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Claves para un respaldo efectivo de los datos móviles de nuestros empleados

 

Los teléfonos inteligentes se han convertido en una de las principales herramientas de los empleados de muchas empresas, que almacenan en ellos información relevante, sensible e importante. Esta información debe ser salvaguardada en copias de seguridad para evitar posibles problemas.
Las máquinas terminan fallando debido a su uso, el desgaste y el paso del tiempo, mientras que los errores humanos son imprevisibles y pueden aparecer en el momento más insospechado e inoportuno. Por ello no debemos considerar la realización de nuestras copias de seguridad un tema para dejar en el segundo plano en nuestra lista.
El uso de dispositivos móviles supone un riesgo de seguridad que las empresas estamos dispuestas a admitir en pos de la usabilidad y la productividad. Eso no debe significar que este riesgo deba trasladarse a los back-ups que realicemos de sus contenidos, que deberán contar con medidas de seguridad extra no disponibles en las ofertas para particulares de OneDrive, Dropbox o Google Drive.
No deberíamos trasladar la responsabilidad de que nuestros back-ups se ejecuten con normalidad en el buen hacer de nuestro equipo, que ya sea por falta de tiempo o conocimientos podrían optar erróneamente por desentenderse de su ejecución. Por ello podemos afirmar que la copia de seguridad perfecta no requiere acción alguna por parte de los empleados y transcurre en un momento preestablecido sin entorpecer el correcto desarrollo de las tareas de cada uno.
Desde el departamento de IT de la compañía se deberá buscar y contratar el método que mejor se adapte a las necesidades de la organización, buscando alcanzar ese delicado equilibrio entre usabilidad, seguridad y precio.
Pero, ¿qué dispositivos deberíamos incluir? La respuesta rápida indica que todo aquello que es susceptible de contener información corporativa, debe estar cubierto por nuestra política de respaldo. No podemos correr riesgos innecesarios dejando de lado terminales únicamente porque su uso es esporádico o la cantidad de datos que almacenan es escasa.
Evidentemente, todos nuestros respaldos deben contener toda aquella información que nos permita desarrollar nuestras actividades diarias en la empresa con normalidad. Eso no se reduce a documentos y contactos, sino que se expande para incluir aplicaciones de uso común, sus configuraciones y archivos.
Eso sí, el ciclo de vida de una copia de seguridad no acaba con su realización. Los empleados deben de ser conscientes de que datos se salvaguardan y cuáles no, cada cuanto se realizan las copias y cómo pueden restaurarlas si les hicieran falta. Un backup que no podemos restaurar a tiempo puede provocar los mismos daños que la ausencia del mismo.
Por último, si guardamos una copia de nuestros datos en soporte físico, lo ideal sería que esta contara con un cifrado de algún tipo para evitar que cualquier tercero pueda conseguir acceso a ellos. Al fin y al cabo, una de las claves de un back-up está en que solo nosotros tengamos acceso a los datos y permanezca ajeno a ojos indiscretos.

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Colt Technology Services

12 April 2017

 

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