Code de conduite

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La manière dont nous exerçons nos activités

Colt jouit d'une excellente réputation auprès de ses clients, employés, actionnaires et partenaires commerciaux. Chacun d'entre nous doit assumer la responsabilité de maintenir et de renforcer notre réputation. Notre succès en dépend.

Ce code de conduite vise à aider tous les employés à comprendre et à respecter les normes de conduite que Colt s'engage à adopter dans l’exercice de ses activités. Il couvre des aspects très divers comme la façon dont nous traitons nos clients, nos fournisseurs et nos employés et comment les conflits d'intérêt doivent être évités.

Colt s'engage à se conformer aux normes légales et éthiques les plus strictes.  Notre entreprise ne se contente pas de seulement se conformer aux lois. Nous cherchons à inculquer les valeurs d’éthique professionnelle et à les appliquer partout où la société exerce ses activités. Ces principes et ces valeurs font partie intégrante de notre culture d’entreprise.

Tout(e) employé(e) de Colt ou toute personne agissant en notre nom a la responsabilité de respecter toutes les lois, codes et règlements applicables, y compris les normes de conduite et de politesse communément reconnues et acceptées dans la conduite des affaires. Il est impératif que notre conduite montre le meilleur exemple possible, et ce en toute circonstance. Toute conduite qui pourrait laisser supposer à tort que nous avons commis un acte répréhensible doit être évitée. Tous les employés de Colt et les personnes agissant pour Colt doivent se comporter de manière irréprochable et faire preuve d'honnêteté, d'intégrité, de responsabilité personnelle et de professionnalisme en toutes circonstances.

Les comportements pouvant nuire à la réputation de Colt sont interdits. Colt se réserve le droit de prendre toute mesure jugée appropriée dans les situations suivantes:

  • Lorsque le comportement ou les actions de l'employé(e) en dehors des heures de bureau (y compris en dehors des locaux de Colt) ont pour conséquence de gravement discréditer la réputation de Colt ou peuvent matériellement nuire aux intérêts de Colt;

 

  • Lorsque le comportement ou les actions de l’employé(e) lors de la conduite des affaires (y compris en dehors des locaux de Colt) ont pour conséquence de créer un environnement hostile ou intimidant pendant les heures de travail;

 

  • Lorsque le comportement ou les actions de l’employé(e) ont pour conséquence d’avoir un effet défavorable sur sa capacité à remplir les fonctions normales de son emploi;

 

  • Toute conduite interdite par la loi (ex : l’utilisation de substances illicites).

Tous les employés de Colt doivent se conformer aux lois et règlements nationaux et internationaux en matière de prévention et lutte contre la corruption et éviter toute forme de corruption. Lorsque la règle mise en place par Colt est plus stricte que la législation locale, le standard Colt s'appliquera toujours. Les employés ne doivent pas offrir ou accepter, directement ou indirectement, des rétro-commissions, des pots-de-vin, des dessous-de-table ou des paiements en espèces ou tout autre don de valeur afin obtenir un avantage ou un bénéfice inapproprié, comme par exemple remporter un contrat ou tout avantage commercial, obtenir des informations d'initiés ou influencer l’attribution d'un appel d'offres.

"Tout autre don de valeur" peut inclure un objet, une faveur, un service, de l'argent ou un équivalent en espèces, un évènement, un cadeau, un bien ou toute autre chose, y compris un don caritatif, le parrainage d'un événement, une contribution politique et un emploi ou un stage, qu'il soit payé personnellement ou par l'entreprise. Même si le paiement considéré comme prohibé est exigé par un agent de la fonction publique, il ne sera pas effectué.

Voici quelques exemples (liste non-exhaustive) de scénarios pour lesquels il pourrait y avoir un risque de corruption et auxquels un employé de Colt pourrait être confronté :

  • une demande de contribution au parti politique ou à l'organisation caritative préférée d’un fonctionnaire ou d'un partenaire commercial, même si aucun paiement n'a été effectué au bénéfice direct du fonctionnaire ou du partenaire commercial en question,
  • une offre d'emploi ou de stage à un proche d'un fonctionnaire ou d'un partenaire commercial - cela peut être considéré comme un pot-de-vin,
  • une invitation à un séjour de ski tous frais payés ou à un événement sportif majeur, ou
  • un évènement pendant les négociations de contrat, même si le coût est compris dans le budget

Note : est considéré comme un fonctionnaire, tout individu qui est un agent public élu ou nommé, employé par une agence ou une entité gouvernementale, ou employé par une société qui est détenue ou contrôlée par le gouvernement (par exemple une université publique, une société de télécommunications ou toute autre entité publique).

Tout incident de ce type concernant un employé dans le cadre de l'activité qu'il exerce ou espère exercer auprès d'un fournisseur doit être immédiatement signalé. Le fait de ne pas signaler un incident constitue une violation du présent Code de conduite et peut entraîner la mise en œuvre de procédures disciplinaires, conformément au droit du travail local. Pour éviter toute ambiguïté : toute demande de paiement ou de prépaiement, émanant d'un employé de Colt, d'un individu prétendant agir au nom de Colt ou d'un fournisseur, doit être immédiatement signalée, comme indiqué ci-dessous, au contact Colt désigné ou au Comité d’éthique de l’entreprise.

