Codice di Condotta Aziendale
Il nostro modo di fare business
Introduzione:
Fare la cosa giusta
Colt vanta un’eccellente reputazione agli occhi di clienti, dipendenti, azionisti e partner commerciali. Ognuno di noi deve assumersi la responsabilità di tutelare e migliorare tale reputazione e il presente Codice di Condotta Aziendale vi aiuta a comprendere il vostro ruolo nel seguire gli elevati standard di condotta che Colt si impegna a mantenere. La conformità è alla bas edel nostro successo: in Colt è fondamentale fare la cosa giusta.
1. Panoramica
Colt si impegna al rispetto degli standard legali ed etici più elevati. La nostra politica non mira soltanto a rispettare alla lettera le direttive imposte dalla legge. Al contrario, è rivolta a promuovere e mantenere viva una vera e propria cultura dell’ottemperanza alle leggi, alle regole e alle normative durante le nostre attività commerciali.
Ogni dipendente e soggetto che agisca in nome di Colt abbia la responsabilità di osservare e rispettare le leggi, le regole, le sanzioni, le normative vigenti e gli standard aziendali di condotta e cortesia comunemente accettati. Dobbiamo garantire che la nostra condotta dia sempre il buon esempio e deve essere evitata anche solo un'errata supposizione di illecito. Tutti i dipendenti Colt e le persone che agiscono per Colt devono dimostrare un alto livello di condotta personale e professionale nei rapporti con clienti, fornitori, enti normativi e altri parti interessate, tra cui onestà, integrità, responsabilità personale e professionalità.
Qualsiasi comportamento che danneggi la reputazione di Colt è vietato. Colt si riserva il diritto di intraprendere qualsiasi azione opportuna nelle seguenti situazioni:
- comportamenti o azioni del dipendente al di fuori dell'orario o del luogo di lavoro, che possano discreditare Colt o danneggiarne materialmente gli interessi;
- comportamenti o azioni che possano creare un ambiente ostile o intimidatorio durante l’orario di lavoro e nella conduzione di affari fuori dagli uffici di Colt;
- comportamenti che potrebbero avere un effetto negativo sulla capacità di una persona di svolgere adeguatamente le proprie mansioni lavorative;
- comportamenti criminali (ad esempio, l'uso di droghe illegali). Colt adotta un approccio di tolleranza zero nei confronti dell'uso di droghe illegali.
2. Anticorruzione: divieto di tangenti, bustarelle e rimborsi
Tutti i dipendenti Colt devono rispettare la legislazione anticorruzione ed evitare ogni forma di corruzione. Laddove lo standard Colt sia più rigoroso della legislazione locale, lo standard Colt sarà sempre applicato.
I dipendenti non devono offrire o accettare, direttamente o indirettamente, tangenti, bustarelle o pagamenti in contanti o qualunque oggetto di valore per assicurarsi un vantaggio o beneficio improprio; come ottenere contratti, informazioni privilegiate, accelerare o influenzare in altro modo la concessione di un'approvazione normativa (ad esempio, il permesso di costruire) o influenzare le caratteristiche di appalti.
Per "qualunque oggetto di valore" si intende qualsiasi bene, favore, servizio, denaro o equivalente in denaro, intrattenimento, regalo, proprietà o qualsiasi altra cosa. Il pagamento proibito non va effettuato anche se sia richiesto da un funzionario pubblico.
Di seguito sono riportati alcuni esempi (ma non un elenco esaustivo) di scenari di rischio di corruzione che un dipendente Colt potrebbe incontrare:
- una richiesta di contributo a un partito politico di un funzionario pubblico o all'ente di beneficenza preferito di tale funzionario o di un partner commerciale (offerta indiretta di un equivalente in denaro);
- un'offerta di lavoro o un tirocinio a un parente di un funzionario pubblico o di un partner commerciale (offerta indiretta di qualcosa di valore);
- un invito a un viaggio tutto compreso o a un importante evento sportivo (accettazione diretta di un regalo o di intrattenimento);
- intrattenimento durante la negoziazione di un contratto, anche se il costo in questione rientri nel budget (accettazione diretta di intrattenimento);
- azioni compiute da terzi che agiscono in qualità di intermediari tra cui richieste di pagamento anticipato senza giustificazione e fattura (offerta indiretta).
