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Herramientas de colaboración: cinco preguntas que debería hacerse
El trabajo en equipo es una parte crucial de cualquier negocio. La seguridad de que todos los empleados puedan trabajar en equipo de forma ágil y sencilla en proyectos es fundamental para que su empresa siga evolucionando. Dado el creciente interés en el trabajo remoto y el uso de las tecnologías móviles, es probable que desee utilizar una herramienta de colaboración para contribuir al mejor funcionamiento de su equipo.
Seguro que habrá encontrado una amplia gama de opciones entre las que elegir; hay disponibles numerosas herramientas de colaboración con funciones diversas. Por eso, es importante preguntarse las siguientes cuestiones a la hora de elegir la herramienta adecuada tanto para usted como para su equipo.
1: “¿Cómo trabaja mi equipo en la actualidad?”
Este es el primer paso. ¿Se envían los miembros del equipo documentos por correo electrónico entre ellos? ¿Actualizan la programación en una pizarra física? ¿Se reúnen todas las mañanas para hablar de las novedades del proyecto? Y, ¿hay algún método para hacer todo esto con más eficacia?
2: “¿Se encuentran todos los miembros de mi equipo en la misma sala?”
Es probable que los miembros de su equipo no se encuentren todos juntos en el mismo momento y el mismo lugar. Dado este paso hacia el trabajo remoto, el acceso a distancia en el trabajo en equipo es una necesidad en alza. La voz sobre IP es una forma de que su equipo mantenga el contacto por teléfono regularmente que permite además grandes ahorros.
3: “¿Necesitan los miembros de mi equipo verse personalmente?”
El contacto cara a cara por videoconferencia es asimismo de gran utilidad para recibir comentarios o planificar los pasos siguientes. Es posible mostrar conformidad con un gesto de asentimiento, lo que con frecuencia contribuye a que los miembros más tímidos del equipo se impliquen en las reuniones. Además, puede ser muy práctico a la hora de saber qué piensa el cliente. El lenguaje corporal dice mucho.
4: “¿Con qué tengo que quedarme de esta reunión?”
Contar con la posibilidad de grabar lo que sucede durante una reunión puede ser mejor que, simplemente, redactar un acta. Grabar ideas, pizarras virtuales y listas de tareas interactivas son una serie de funciones que pueden mejorar su reunión. También permite que las personas que no hayan podido asistir se pongan al día con rapidez.
5: “¿Cumplirán estas funcionalidades todas las necesidades de mi equipo y de mis clientes?”
La cuestión más importante: en líneas generales, ¿será la mejor solución tanto para su equipo como para sus clientes? No debería tener que conformarse con herramientas de colaboración que solo solucionen alguno de estos problemas.
¿Qué otras cosas deben tener en consideración las pymes en las herramientas de trabajo en equipo? Deje sus comentarios a continuación.
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