Les paiements de facilitation, qui sont de petits paiements effectués pour accélérer la réalisation d'une activité à laquelle le payeur a légalement droit (par exemple, libérer des marchandises détenues en douane, délivrer des permis ou obtenir un service téléphonique ou tout autre service nécessaire de la part d’un gouvernement ou d'une entité détenue ou contrôlée par un gouvernement), sont interdits.

Nous n'autorisons aucun employé à effectuer des paiements de facilitation au nom de Colt et nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que nos agents et autres intermédiaires n'effectuent pas de paiements de facilitation en notre nom. Si vous avez des doutes sur un paiement et que vous pensez qu'il pourrait être considéré comme un paiement de facilitation, n'effectuez le paiement que si le fonctionnaire ou le tiers peut fournir un reçu officiel ou une confirmation écrite de sa légalité. Si vous avez des doutes quant à la possibilité d'effectuer un paiement, consultez nous vous invitons à consulter le Comité d’éthique de l’entreprise.

La fraude est l’ensemble des agissements trompeurs utilisés pour obtenir un avantage injuste ou le consentement d’un tiers (ex: falsifier les biens ou services reçus sur une facture fournisseur). Le blanchiment d'argent est le fait d’utiliser le produit d'activité criminelle et de le faire apparaître comme légal. L'évasion fiscale est l'utilisation de méthodes illégales pour payer moins d'impôts ou pas d'impôt du tout.

Toute participation (soit par Colt, ses employés ou des intermédiaires impliqués dans des activités frauduleuses) à toute action frauduleuse, évasion fiscale ou blanchiment d'argent peut entraîner une perte de revenus importante pour Colt et peut résulter en de potentielles sanctions pour les administrateurs / employés de Colt. Il peut aussi mettre en péril la licence commerciale de Colt et entacher la réputation de Colt de manière irréparable.

Il est de notre devoir de veiller à ce que Colt respecte l’ensemble des règles, procédures, systèmes et contrôles requis par la législation et la réglementation européenne et locale en matière de lutte contre la fraude et de lutte contre l'évasion fiscale et le blanchiment d'argent. Toute suspicion d'activité frauduleuse, d'évasion fiscale ou de blanchiment d'argent, que ce soit par un employé de Colt ou un intermédiaire, doit être immédiatement signalée au Comité d’éthique. Toutes les suspicions d'activités frauduleuses présumées, d’évasion fiscale ou de blanchiment d'argent seront étudiées et des mesures seront prises le cas échéant.

Notre politique n'empêche pas les employés de distribuer ou de recevoir des cadeaux de valeur modeste ni d'offrir ou de recevoir des marques d’hospitalité dans des limites raisonnables et en lien avec notre activité (dîner, participation à des événements sportifs ou sociaux, etc.), sous réserve que les règles suivantes soient respectées:

Vous ne devez pas accepter des marques d’hospitalité, des cadeaux ou des services qui pourraient laisser penser à la personne les offrant qu’il pourra en tirer un bénéfice quelconque, directement ou indirectement. Vice versa, vous ne devez pas offrir des marques d’hospitalité, des cadeaux ou des services, directement ou indirectement et qui pourraient laisser penser au destinataire que Colt en tire un bénéfice.

Les marques d’hospitalité doivent permettre une occasion d'interaction substantielle dans le but d’améliorer la relation globale de Colt avec ses partenaires. Cadeaux et divertissements ne doivent pas être inappropriés et indécents (thèmes adultes, casinos, etc.) ou tellement uniques, inhabituels, luxueux ou offerts de manière fréquente que cela soulèverait des questions d'irrégularité.

Marques d’hospitalité en Europe et Asie (sauf  en Inde) ne devront pas dépasser un plafond de 150 € (ou équivalent en devise locale) par personne et par événement.  

Les marques d’hospitalité en Inde ne devront pas dépasser 150€ (ou équivalent en device locale) par personne et par événement.

Pour les événements impliquant des clients et fournisseurs du secteur public  ou ayant des liens gouvernementaux[1] (à l’exception des pays dans la liste ci-dessous[2]), les marques d’hospitalité ne devront pas dépasser 50€ par personne et par événement.

Vous pouvez donner ou accepter des marques d’hospitalité, y compris des repas ou des billets pour des événements sportifs, culturels, sociaux ou des spectacles, sous réserve de respecter les conditions suivantes :

  • Pour l’Europe et l’Asie (sauf en Inde), vous devez obtenir l'autorisation préalable du Comité d’éthique de l’entreprise si la valeur totale de la marque d'hospitalité offerte ou acceptée est supérieure à 150€ (ou équivalent) par personne et par évènement ou 50€ (ou équivalent) si des entités publiques ou gouvernementales sont concernées. D’une manière générale, des événements sportifs d'une valeur excessive sont peu susceptibles d'être approuvé par le Comité d’éthique, indépendamment de leur caractère unique (voir les détails du formulaire d’approbation préalable ci-dessous, page 11).
  • Pour l’Inde, vous devez obtenir l’autorisation préalable du sous-Comité de conformité pour l’Inde si la valeur totale de la marque d’hospitalité offerte ou acceptée est supérieure, en devise locale, à 50€ par personne et par évènement. Si cette valeur est supérieur à 150€, vous devez obtenir l’autorisation préalable du Comité d’éthique de l’entreprise (voir les détails du formulaire d’approbation préalable ci-dessous, page 11).