Ai dipendenti, agli agenti, ai fornitori e agli altri intermediari di Colt è severamente vietato effettuare pagamenti agevolati (ossia pagamenti che accelerano, anziché influenzare, un risultato, ad esempio lo svincolo di merci dalla dogana, il rilascio di permessi edilizi o di autorizzazioni normative). Colt non richiede mai pagamenti anticipati al solo scopo di accelerare la fornitura o la consegna di servizi.
Qualsiasi non conformità effettiva o sospetta da parte di dipendenti, fornitori, agenti o chiunque dichiari di agire per conto di Colt deve essere segnalata immediatamente: come effettuare una segnalazione. La mancata segnalazione costituisce una violazione del presente Codice di Condotta Aziendale e può comportare procedure disciplinari.
Lotta alle frodi, all'evasione fiscale e al riciclaggio di denaro
- La frode è un inganno criminale o l'uso di false dichiarazioni per ottenere un vantaggio ingiusto (es: falsificazione dei beni o servizi ricevuti su una fattura di un fornitore).
- Il riciclaggio di denaro è il processo di ricevere dei proventi di attività criminose, facendoli apparire legali.
- L'evasione fiscale è l'uso di metodi illegali per pagare meno tasse o non pagarne affatto.
Qualsiasi coinvolgimento con soggetti coinvolti in attività fraudolente, in evasione fiscale o riciclaggio di denaro è severamente vietato.
È nostro dovere garantire che Colt si conformi ai processi, procedure, sistemi e controlli richiesti dalla normativa e la regolamentazione (EU e nazionale) relativi alla prevenzione delle frodi, dell'evasione fiscale e del riciclaggio di denaro. Qualsiasi sospetto di attività fraudolenta, evasione fiscale o riciclaggio di denaro, sia da parte di un impiegato di Colt o di un terzo, deve essere segnalato immediatamente: come effettuare una segnalazione.
3. Ospitalità e omaggi
Colt non impedisce ai dipendenti di offrire o ricevere omaggi di modesto valore né ospitalità legata all’attività lavorativa nella misura in cui sia ragionevole (ad es.: cene o partecipazione a eventi sportivi o sociali) purché ciò avvenga nel rispetto delle seguenti linee guida:
- Non bisogna accettare alcuna forma di ospitalità, regalo o un servizio, direttamente o indirettamente, che possa indurre chi la offre a pensare che ne trarrà qualche beneficio.
- Non si deve offrire alcuna forma di ospitalità, regalo o un servizio, direttamente o indirettamente, che possa indurre il ricevente a pensare che Colt ne trarrà qualche beneficio.
- È severamente vietato offrire regali e intrattenimenti inappropriati (ad esempio, temi per adulti, visite ai casinò, ecc.).
- Regali o ospitalità unici, insoliti, frequenti o lussuosi possono sollevare questioni di scorrettezza. Esempio: biglietti per assistere alle finali o alle semifinali di eventi sportivi di grande prestigio.
Ospitalità
L'ospitalità non deve superare i seguenti importi in euro (o in valuta locale equivalente):
| Hong Kong, South Korea, Japan, USA | €150 | €0 |
| India | €50 | €0 |
| All other Colt countries | €150 | €50 |
Qualsiasi ospitalità che superi queste soglie richiede l'approvazione preventiva del Comitato etico o del Comitato di governance DCS: come effettuare una segnalazione.
L'ospitalità entro queste soglie richiede l'approvazione preventiva del manager di linea/titolare del centro di costo o di un altro responsabile designato ai sensi della Colt Authorities Matrix.
Attenzione:
- Non è consentito offrire o accettare ospitalità mentre sono in corso trattative contrattuali.
- I rinfreschi leggeri, ad esempio tè, caffè, spuntini leggeri, durante gli incontri di lavoro con terzi del settore pubblico o privato non sono considerati ospitalità aziendale e non richiedono l'approvazione ai sensi della presente politica.
