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Encuentre sus archivos más rápido
La cantidad de datos que alojan las empresas no para de crecer. Las empresas llevan años almacenando datos en sus ordenadores, las pymes buscan formas más dinámicas de guardar la información.
Hay que empezar por la nube, eliminar la necesidad de contar con servidores in situ y ofrecer almacenamiento escalable para los datos. Sin embargo, en muchos aspectos este es un “espacio vacío”: los datos siguen necesitando organización. Una mala organización puede suponer enormes costes de tiempo para las pymes. IDC estima que los empleados pueden pasar unas dieciséis horas a la semana buscando y rellenando documentos.* Sólo la búsqueda supone unos 34 días al año de una sola persona. Pero, con independencia de cómo estén almacenados sus datos, existen formas de facilitar su localización.
La clave es considerar el almacenamiento de los datos un proyecto con objetivos claros y tareas que se deben realizar. Necesitará un líder del proyecto que pueda gestionar las necesidades del negocio y llevar a cabo la planificación. Deberá estudiar en detalle las formas más apropiadas de almacenar los archivos en su empresa. Por ejemplo, ¿es más fácil buscar por nombre de cliente o tipo de tarea? Los sistemas actuales pueden proporcionarle diversas opciones de metadatos para los archivos, lo que le aportará una estructura que va más allá de los simples tipos de archivos. Asimismo, es crucial la nomenclatura, y hallar una regla aplicable a todos los archivos puede ahorrar tiempo. También será necesario archivar los datos con simplicidad, para poder encontrarlos fácilmente si los necesita.
Para obtener más consejos sobre cómo puede ser más eficiente con sus datos, consulte nuestro libro electrónico gratuito aquí.
*’The hidden cost of information work’ (El coste oculto del trabajo de información), IDC
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