Exemple d’une marque d’hospitalité: Un budget de 420 euros (ou équivalent) pour trois personnes participant au même événement est acceptable et ne requiert pas d’accord préalable du Comité d’éthique puisque la somme n’excède pas la limite de 150€ (ou équivalent) par personne et par évènement.

Exemple d’approbation d’une marque d’hospitalité dans le secteur public: Un budget de 420 euros (ou équivalent) pour trois personnes incluant des clients/fournisseurs ayant des liens gouvernementaux et participant au même évènement n’est PAS acceptable et nécessite l’accord préalable du Comité d’éthique. Un budget de 150 euros (ou équivalent) pour ces mêmes trois personnes serait acceptable car la limite de 50€ (ou équivalent) par personne et par évènement ne serait pas dépassée.

Exemple d’approbation d’une marque d’hospitalité dans le sport : des billets pour assister à la finale ou demi-finale de compétitions sportives prisées (Jeux Olympiques, Coupe du Monde de rugby/football, Euro football, World Golf Championship / Coupe Ryder , Wimbledon, Rolland Garros etc.) sont considérés comme inappropriés et trop somptueux en raison du caractère unique de ces événements et il est improbable que le Comité d’éthique donne son accord. Cependant, des billets pour assister à des quarts de finale de ces mêmes événements seront considérés par le Comité d’éthique.

  • Toutes les marques d’hospitalité qui ne dépassent pas la limite autorisée nécessitent toujours l'approbation préalable de votre supérieur hiérarchique ou approbateur désigné.
  • Il est important de noter que la personne à l'origine de l'invitation doit participer également à la manifestation car l’objectif principal de cette sortie doit être de discuter affaires ou de renforcer une relation commerciale.
  • Si vous distribuez ou acceptez des billets alors que la personne à l'origine de l'invitation ne participe pas à la manifestation, la transaction sera alors considérée comme un cadeau et sera plafonnée à une valeur globale annuelle de 150€ ou 50€ (ou équivalent) pour les clients/fournisseurs du secteur public ou ayant des liens gouvernementaux, par année civile. La revente de billets est expressément interdite.
  • La revente de tickets est expressément interdite.
  • Si la monnaie de référence n’est pas l’euro, veuillez utiliser une valeur équivalente dans la devise locale.
  • Toute offre ou acceptation d’une marque d’hospitalité pendant le déroulement des négociations est interdite.

Note: En raison d’exigences locales plus restrictives, les marques d’hospitalité fournies aux clients gouvernementaux des pays suivants doivent toujours être approuvées par le Comité d’éthique, quelle que soit leur valeur: Hong Kong, Japon , Corée du Sud et États-Unis. Les rafraîchissements et collations proposés au bureau (thé/café/boissons sans alcool, sandwichs, salades etc.) ne sont pas considérés comme des marques d’hospitalité et ne requièrent pas l’autorisation préalable du Comité d’éthique.

Pour toute question sur la valeur ou le caractère permissible d'un cadeau ou d'une sortie, veuillez contacter le Comité d'éthique. Pour éviter toute ambiguïté, veuillez noter que les marques d’hospitalité comprennent les frais de bouche (boissons et nourriture).

Cadeaux –

Limite annuelle applicable aux cadeaux effectués en Europe et en Asie (sauf en India) est égale à 150€(ou l’équivalent en devise locale) au total.

Pour l’Inde, la limite annuelle applicable aux cadeaux d’hospitalité est de 50€ (ou l’équivalent en devise locale) au total.

Les cadeaux pour les clients/fournisseurs du secteur public ou ayant des liens gouvernementaux[3] (à l’exception des pays dans la liste ci-dessous[4]) ne devront pas dépasser  la limite annuelle de 50€ (ou équivalent) au total.

Dans toute l’Europe et en Asie (sauf en Inde), vous n'êtes pas autorisé à offrir ou recevoir des cadeaux ou gratifications d'une valeur supérieure à 150€ (ou valeur équivalente dans la devise locale) par exercice fiscal à/de toute personne ou entreprise (ou plusieurs personnes de la même entreprise) reconnue comme un fournisseur, client ou partenaire potentiel de Colt.

Cette limite est réduite à 50€ (ou équivalent) par exercice fiscal pour les clients/fournisseurs ou partenaires potentiels du secteur public ou ayant des liens gouvernementaux. Dans l'éventualité où vous souhaiteriez offrir ou recevoir un cadeau d'une valeur supérieure, veuillez demander au préalable l’autorisation au Comité d'éthique de Colt( voir les détails du formulaire d’approbation préalable ci-dessous, page 11). . 