- La persona che offre l'ospitalità deve partecipare all'evento con il destinatario e lo scopo principale della partecipazione deve essere quello di discutere di affari o di avviare una relazione commerciale. Se si offre o si accetta l'ospitalità senza partecipare all'evento, la transazione è considerata un regalo ed è soggetta alle soglie dei regali indicate di seguito.
- La rivendita di biglietti è espressamente vietata.
- È improbabile che gli eventi sportivi di alto livello e di valore eccessivo vengano pre-approvati dal Comitato etico o dal Comitato di governance DCS.
- All'ospitalità si applica la seguente regola della successione ravvicinata.
Omaggi
Gli omaggi non devono superare i seguenti importi in euro (o in valuta locale equivalente):
| Hong Kong, South Korea, USA | €150 | €0 |
| Japan | €150, or for gifts of flowers to corporations (not individuals) to celebrate significant events: €450 | €0 |
| India | €50 | €0 |
| All other Colt countries | €150 | €50 |
Qualsiasi omaggio che superi queste soglie richiede l'approvazione preventiva del Comitato etico o del Comitato di governance DCS: come effettuare una segnalazione.
Gli omaggi entro queste soglie richiedono l'approvazione preventiva del manager di linea/titolare del centro di costo o di un altro responsabile designato ai sensi della Colt Authorities Matrix.
Indipendentemente dal valore, non è consentito intraprendere nessuna delle seguenti attività in relazione al vostro status di dipendenti di Colt:
- Offrire o accettare regali mentre sono in corso trattative contrattuali.
- Dare o ricevere denaro contante, regali equivalenti al denaro contante (ad esempio, voucher), assegni o altri fondi negoziabili.
- Sollecitare omaggi, favori o altre forme di trattamento preferenziale.
- Prendere in prestito o prestare denaro (se non da un'entità che si occupa di prestiti, alle normali condizioni generalmente disponibili).
Nel decidere se fare o ricevere un omaggio, valutate se la divulgazione dei dettagli completi possa danneggiare in qualche modo l'integrità o la reputazione di Colt. Alle donazioni si applica la regola della successione ravvicinata.
Successione ravvicinata
Se l'ospitalità o gli omaggi sono offerti o ricevuti dallo stesso cliente/fornitore in successione ravvicinata (nell'arco di tre mesi), il valore complessivo offerto o ricevuto in tale periodo sarà esaminato dal Comitato etico o dal Comitato di governance DCS. Le richieste di approvazione possono essere rifiutate se il valore complessivo supera le soglie.
Qualsiasi domanda relativa al valore, alla pre-approvazione o all'ammissibilità di omaggi o ospitalità deve essere segnalata a Colt: come effettuare una segnalazione.
4. Conflitto d’interessi
Colt richiede ai propri dipendenti di dimostrare la massima fedeltà commerciale nei confronti dell'Azienda, che a sua volta si impegna ad agire con lo stesso grado di lealtà e a fornire il dovuto sostegno ai propri dipendenti. I dipendenti non dovranno essere coinvolti in alcuna attività commerciale che possa causare o che sia ritenuta possibile causa di conflitto d'interessi per l'Azienda. Un conflitto di interessi può sorgere quando un dipendente è influenzato da dalla possibilità di ricevere un vantaggio o beneficio per sé o per un familiare. Nel caso in cui possa sorgere o apparire un conflitto di interessi, nonostante i migliori sforzi per evitarlo, è imperativo che il conflitto venga prontamente comunicato al proprio manager e al Comitato etico o al Comitato di governance DCS: come effettuare una segnalazione.
