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Les 5 règles de base du partage de fichiers

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Par Sam Liu

 

Le partage de fichiers en ligne est l’un des moyens les plus rapides pour gagner en productivité. Dans un contexte de mobilité croissante des collaborateurs et de multiplication des périphériques utilisés pour accéder aux informations des entreprises, le partage de fichiers est en passe de devenir la nouvelle norme en matière d’accès aux données.

Mais cela n’est pas sans risque. Pourquoi ? Sans contrôle des solutions de partage de fichiers utilisées par leurs collaborateurs, les entreprises s’exposent à des risques tels que la perte de données, ou plus grave encore, à un accès non autorisé à leurs informations stratégiques.

Voici donc cinq règles de base pour vous assurer que la solution de partage de fichiers que vous utilisez garantit la protection et la sécurité de vos données stratégiques :

1Une prise en charge étendue des périphériques – Votre solution de partage de fichiers doit prendre en charge tous les périphériques que souhaitent utiliser vos collaborateurs. C’est le moyen pour eux d’accéder aux données librement et en toute circonstance. Les meilleures options de partage de fichiers assurent la prise en charge de tous les périphériques mobiles et permettent l’édition intégrée des fichiers Microsoft Office sur les tablettes et téléphones mobiles. En minimisant l’utilisation d’applications mobiles tierces, le risque de fuite de données est réduit.

2. Un niveau élevé de sécurité – La sécurité des données doit être au centre de votre solution de partage de fichiers sans pour autant restreindre l’utilisation de ces données. Cette solution doit assurer la protection des données contenues dans les documents tout au long de leur cycle de vie, notamment via le cryptage des données en transit, au cours d’une session de partage et sur les périphériques, et ce, quel que soit l’emplacement de stockage des fichiers utilisateur. Elle doit également faire appel aux meilleures pratiques de gestion de la rotation et du stockage des clés d’authentification, en offrant notamment une authentification à deux facteurs, un service de prévention des fuites de données et une fonction d’effacement des données des périphériques.

3. Un contrôle précis – Pour tirer le meilleur parti de votre solution de partage de fichiers, vos équipes et vous-même devez bénéficier du niveau de contrôle nécessaire à l’accès aux projets, dossiers et fichiers, ainsi qu’aux périphériques utilisés. Une solution professionnelle de partage de fichiers doit garantir un contrôle total des groupes d’utilisateurs et de leurs droits d’accès, et aussi des autorisations de partage, de synchronisation et de liens publics. Une fonctionnalité de reporting détaillé garantit le contrôle de la conformité, tout en assurant un environnement convivial et intuitif.

4. Aucun risque d’interruption – Votre solution de partage de fichiers doit être disponible en continu. Pour réduire les risques d’interruption de service, de baisse des performances ou d’infection par des programmes malveillants, optez pour un service de partage de fichiers dont le fournisseur détient et exploite des data centres géo redondants. Privilégiez les data centres locaux. Vos données sont stockées dans un périmètre donné pour un meilleur contrôle et une confidentialité accrue de vos informations.

5. Une approche orientée utilisateur – Pour vous offrir une valeur ajoutée optimale, la solution de partage de fichiers doit se trouver au cœur des process de votre entreprise. Les meilleures solutions de partage de fichiers s’utilisent de manière intuitive, sans nécessiter de formation ni d’assistance. Elles aident surtout vos collaborateurs à devenir plus productifs. Elles offrent des fonctionnalités telles que des tableaux de bord de projets, une synchronisation automatique avec les dossiers de votre choix (qu’ils se trouvent sur un périphérique, un ordinateur portable ou un serveur de fichiers), l’ajout de commentaires et des notifications. Elles intègrent également un service de contrôle des versions pour éviter la perte d’importantes modifications, un outil de recherche intégré pour retrouver rapidement les fichiers et même un portail de collaboration personnalisable à la marque de l’entreprise.

 

Une solution sécurisée de partage de fichiers favorise la productivité des collaborateurs et, de ce fait, de l’entreprise. Ne cherchez plus : la solution File Sharing and Collaboration de Colt, basée sur Soonr Workplace, respecte ces cinq règles de base, et bien plus encore. N’attendez pas pour en savoir plus.

Sam Liu est Vice-président du Marketing pour les solutions Soonr et expert dans le domaine des technologies mobiles, Cloud et d’entreprise. Il est titulaire d’un diplôme en Informatique et d’un MBA.

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