Pour tous les cadeaux et gratifications en Inde, lorsque vous traitez avec un individu ou une entreprise (ou collectivement avec des individus au sein de la même entreprise) qui est un vendeur, client, fournisseur ou partenaire commercial actuel ou potentiel de Colt (autre que des fonctionnaires du gouvernement), si la valeur totale dépasse 50 EUR (équivalent en monnaie locale), par année civile, vous devez demander l'autorisation du sous-comité de conformité pour l'Inde. Si la valeur est supérieure à 150 EUR, vous devez obtenir l'approbation préalable du Comité de d’ethique de l'entreprise (voir les détails du formulaire d'approbation préalable ci-dessous, page 11).

Note : En raison d’exigences locales plus restrictives, tous les cadeaux offerts aux clients gouvernementaux des pays suivants doivent être autorisés au préalable par le Comité d’éthique, quelle que soit leur valeur: Hong Kong, Japon, Corée du Sud et États-Unis.

Qu’elle qu’en soit la valeur, il vous est interdit d'entreprendre les activités suivantes en tant qu'employé de Colt :

  • Donner ou recevoir de l'argent, des cadeaux, chèques ou autres fonds négociables équivalents à de l'argent.
  • Réclamer un cadeau, une faveur ou toute autre forme de traitement préférentiel.
  • Emprunter ou prêter de l'argent (hormis auprès d'un organisme de prêt, dans les conditions normales qui s'y rapportent).
  • Toute offre ou acceptation d’une marque d’hospitalité pendant le déroulement des négociations est interdite.

Avant de décider d’offrir ou d’accepter un cadeau, veuillez considérer si la divulgation de tous les détails relatifs à l’acceptation du cadeau affecterait d’une manière quelconque la réputation ou l’intégrité de Colt.

[1] Cette catégorie se réfère à toute personne qui est un fonctionnaire de l’état, élu ou nommé, toute personne employée par un organisme gouvernemental ou par une entreprise qui est détenue ou contrôlée par le gouvernement (université publiques, entreprise de télécommunications, ou tout autre entité appartenant à l'État, etc. ).

[2] Hong Kong, Japon , Corée du Sud et États-Unis

[3] Les clients/fournisseurs liés au gouvernement désignent tout individu qui est un représentant élu ou nommé du gouvernement, employé par une agence ou une entité gouvernementale, ou employé par une société qui est détenue ou contrôlée par le gouvernement (par exemple, une université publique, une société de télécommunications ou toute autre entité publique).

[4] Hong Kong, Japon , Corée du Sud et États-Unis

Type de client

Limite autorisée pour les marques d’hospitalité, par personne et par événement

Cadeaux – Limite annuelle

Clients/ fournisseurs du secteur public ou ayant des liens gouvernementaux

€50

€50

Tous les autres catégories de Client/fournisseur/partenaires potentiels en Europe et Asie (sauf en Inde)

 

€150

 

€150

Tout autre type de client/fournisseur/partenaire potentiel en Inde

 

€50

 

€50

Colt exige de ses employés une loyauté indéfectible envers l'entreprise. En contrepartie, Colt s'engage à témoigner loyauté et soutien à ses employés. Aucun employé n'est autorisé à exercer des activités commerciales qui entraînent ou seraient susceptibles d'entraîner un conflit avec les intérêts de la société. Un conflit d'intérêt peut survenir lorsqu'un employé est influencé par l'idée d'un gain ou d'un bénéfice pour lui-même ou un membre de sa famille. Si un conflit d'intérêt risque de survenir ou semble exister, il doit être évité et doit être déclaré. Les conflits d'intérêt peuvent prendre des formes très diverses. Le Code de conduite ne peut mentionner spécifiquement chacun d'entre eux. Vous trouverez ci-dessous des exemples de conflits d'intérêts qui doivent être évités:

 

  • Exercer toute activité en concurrence avec celles de Colt ou tirer un avantage personnel d'une relation avec un tiers qui fait ou tente de faire des affaires avec Colt;
  • Utiliser le temps ou les ressources de Colt pour son bénéfice personnel;
  • Recevoir personnellement de l'argent, des remises spéciales ou des cadeaux de tout client ou fournisseur de Colt, qui pourrait penser en tirer en avantage quelconque en contrepartie.
  • Travailler en tant qu'employé, consultant, dirigeant ou administrateur chez tout client, fournisseur ou concurrent de Colt sans avoir obtenu l'autorisation écrite préalable du Comité d’éthique.
  • Acquérir ou conserver tout intérêt financier dans les activités d'un client, fournisseur ou concurrent de Colt. Posséder des titres cotés en Bourse est cependant autorisé, à condition qu'ils ne vous permettent pas d'exercer une influence ou un contrôle sur la gestion de l'entreprise.
  • Superviser, examiner ou influencer l'évaluation professionnelle, l'embauche, le salaire ou les avantages de tout membre de sa famille chez Colt ou chez tout fournisseur ou client de Colt. Cela ne signifie pas pour autant que les employés ne sont pas autorisés à recommander la candidature de membres de leur famille à des postes chez Colt.

Colt prône la concurrence dynamique et néanmoins loyale, et soutient les propositions de lois appropriées en matière de concurrence. Nombre de pays interdisent toute collaboration avec les concurrents ou leurs représentants, ainsi que les activités qui ont vocation à freiner la concurrence. Ces pratiques sont passibles de sanctions pénales aussi bien pour vous que pour Colt.