Per facilitare il processo di divulgazione, fare riferimento alla dichiarazione contenuta nel seguente link: Conflicts of Interest_ Employee Declaration Form.pdf. Compilare la dichiarazione e inviarla via e-mail al proprio manager e alle Risorse Umane locali. I conflitti di interesse assumono molte forme. I seguenti esempi sono un elenco non esaustivo di conflitti di interesse che devono essere evitati:
Conflicts of interest take many forms. The following examples are a non-exhaustive list of conflicts of interest that must be avoided:
Impiego secondario
I dipendenti Colt che desiderano lavorare anche come dipendenti o consulenti per un'altra azienda devono richiedere l'autorizzazione preventiva dell'Ufficio Risorse Umane e del proprio manager, presentando la dichiarazione accessibile qui, per assicurarsi che ciò non crei conflitti di interesse e non indebolisca la loro capacità di svolgere il proprio ruolo in Colt. Se si verifica un conflitto o se vi è un rischio per lo svolgimento del proprio ruolo in Colt, il dipendente non deve svolgere il ruolo di consulente al di fuori di Colt. Qualsiasi domanda relativa a un'occupazione secondaria potenziale o attuale deve essere sottoposta alle Risorse Umane.
Attività in proprio/in società
I dipendenti che gestiscono o desiderano avviare un'attività in proprio o in partnership devono richiedere l'autorizzazione preventiva dell'Ufficio Risorse Umane e del proprio responsabile, presentando la dichiarazione accessibile qui. L'attività in proprio o in società non deve interferire o entrare in conflitto con i doveri del dipendente nei confronti di Colt. Tuttavia, se si verifica un conflitto, il dipendente deve informare le Risorse Umane e il proprio manager.
Incarichi Direttivi Esterni
Un dipendente che ricopra o desideri ricoprire posizioni direttive esterne deve chiedere preventivamente l'autorizzazione all’Ufficio Risorse Umane e al proprio manager, con la presentazione della dichiarazione accessibile qui, per assicurarsi che tale posizione eviti conflitti e che l’incarico direttivo in questione non interferisca con i doveri dei dipendenti nei confronti di Colt. In caso di conflitto, il dipendente deve informare l’Ufficio delle Risorse Umane e dimettersi immediatamente o non proseguire con l’incarico direttivo esterno. Qualsiasi dipendente sottoposto a un controllo sui precedenti sarà sottoposto automaticamente ad un controllo relativo ad incarichi direttivi esterni, che evidenzierà eventuali incarichi direttivi in corso.
5. Concorrenza leale
Colt crede fermamente nella concorrenza attiva seppur leale e promuove la creazione di leggi adeguate ed eque che stimolino la concorrenza.
Molti paesi vietano la collaborazione con i concorrenti o con i rappresentanti dei concorrenti nonché altre attività volte a ridurre la concorrenza. La partecipazione a tali attività può comportare sanzioni penali sia per i dipendenti sia per Colt. Ecco alcuni esempi di comportamenti non ammessi:
- Discutere con un concorrente la fissazione di termini di vendita ad es.: sconti, prezzi, termini di credito ecc., la fissazione di livelli di produzione, suddivisione di clienti o territori nonché il boicottaggio di eventuali clienti.
- Discutere di o tentare di influenzare i clienti in merito ai prezzi di rivendita.
Le leggi sulla concorrenza possono essere violate in conversazioni o con un comportamento che può apparire innocuo. Per esempio, se la condotta o dichiarazione vietata:
- è stata fatta in un'occasione sociale. Nota bene: è irrilevante che la dichiarazione non sia stata fatta in un incontro di lavoro o in un ambiente formale;
- è stata fatta come uno scherzo o un'osservazione a cuor leggero;
- è stata fatta da un dipendente di basso livello. Nota bene: l'anzianità della persona che effettua la dichiarazione è irrilevante.
Se siete i destinatari di una dichiarazione che suggerisce una collaborazione o una collusione e rimanete in silenzio, o non intraprendete alcuna azione esplicita per distanziare Colt e voi stessi da qualsiasi suggerimento di collaborazione o collusione fatto da un'altra parte, questo verrebbe considerato come un consenso e potrebbe quindi esporre Colt e voi stessi a violazioni delle leggi sulla concorrenza e a sanzioni penali.
