Partager vos fichiers ? Oui mais pas avec n’importe qui …

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Parce qu’il présente de nombreux avantages, le partage de fichiers est de plus en plus utilisé dans les entreprises. La montée en puissance de services de partage de fichiers tels que DropBox, Soonr Workplace, Box.Net ou Google Drive offre différents niveaux de commodité aux PME qui souhaitent travailler et collaborer avec des fichiers et des documents Office, partager et synchroniser des données ou des répertoires entiers. Les collaborateurs peuvent ainsi très facilement utiliser en même temps des documents sur plusieurs ordinateurs, tablettes ou téléphones.

Le partage de fichiers améliore aussi la résilience. Si un ordinateur local connaît une panne, les copies distantes des fichiers sont toujours disponibles. De plus, certains services incluent le contrôle des versions, qui assure la protection contre la corruption ou la suppression accidentelle de contenu.

Pourtant, partager des fichiers peut parfois générer aussi des problèmes et des risques!

• Manque d’homogénéité. La décision d’utiliser un service de partage de fichiers est souvent prise par des personnes qui créent leur propre compte isolé. Sans que cela soit un problème, la gestion peut s’avérer compliquée si un partage fréquent de documents est nécessaire.

• Fuite de données ou intrusion. Lorsqu’un document Office est partagé, il devient difficile de savoir avec précision qui peut y accéder à distance ou dans quelle mesure les appareils – ordinateurs, tablettes, téléphones, etc. -sont sécurisés.

• Difficultés de sauvegarde. Il est possible que les fichiers stockés dans un dossier partagé sur un ordinateur local ne soient pas automatiquement sauvegardés. Si, par mégarde, un fichier est supprimé, il disparaît de tous les emplacements où il a été partagé.

Pour consulter mon précédent billet « Clouds sauvages » : l’entreprise en danger, cliquez ici.

Que peuvent alors faire les entreprises ?

Du fait des avantages évidents que présente le partage de fichiers, empêcher son utilisation serait contre-productif. Pour que les services de partage de fichiers soient utilisés à moindre risque et éviter d’attendre qu’un accident ne se produise, les entreprises peuvent mettre en place des mesures. Par exemple, la décision d’utiliser tel ou tel service doit être prise au niveau de l’entreprise, par souci d’harmonisation. De même, la sensibilisation des utilisateurs est primordiale. Il est par exemple recommandé que :

• Certains fichiers ou répertoires partagés soient protégés par mot de passe ou cryptés ;

• Les dossiers partagés contiennent uniquement des fichiers devant être partagés ;

• Les partages de fichiers soient passés en revue et supprimés, idéalement automatiquement, après un certain temps.

En résumé, il est recommandé de privilégier impérativement les services qui :

• Sont dès l’origine conçus pour le travail en équipe et non pas pour une utilisation personnelle.

• Comportent un contrôle avancé des versions.

• Permettent de contraindre finement la validité d’un partage (Par utilisateur, par mot de passe, par limitations temporelles).

Dans le même temps, des outils de centralisation de la sauvegarde des fichiers partagés commencent à être proposés. L’offre en la matière va très certainement se développer rapidement.

À l’image de nombreux autres domaines technologiques, le partage de fichiers peut être une arme à double tranchant. En mettant en œuvre des mesures simples, les PME bénéficient des avantages de ces services sans s’exposer à des risques.

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