 

Voici quelques exemples de pratiques interdites par la loi : 

 

  • Convenir avec un concurrent de toutes conditions de vente (ex : remises, prix, conditions de crédit, etc.), fixer les niveaux de production, se répartir les clients ou les territoires ou boycotter un client. 
  • Discuter ou tenter d'influencer les clients au regard des prix de revente.

 

Les lois sur la concurrence peuvent être enfreintes lors de conversations ou par un comportement qui peut paraître anodin,. C’est par exemple le cas, si le comportement ou la déclaration inappropriée:

 

  • a été faite lors d'une rencontre ou d’un évènement que ces comportements ou commentaires aient eu lieu lors d'une réunion d'affaires ou non, dans un cadre formel ou non;
  • a été faite à l’occasion d’une plaisanterie ou remarque faite à la légère;
  • a été faite par un employé junior ou un nouvel employé, l'ancienneté de la personne faisant la déclaration étant sans importance.

 

Si vous êtes le destinataire d'une déclaration suggérant une collaboration ou collusion, garder le silence ou s’abstenir de toute action explicite pour mettre Colt à l’écart de ces suggestions seraient interprétées comme un consentement implicite et pourrait donc exposer Colt et vous-même à des sanctions pénales pour violation des lois sur la concurrence.

 

Si vous soupçonnez qu'un(e) employé(e) de Colt a fait une déclaration suggérant une collaboration ou collusion avec un concurrent ou son représentant, ou si un(e) employé(e) ou un représentant d'un concurrent fait une telle suggestion à vous ou à un(e) autre employé(e) de Colt, veuillez contacter immédiatement le Comité d’éthique de l’entreprise.

Les fonctions que vous occupez peuvent vous amener à entrer en possession d'informations confidentielles.  Ces informations ne doivent ni être partagées avec des tiers, ni être exploitées à des fins personnelles. Vous ne pouvez pas négocier des titres sur la base d'informations privilégiées que vous avez reçues. Les informations confidentielles comprennent les informations client, les informations fournisseur, la connaissance de plans commerciaux ou de prévisions, les programmes de vente ou campagnes marketing, les listes de clients, les mesures ou stratégies juridiques ou réglementaires importantes, le lancement de nouveaux produits ou l'évolution des prix, les changements de direction, les dessaisissements ou les fusions/acquisitions.

Toutes les ressources électroniques de la société sont considérées comme des biens appartenant à Colt.  Vous êtes tenu d'utiliser ces ressources de manière responsable. Bien qu'une utilisation occasionnelle de ces biens à des fins personnelles soit tolérée sous réserve qu'elle ne nuise pas à la conduite des activités de Colt, une application fautive ou une perte de ces biens est interdite et passible de sanctions pénales.  

 

Vous devez protéger votre propre mot de passe, si vous en avez un, et vous ne devez en aucun cas accéder à des documents en empruntant l'identifiant d'un collègue. À moins d'y être autorisé, il vous est interdit de modifier des documents ou logiciels et les logiciels que vous utilisez doivent toujours provenir de fournisseurs agréés par la société. Seules les personnes autorisées ont le droit d'installer des logiciels. Dans la plupart des pays, les conseils ci-dessus viendront compléter d'autres recommandations concernant l'utilisation de ressources électroniques et autres biens de la société.

 

Il vous est interdit d'utiliser les biens de Colt pour accéder à des sites web inappropriés en particulier des sites pornographiques, des sites qui encouragent le terrorisme ou d'autres activités criminelles, contraires à l'éthique ou qui vont à l'encontre des valeurs de Colt.

Le Règlement Européen sur la Protection des Données (« RGPD »), les directives de l'UE et les lois locales assurent la protection, le transfert, le stockage et l'accès aux données personnelles des clients, des employés, des contacts et des autres individus. Afin de vous conformer à ces dispositions, vous devez vous familiariser avec notre procédure relative à la protection des données (‘Data Protection and Compliance Policy’) et toute autre procédure qui y est relative. Le cas échéant, des informations et des procédures spécifiques à votre fonction vous ont été transmises.

Colt s'efforce d'établir des relations durables et à long terme avec les agences gouvernementales nationales et locales, les médias et les investisseurs et a mis en place des processus pour gérer ces relations.

Si vous êtes contacté par un représentant d'une agence gouvernementale qui réclame un entretien, des documents ou des informations, vous devez immédiatement le signaler au représentant de pays ou au conseiller juridique responsable de votre division.

Sauf si vous êtes expressément autorisé à vous entretenir avec les médias ou les investisseurs, vous devez signaler toute sollicitation de la part des médias ou des investisseurs au représentant de pays ou au directeur de la communication d'entreprise.

L'intégrité de Colt dépend de la légitimité de ses transactions et de ses engagements commerciaux, qui doivent avoir être approuvés de façon appropriée et doivent être correctement documentés.