Ove vi sia il sospetto che un dipendente Colt abbia fatto una dichiarazione che suggerisca collaborazione o collusione, o se un dipendente o rappresentante di un concorrente abbia fatto un tale suggerimento, la questione deve essere immediatamente segnalata alla Commissione di ottemperanza aziendale oppure al Comitato di governance DCS: come effettuare una segnalazione.
6. Riservatezza
A causa dell’incarico svolto, non è da escludersi che i dipendenti abbiano accesso a informazioni di natura riservata.
Tali informazioni non dovranno essere divulgate ad altri soggetti esterni a Colt né usate a vantaggio personale. Non è consentito effettuare operazioni su strumenti finanziari basate su informazioni riservate. Le informazioni riservate includono: informazioni sui clienti, sui fornitori, nozioni relative a business plan o proiezioni finanziarie, programmi di marketing o di vendita, elenchi di clienti, azioni o strategie legali o regolamentari significative, nuovi prodotti o variazioni di prezzi, cambiamenti nella dirigenza di alto livello, dismissioni o fusioni e acquisizioni.
7. Uso appropriato di risorse elettroniche e aziendali
Ai dipendenti è richiesto di fare uso responsabile di tutte le risorse messe a disposizione da Colt.
Sebbene l’uso accidentale o occasione a fini personali di beni specifici sia concesso purché esso non interferisca con la prassi commerciale di Colt, l’uso non adeguato o lo spreco di tali beni è vietato e in caso di abuso, tale azione potrebbe rappresentare reato penale. Tutte le risorse elettroniche aziendali sono beni di proprietà di Colt.
- Custodire la propria password e non accedere ai documenti con l’ID di altri.
- Non apportare modifiche ai dati o ai software salvo laddove autorizzati a farlo e sempre assicurandosi che eventuali software in uso siano stati ottenuti da fornitori autorizzati dall’Azienda.
- Installare software soltanto laddove in possesso di relativa autorizzazione.
- Non usare i beni di Colt per accedere a siti web non idonei, incluse pagine pornografiche, a sfondo terrorista o criminale, non etico o inappropriato, incompatibile con i valori di Colt.
- Fare il possibile per evitare di aprire la posta indesiderata.
Nella maggior parte dei paesi, quanto sopra integrerà altre linee guida per l'utilizzo delle risorse elettroniche e di altre risorse aziendali. Per maggiori dettagli, consultare il sito intranet Information Risk Management.
8. Tutela dei dati personali
Il GDPR, le direttive UE e le leggi locali stabiliscono le regole per la tutela, la cessione, l'accesso e la conservazione di informazioni personali su clienti, dipendenti, contatti e altri soggetti.
Al fine di ottemperare a tali disposizioni, si richiede ai dipendenti di rispettare la Politica di Colt sulla Tutela dei Dati Personali e le relative procedure Colt. Tale Politica e le procedure relative alla tua funzione devono essere note ai dipendenti Colt. Colt tratterà i dati personali dell'utente solo per gli scopi consentiti dalla legge applicabile. Il trattamento dei dati personali da parte di Colt per le finalità di seguito descritte si basa sul vostro esplicito consenso o sulla necessità di trattare i vostri dati personali ai fini dei nostri legittimi interessi, come previsto dall'articolo 9, 2., (a) e (f) del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 ("GDPR").
Norme Vincolanti d’Impresa (Binding Corporate Rules, BCRs)
Le Norme Vincolanti d’Impresa sono una certificazione rilasciata dall'European Data Protection Board ("EDPB") che dimostra che il programma sulla privacy di Colt è conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati ("GDPR") in tutto il mondo. Le BCRs consentono trasferimenti sicuri di dati personali al di fuori dell'UE. Questa certificazione è riconosciuta a livello globale e deve essere applicata da ogni membro del Gruppo Colt, pertanto la conformità alle BCRs da parte di tutti i dipendenti Colt è fondamentale.
9. Sostenibilità ambientale
L'approccio ambientale di Colt è articolato nella nostra Dichiarazione di Impegno per la Sostenibilità Ambientale ed è caratterizzato da un'attenzione globale alla riduzione delle nostre emissioni Scope 1, 2 e 3, alla minimizzazione dei rifiuti prodotti e all'integrazione di pratiche di economia circolare nel modo in cui forniamo i nostri prodotti e servizi.
