Deje de desperdiciar su dinero en software para TI que no utiliza
Published by Make Do on August 1, 2014
En un reciente estudio realizado por Sage se ha revelado que las empresas europeas gastan más de 9 600 millones de euros en software que no se utiliza en la empresa. Entre las causas de que ocurra esto destacan la duplicación del software, la ausencia de formación del usuario o la no utilización de todas las funcionalidades que ofrece.
Para las PYMEs es relativamente sencillo “caer en la trampa” de simplemente renovar los contratos de licencia del software que han estado pagando durante años sin investigar si aún es necesario contar con dicho software o si hay alguna otra opción mejor. Al fin y al cabo, buscar otras alternativas puede ser un proceso complicado y que lleve mucho tiempo. Es el momento de parar para preguntarse si se pueden o no permitir seguir pagando por algo que no es nada rentable.
En lugar de conformarse con lo que tienen, las PYMEs deben evaluar las soluciones de software que realmente necesitan y aplicarlas en toda la empresa para que todo el mundo pueda utilizar la misma solución. En teoría esto no solo ayudará a recortar gastos, sino que también simplificará los procesos y mejorará la eficiencia de la empresa. Además de aliviar la carga de trabajo que para el departamento de TI supone la gestión y el mantenimiento de varias soluciones.
El primer paso sería llevar a cabo una sencilla auditoría del software que la empresa posee en la actualidad y el número de licencias que necesita. A continuación, habría que evaluar cada una de las soluciones en lo que a precio frente a valor respecta y el número de personas que realmente las utilizan. De este modo se podrá determinar la importancia que tiene cada una de las soluciones y descartar las que estén duplicadas o las que simplemente no se utilicen. Por otro lado, es una buena oportunidad para preguntar a su personal sus preferencias en soluciones y recibir sus sugerencias sobre el software que, en su opinión, mejorará la productividad y ayudará a automatizar los procesos. Recuerde, su personal aquí es el usuario final.
Una vez que haya evaluado la situación, podrá empezar a considerar las alternativas. Puede, por ejemplo, considerar utilizar una solución cloud, que no solo proporciona a la empresa un grado de flexibilidad absoluto en lo que a pago de software se refiere sino que, además, permite ofrecer movilidad a sus empleados. Antes de embarcarse en la adopción de una solución de software como servicio, deberá tener en cuenta una serie de puntos.
Es importante que antes de empezar a buscar las soluciones tenga una idea clara de los criterios que se deberán seguir para su adquisición. ¿Qué características debe tener la solución? ¿Cuál es su presupuesto? ¿Cuántos miembros del personal necesitarán tener acceso? Además, usted también debe tener en cuenta que la solución tendrá que adaptarse perfectamente a su infraestructura de TI actual y poder asumir las necesidades que se le puedan presentar.
En la búsqueda de una solución de SaaS, también tendrá que atender a los proveedores y comprobar cuáles son creíbles y en cuáles puede confiar. Pregúnteles sobre su política de recuperación de desastres, sobre su infraestructura de conectividad, protocolos de seguridad o medidas de protección de datos. El software es un facilitador y, como tal, si va a fallar o va a sufrir un tiempo de indisponibilidad, es probable que afecte a la productividad de su empresa e incluso a sus márgenes de beneficio, en función de para lo que se utilice. De ahí que resulte clave leer y comprender la garantía de nivel de servicio en su totalidad. Si no entiende alguno de los términos, busque la ayuda de un consultor o de su proveedor de TI.
Con la rentabilidad como principal punto del programa de todo el mundo, las empresas deben asegurarse de que están empleando su presupuesto de TI sabiamente. Si se implanta correctamente, la nube puede ayudar a optimizar los procesos y dotar de agilidad a la pequeña y mediana empresa, permitiéndole así reaccionar rápidamente a las cambiantes tendencias y necesidades del sector. No desperdicie sus recursos en programas que no necesita, dedique su tiempo a explorar otras alternativas. Merece mucho la pena.
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