Tous les documents comptables, dossiers des employés, demandes de remboursement de frais des employés, formulaires de candidature et autres livres et registres d'entreprise doivent refléter précisément et équitablement toutes les transactions auxquelles ils se rapportent. Tous les employés de Colt sont responsables de s'assurer qu'ils ont obtenu l'autorisation adéquate pour chaque transaction et doivent la documenter. Tous les employés doivent s’assurer que les reçus, débours, écritures de journaux et registres similaires sont exacts. Ces documents doivent énoncer en toute lettre la raison et l'objectif de chaque transaction et être gardés en lieu sûr afin de se conformer à la procédure de rétention et de destruction des documents (‘Document Retention and Destruction Policy’). Il vous est interdit de passer des écritures fausses ou fictives dans l'un des livres ou registres de Colt ou de l'une de ses sociétés apparentées ou filiales.

 

Aucun paiement pour le compte d'une entité ne saurait être consenti ou effectué s'il est entendu, de manière explicite ou non, qu'une partie dudit paiement doive être utilisée à toute autre fin que celle décrite dans les documents de justification qui l'accompagnent.  Ainsi, tout accord encadrant le recrutement d'un agent commercial, d'un consultant ou d'un promoteur, ou encadrant le paiement d'une commission, doit se fonder sur une documentation qui reflète avec précision la véritable nature de l'accord conclu.  Les politiques applicables à la rétention d'agents et autres intervenants tiers sont présentées ci-dessous. 

 

Voici quelques exemples de transactions qui iraient à l'encontre du code de conduite commerciale:

 

  • Des paiements falsifiés ou non enregistrés dans les livres comptables de la société.
  • Des demandes de remboursement de frais qui n'ont pas été engagés dans le cadre des activités commerciales de Colt ou qui ne relèvent pas des politiques ou procédures de paiement de tels frais.
  • Des paiements effectués à l'aide de factures antidatées ou modifiées.
  • Toute transaction dont les factures ne présentent pas le véritable prix d'achat ou de vente de la transaction.
  • L'ouverture ou le maintien d'un compte bancaire pour Colt à un autre nom que celui de la société.

 

Colt ne créera ou ne gérera pas de fonds ou actifs secrets ou non déclarés.  Tout(e) employé(e) ayant connaissance de l'existence d'un fond ou d'un actif secret ou non déclaré doit immédiatement en faire part au Comité d’éthique de Colt.

Colt s'engage à attirer et retenir les meilleurs employés en s'appuyant sur des critères d'aptitude et de mérite ainsi qu’maximiser  autant que possible chaque occasion de partager la réussite de ses employés. Par le biais de ses systèmes d'informations et processus de conseil internes, Colt veille à assurer de l’efficacité des communications avec l'ensemble de son personnel. Colt s'attache à promouvoir une culture d'ouverture et d'honnêteté, dans laquelle chacun a le devoir de traiter son prochain convenablement, avec respect et considération en toutes circonstances.

Colt ne tolérera aucune forme de harcèlement ou d'intimidation. Le harcèlement sexuel et le harcèlement fondé sur la race, les convictions religieuses ou l'orientation sexuelle d'une personne sont inacceptables. Outre le fait que ces formes de harcèlement sont illégales dans la plupart des pays où Colt mène ses activités, un tel harcèlement a un effet déstabilisateur et est contraire aux valeurs de Colt. La discrimination pour des raisons d’'âge, de handicap, de sexe, de statut matrimonial, de grossesse/maternité, de race, de genre, d'orientation sexuelle, de convictions religieuses est inacceptable. Toute violation de ce principe donnera lieu à des mesures disciplinaires qui pourront aller jusqu'au licenciement. Les incidents de harcèlement ou de discrimination doivent être signalés à votre responsable des ressources humaines local.

Les éléments suivants sont quelques exemples de ce qui pourrait être perçu comme un comportement inacceptable et que vous devez éviter:

  • Contact physique non désiré, intrusion intempestive et harcèlement
  • Remarques importunes sur l'âge d’une personne , la manière de s’habiller, l'apparence , l’origine ethnique ou le statut marital
  • Envoi de sms ou courriels indésirables avec ou sans pièce jointe
  • Raconter ou faire circuler des blagues déplacées
  • Langage vulgaire, commérages , calomnie, répandre des rumeurs malveillantes
  • Pression inappropriée pour participer à des groupes politiques / religieux
  • Faire des remarques offensives ou abusives
  • Commentaires et actions personnellement insultants
  • Tous les abus de pouvoir, y compris les critiques injustifiées et persistantes
  • Menaces de violence verbale ou physique
  • Rétention délibérée de connaissances ou d'informations (sans raison valable)
  • Sabotage délibéré (ou entrave) de performance au travail
  • Crie ou autre comportement agressif
  • Fixer des objectifs irréalistes ou des délais impossibles, ou la sous-évaluation constante des efforts réalisés (sans raison valable)
  • Ridiculiser le travail des autres, leurs idées, leurs opinions, leur apparence ou comportement
  • Isolement délibéré des autres ou ignorer volontairement des individus
  • Ne pas coopérer afin de rendre quelqu'un mal à l'aise

 

Droits au travail  

Colt s'engage à respecter les droits humains fondamentaux exposés dans les huit conventions publiées en 1998 par l'Organisation Internationale du Travail (« OIT ») et exige que tous ses employés se conforment à tous les principes fondamentaux de l'OIT aussi bien dans leur conduite que dans l'exercice de leurs fonctions.

