una infracción en este sentido. Asimismo, si tiene información o conocimiento de cualquier comportamiento o transacción prohibidos por el Código de Conducta Empresarial, deberá notificarlo inmediatamente a su jefe o superior y al Comité de Ética y/o a la Línea de Ética Empresarial de Colt (consulte los datos de contacto en las páginas 16 y 17).
En caso de no notificar una infracción de la que tenga conocimiento, podría enfrentarse a acciones disciplinarias. Todas las notificaciones deben ser veraces, precisas y deben realizarse de buena fe. Colt anima a los empleados a que planteen cualquier duda sobre posibles infracciones o infracciones reales del Código de Conducta Empresarial al Comité de Ética, o a que lo comenten con sus superiores directos lo antes posible, incluso si dudan de la naturaleza de la cuestión. Las personas que notifiquen sus sospechas de que se está cometiendo una infracción no sufrirán represalias por actuar de buena fe. Todos los informes se mantendrán, en la medida de lo posible, en la más estricta confidencialidad.
Disciplina
Las infracciones de las políticas descritas en el Código de Conducta Empresarial o de cualquier otra política de Colt podrán desencadenar acciones disciplinarias. Dependiendo de las circunstancias, como la naturaleza y gravedad de la infracción, las acciones disciplinarias podrían incluir el despido.
Aplicación y Cumplimiento
Se exige a todos los empleados que confirmen que han leído y aceptado este Código de Conducta Empresarial. Este Código está sujeto a las legislaciones o normativas locales y en ningún caso las sustituye. Es su responsabilidad estar al tanto de y entender las disposiciones del presente Código de Conducta.
La persona de Recursos Humanos responsable de proporcionarle su documentación laboral deberá facilitarle, además, el presente Código de Conducta Empresarial para su firma como parte del proceso de incorporación. Usted reconoce que ha leído, entendido y está de acuerdo con el Código de Conducta y que como condición para obtener su empleo, usted está sujeto al Código de Conducta. El desconocimiento del Código de Conducta o su falta de aceptación no afectará a la aplicabilidad del Código o cualquiera de sus disposiciones.
Si tiene alguna duda sobre la interpretación del código o su aplicabilidad, póngase en contacto con el Comité de Ética, cuyos datos de contacto se ofrecen más adelante. Su consulta puede versar sobre actuales o posibles sospechas de infracciones del Código de Conducta Empresarial o sobre cualquier duda o excepción al mismo.
El Comité de Ética es responsable de supervisar y administrar el Código. Cuando resulte necesario, este Comité consultará con otros miembros de la Dirección, e informará al Comité de Auditoría del Consejo de Administración de Colt Group Holding Limited.
El Presidente del Comité de Ética notificará al Presidente del Comité de Auditoría y al Presidente del Consejo de Administración de las siguientes presuntas violaciones del Código de Conducta lo antes posible:
- Incidentes que presentan riesgos de reputación, legales, de cumplimiento o regulatorios para Colt.
- Incidentes que pueden constituir una falta grave de conducta que permita el despido disciplinario, como robo o violencia.
- Cualquier asunto que pueda tener un impacto considerable en los estados financieros.
- Cualquier actividad criminal.
- Cualquier denuncia contra un miembro del equipo directivo.
- Cualquier alegación o incidente serio similar.
Puede contactar con los miembros del Comité de Ética por correo electrónico, teléfono o por escrito a través de los datos de contacto que aparecen al final de este documento. Se anima a los empleados y las personas que actúen en nombre de Colt a que se pongan en contacto con el Comité de Ética cuando lo consideren necesario. La Línea de Ética Empresarial de Colt ha sido creada como un sistema alternativo de notificación confidencial a disposición de todos los empleados
Cómo contactar con el Comité de Ética
Puede ponerse en contacto con el Comité de Ética a través de los siguientes medios:
- Enviando un correo electrónico a [email protected]
- Por escrito al Comité de Ética, c/o The Company Secretary, Colt, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, Londres, EC2A 3EH
Tanto empleados actuales como exempleados puede acudir al Comité de Ética.
Formularios de aprobación previa de obsequios e invitaciones
Se requiere que los empleados presenten los Formularios de Obsequios e Invitaciones en el Portal IT Service Now (https://coltit.service-now.com/sp?id=index) cuando soliciten la aprobación previa de los miembros del Comité, antes de dar o recibir obsequios o invitaciones, de acuerdo con el Código de Conducta (o declarándolo al tiempo de recibir el regalo o la invitación).
Cómo contactar con la Línea de Ética Empresarial de Colt
Cómo contactar con el Comité de Ética
La Línea de Atención de Ética Empresarial es un servicio confidencial para que presente cualquier inquietud que pueda tener en relación con infracciones del Código. http://connect.internal.colt.net/2018/04/business-ethics-helpline/
La Línea de Atención de Ética Empresarial es atendida por Safecall (que es independiente de Colt). La llamada es gratuita y está disponible 24 horas al día, 7 días por semana, para que el personal de Colt comunique cualquier inquietud de forma confidencial. Tenga en cuenta que las llamadas a Dalian (China) serán cargadas a las tarifas locales.
Los informes deben ser fiables y precisos y efectuarse de buena fe. En la mayoría de países en los que Colt está presente puede realizar informes anónimos si lo desea. En algunos países, los informes anónimos no están permitidos, por lo que deberá comunicar su nombre a la línea de atención sobre cuestiones de ética empresarial, aunque esta información se mantendrá confidencial.
Puede contactar con la línea de atención sobre cuestiones de ética empresarial de Colt por teléfono en los siguientes números de teléfono gratuitos:
| Austria | 00 800 7233 2255 |
| Belgium | 00 800 7233 2255 |
| China | 10800 7440605 (Unicom/Netcom) |
| 10800 4400682 (Telecom) | |
| Dalian, China | 4008 833 405* |
| Denmark | 00 800 72332255 |
| France | 00 800 72332255 |
| Germany | 00 800 72332255 |
| Hong Kong | 3077 5524 |
| India | 000 800 4401256 |
| Ireland | 1800 812740 |
| Italy | 00 800 72332255 |
| Luxembourg | 00 800 72332255 |
| Netherlands | 00 800 72332255 |
| Portugal | 00 800 72332255 |
| Romania | 0372 741 942 |
| Singapore | 800 448 1773 |
| South Korea | 001 800 7233 2255 (Korea Telecom) |
| 002 800 7233 2255 (DACOM) | |
| Spain | 00 800 72332255 |
| Sweden | 0850 252 122 |
| Switzerland | 00 800 72332255 |
| UK | 0800 9151571 |
| USA | 1 866 901 3295 |
*Se cargarán las tarifas locales al hacer la llamada.
Este Código de Conducta Empresarial es propiedad del Presidente del Comité de Ética
