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Cómo minimizar los riesgos en la compartición de archivos
La compartición de archivos tiene muchas ventajas. El incremento en el uso de servicios de compartición de archivos como Dropbox, Box.net o Google Drive ofrece una solución a las pequeñas empresas en lo referente al acceso a archivos y documentos de oficina y a la colaboración con ellos. Se pueden compartir y sincronizar archivos individuales o directorios enteros, lo que facilita en gran medida que la plantilla y los colaboradores trabajen juntos en documentos distintos en varios ordenadores, tablets o teléfonos.
La compartición de archivos puede aumentar la disponibilidad, ya que se puede seguir accediendo a copias remotas de los archivos aunque un ordenador local se averíe. Además, los servicios a veces incorporan control de versiones, que ofrece un mayor nivel de protección contra la corrupción o la eliminación involuntaria de contenido.
Sin embargo, también puede crear problemas y riesgos importantes:
- Falta de coherencia: La decisión de utilizar un servicio de compartición de archivos la realizan a menudo por los propios empleados al crear sus propias cuentas. Seguramente esto no sea el fin del mundo, pero la gestión puede resultar muy complicada si es necesario compartir documentos con frecuencia.
- Fugas de datos o intrusión. Cuando se comparte un documento empresarial, resulta difícil saber exactamente quién puede acceder a él de manera remota o el nivel de protección de sus dispositivos.
- Dificultades de backup. Es posible que no se realice un backup automático de los archivos almacenados en una carpeta compartida de una máquina local. Por otra parte, si se elimina un archivo accidentalmente, desaparecerá de todas los lugares en los que se haya compartido.
Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas?
Teniendo en cuenta las claras ventajas de compartir archivos, impedir su uso sería contraproducente. En lugar de esperar a que suceda un accidente, las empresas pueden establecer medidas para que los servicios de compartición de archivos se puedan utilizar con un riesgo menor. Por ejemplo, puede que sea mejor tomar una decisión corporativa para utilizar un servicio específico, ya que los distintos servicios disponibles tienen ventajas y limitaciones diferentes.
Así mismo, educar al usuario puede traer importantes beneficios. Por ejemplo, se le puede recomendar que:
- Cifre o proteja con una contraseña determinados archivos compartidos
- Se asegure de que las carpetas compartidas solo contengan archivos que se necesiten compartir,
- Revise y elimine los archivos después de un período de tiempo.
Mientras tanto, están empezando a aparecer herramientas que pueden centralizar el backup de archivos compartidos. No cabe duda de que seguiremos viendo avances en esta área.
Como muchas otras áreas de la tecnología, la compartición de archivos puede ser una espada de doble filo. Con solo aplicar algunas medidas sencillas, las empresas más pequeñas pueden disfrutar de las ventajas de dichos servicios sin quedar expuestas a posibles riesgos.
Los servicios de compartición de archivos y colaboración de Colt le permiten distribuir y compartir contenido de forma segura. Nuestra gama de opciones incluye servicios de Soonr Workplace y Sharepoint: obtenga más información aquí.
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