Ces conventions couvrent les domaines suivants :

  • la liberté d'association et la reconnaissance effective du droit à la négociation collective
  • l'élimination de toute forme de travail forcé ou obligatoire
  • l'abolition effective du travail des enfants
  • l'élimination de la discrimination en matière d'emploi et de profession

Par ailleurs, Colt est déterminé à s’assurer que la société, et ses fournisseurs :

  • Offrent un environnement de travail sûr et sain à leur personnel et leurs sous-traitants
  • S’assurent que tous leurs employés et tous les employés de leurs sous-traitants travaillent de manière légale dans le pays où les services sont fournis
  • S'engagent à respecter des pratiques professionnelles équitables, notamment la liberté pour les employés d’appartenir à un syndicat de leur choix, le paiement d’une rémunération au moins égale au salaire minimum en vigueur si une telle règlementation existe ou une rémunération décente dans le cas où il n’existerait de minimum légal en matière de salaire
  • Fournissent un mécanisme d’alerte et de recueil des signalement, confidentiel et sécurisé, permettant aux employés de soulever des griefs

Colt est déterminé à s'assurer que la société, et ses fournisseurs, interdisent le recours à l’esclavage, le travail forcé ou servile et le travail des enfants. Particulièrement, les fournisseurs de Colt devront s’assurer qu’aucune forme d’esclavage et de traite de personnes ne soit pratiquée à quelque niveau ou étape que ce soit dans leur entreprise ou dans leur chaîne d'approvisionnement. Colt s’engage à fournir une déclaration en ce sens si cette formalité était requise en vertu de la Loi sur l'esclavage moderne

Vous avez pour obligation d'effectuer votre travail dans le respect des règles de sécurité et de ne nuire en aucun cas aux autres ou à vous-même. Toutes les situations potentiellement dangereuses pour la sécurité ou la santé peuvent être signalées à l'équipe en charge de ces questions par le biais du système de rapport d'incident du portail Santé et sécurité disponible sur l'intranet. Vous êtes tenu de vous conformer à l'ensemble des réglementations applicables en matière de santé, de sécurité et d'environnement.  Ces réglementations varient d'un pays à l'autre ; vous devez identifier les règlements applicables et les respecter.

Les employés désignent occasionnellement des tiers (mandataires, représentants commerciaux, consultants, etc.) pour agir au nom de Colt. Tout employé impliqué dans la rétention d'un tiers est tenu de s'assurer que les mesures de protection appropriées ont été mises en place afin de veiller à ce que ledit tiers se conforme au présent code de conduite ainsi qu'à l'ensemble des lois applicables.  Tous les contrats passés avec des tiers doivent être vérifiés et approuvés au préalable par le conseiller juridique compétent de Colt. 

Aucune entité commerciale, entité ou employé de Colt n'est autorisé(e) à verser des fonds appartenant à Colt ou à fournir des installations ou services de Colt à tout parti politique, ou à toute personne titulaire d'une charge publique ou à un candidat à une telle charge, ou en faveur de toute campagne ou référendum, mis à part s'il/si elle y est autorisé(e) au préalable et par écrit par le conseil d'administration de Colt Group Holdings Limited. .

Vous ne devez pas agir de manière contraire à la politique de l'entreprise, et n'êtes pas autorisé à inciter un autre employé ou une autre personne agissant pour le compte de Colt à commettre une infraction.  Par ailleurs, si vous soupçonnez une conduite ou une transaction contraire au présent code de conduite ou si vous en avez connaissance, vous devez en informer immédiatement votre supérieur hiérarchique ainsi que le Comité d'éthique de l'entreprise et/ou la ligne éthique de Colt (voir les coordonnées en page 11 et 12).

Tout défaut de signalement d'une violation connue peut vous exposer à une sanction disciplinaire.  Toutes les déclarations doivent être honnêtes, exactes et faites de bonne foi. Les personnes faisant part en toute bonne foi de leurs soupçons de violation ne pourront subir de représailles. Toutes les déclarations des personnes signalant des conduites non conformes seront, dans la mesure du possible, traitées en toute confidentialité. 

Les violations de toutes politiques décrites dans ce Code de conduite ou de toute autre politique applicable au sein de Colt, pourront entraîner des mesures disciplinaires. Selon les circonstances, y compris la nature et la gravité de la violation, ces mesures disciplinaires pourront aller jusqu'au licenciement.

Tous les employés devront confirmer qu'ils ont lu ce code de conduite et qu'ils acceptent de s'y conformer dans le cadre de leur travail. Ce code de conduite ne se substitue pas aux lois et réglementations en vigueur auxquelles il est soumis. Il est de votre responsabilité de connaître et de comprendre les dispositions du code de conduite.

Le président du sous-comité de conformité pour l'Inde fait rapport au président du comité de d’éthique des entreprises, à la suite de violations présumées de la politique d'hospitalité et de cadeaux, dès que le sous-comité de conformité pour l’Inde est informé de la demande.

Le responsable des ressources humaines chargé de la remise des documents d'admission doit vous soumettre ce code de conduite pour signature. Vous êtes priés de confirmer que vous avez lu, compris et sont en conformité avec le code de conduite et que vous êtes d'accord que, comme condition de votre emploi, vous allez respecter le code de conduite. L’absence de confirmation n’a pas d’influence sur l'applicabilité des dispositions du code.

En cas de doute sur l'interprétation du présent code ou de son applicabilité, veuillez contacter le Comité d'éthique de l'entreprise, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Vous pouvez également contacter ce comité pour toute violation suspectée de ce code ainsi que pour toute question ou interprétation s'y rapportant.

Le Comité d'éthique de l'entreprise (Corporate Compliance Committee) est responsable de la gestion et de l'application de ce code de conduite.  Lorsque cela est nécessaire, le Comité d'éthique de l'entreprise agit en consultation avec les autres membres de la direction. Le Comité d'éthique est placé sous la responsabilité du comité d'audit du conseil d'administration de Colt Group Holdings Limited .

Ses membres du Comité d'éthique de l'entreprise et du sous-comité de conformité pour l'Inde sont joignables par e-mail, par téléphone et par écrit ; leurs coordonnées complètes figurent à la fin du présent code. L'ensemble des employés et personnes agissant pour le compte de Colt sont invités à contacter le Comité d'éthique de l'entreprise et/ ou du sous-comité de conformité pour l'Inde à chaque fois qu'ils jugent bon de le faire.  La ligne éthique de Colt a été mise en place afin d'offrir aux employés un autre moyen de signaler des incidents sous couvert d'anonymat.

Le Président du Comité d’éthique devra notifier dans les plus brefs délais le président du comité d’audit et le président du Conseil d’administration, des manquements allégués au Code de Conduite listés ci-après :

  • Incidents pouvant entrainer pour Colt des risques en matière de réputation, juridique, réglementaire, de conformité ;
  • Incidents pouvant constituer une faute grave autorisant un licenciement pour faute, tel qu’en cas de vol ou violence ;
  • Toute question pouvant avoir une incidence significative sur les états financiers ;
  • Toute activité criminelle ;
  • Toute allégation contre un membre de l'équipe de direction ;
  • Toute allégation ou incident grave similaire.

Le Comité de d’éthique d'entreprise peut être contacté de la façon suivante:

  • En écrivant à The Corporate Compliance Committee, c/o The Company Secretary, Colt

Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH

Le sous-comité de conformité pour l'Inde peut être contacté :

  • En envoyant un courriel à IndiaComplianceSubcommittee@colt.net.
  • En écrivant au président du sous-comité de conformité pour l'Inde, a/s Senior Counsel, India GC team, Colt Technology Services India Private Limited, Floor 1-4, Building no.4, Candor SEZ, Sector 48, Gurgaon, Haryana, 122002, Inde.

Les employés sont tenus de soumettre les formulaires de cadeaux et d'hospitalité sur le portail IT Service Now (https://coltit.service-now.com/sp?id=index) lorsqu'ils demandent l'approbation préalable des membres du Comité, avant de donner ou de recevoir des cadeaux ou des marques d'hospitalité conformément au Code de conduite (ou de déclarer au moment de recevoir le cadeau ou la marque d'hospitalité).

Le service Business Ethics Line est un service confidentiel où vous pouvez parler de vos préoccupations concernant toutes les violations du Code de conduite.

Le service Business Ethics Line est fourni par Safecall (une organisation indépendante de Colt) et il est gratuit, confidentiel et disponible 24/7 à l’ensemble du personnel de Colt. Veuillez noter que les appels à l'intérieur de Dalian seront facturés au tarif local.

Les signalements doivent être véridiques, précis et réalisés de toute bonne foi. Dans la plupart des pays Colt, vous pouvez effectuer un signalement de manière anonyme. Dans certains pays, les signalements anonymes ne sont pas autorisés, on vous demandera alors votre nom, mais ces informations resteront confidentielles.

Vous pouvez joindre le service d’appel Colt Business Ethics Line en appelant les numéros gratuits suivants :  

Autriche            00 800 7233 2255

Belgique           00 800 7233 2255

Dalian               4008 833 405*

Danemark         00 800 7233 2255

France              00 800 7233 2255

Allemagne        00 800 7233 2255

Hong Kong       3077 5524

Inde                  000 800 440 1256

Irlande              1800 812740

Italie                 00800 7233 2255

Japon               0120 921067

Luxembourg      00 800 7233 2255

Pays-Bas          00 800 7233 2255

Portugal            00 800 7233 2255

Romanie           372 741 942

Singapore         800 448 1773

South Korea      001 800 7233 2255 (Korea Telecom)

                        002 800 7233 2255 (DACOM)

Espagne           00 800 7233 2255

Suède               0850 252 122

Suisse              00 800 7233 2255

Roayume-Uni    0800 915 1571

États-Unis         1 866 901 3295

*Vous serez facturé au tarif local pour passer un appel.

Ce document sur le code de conduite des affaires est la propriété du président du Comité de d’éthique de l’entreprise.