Il nostro Rapporto di sostenibilità include dati ambientali sulle prestazioni di sostenibilità, obiettivi di riduzione delle emissioni di gas serra e iniziative chiave che attuiamo per ridurre al minimo il nostro impatto. Tutti i dipendenti sono tenuti a seguire una formazione annuale obbligatoria in materia ambientale per migliorare le loro conoscenze su questo importante argomento e per contribuire a integrare la nostra strategia ambientale in tutta l'azienda.
Colt si impegna a rendere pubbliche in modo trasparente le informazioni non finanziarie. Lo dimostriamo allineando le nostre relazioni agli standard internazionali di rendicontazione non finanziaria, come gli standard della Global Reporting Initiative (GRI), e alle linee guida applicabili nelle giurisdizioni in cui la rendicontazione non finanziaria è obbligatoria. Tutte le relazioni non finanziarie di Colt sono verificate da organismi di verifica indipendenti per garantire l'accuratezza e l'allineamento alle best practice ESG.
10. Rapporti con governo, mass media e investitori
Tutte le richieste di informazioni da parte dei media e degli investitori devono essere indirizzate al team Comunicazioni esterne.
Se possibile, contattare un esperto di comunicazione prima di concordare qualsiasi attività con terzi. Consultare la Policy Aziendale sulle relazioni con i Media e la Politica sui social media. Integrità delle transazioni e accuratezza dei libri e dei registri contabili.
L’integrità di Colt dipende dall’effettuare solo transazioni commerciali legittime e impegni che sono stati adeguatamente approvati e adeguatamente documentati.
strettamente dall’onestà, dall'esaustività e dall'accuratezza delle informazioni. I dati contabili o relativi ai dipendenti, le richieste di rimborso dei dipendenti, i moduli di domanda ed altri libri e informazioni aziendali dovranno essere custodite con cura e rispecchiare in modo equo le transazioni relative. Ogni dipendente Colt avrà l’obbligo di assicurarsi che ogni transazione abbia ricevuto l’apposita, le ricevute, i rimborsi e le voci del registro ecc. siano accurate. Tali documenti devono includere una dicitura che indica chiaramente la motivazione e lo scopo di ogni transazione, nonché dovranno essere custodite in conformità’ alla Politica di Colt sulla ritenzione e distruzione di documenti. Sarà vietato inserire voci false o fittizie nei libri contabili e nelle informazioni su Colt o le società del Gruppo Colt.
Non sarà approvato né effettuato alcun pagamento in nome di un ente aziendale con l’accordo implicito o esplicito nonché l’intento che parte di tale pagamento venga usato per scopi che esulano da quelli descritti dai documenti di giustificazione del pagamento. Allo stesso modo, eventuali accordi per l’assunzione di un agente di vendita, consulente commerciale o promotore o per il pagamento di una tariffa di procacciamento dovranno basarsi sulla documentazione, che rispecchierà in modo accurato la vera e propria natura dell’accordo. Le politiche che riguardano i soggetti incaricati di designare agenti o terzi saranno trattate di seguito nel dettaglio.
Alcuni esempi di transazione che violano il presente Codice di Condotta Aziendale includono:
- Pagamenti falsificati e non registrati nei libri contabili dell’Azienda.
- Richieste di risarcimento per spese non sostenute a favore delle attività di Colt che non rientrano nelle politiche o nelle procedure di versamento di tali spese.
- Pagamenti effettuati con fatture retrodatate o alterate.
- Transazioni in cui le fatture non definiscono la reale transazione di acquisto o il prezzo di vendita.
- Apertura o mantenimento di eventuali conti bancari per conto di Colt che non sono intestati all’Azienda.
11. Fondi occulti
Colt non disporrà di fondi o beni occulti.
I dipendenti che vengano al corrente di fondi o beni segreti o non dichiarati dovranno immediatamente segnalarlo alla Commissione di Ottemperanza Aziendale o al Comitato di governance della DCS: come effettuare una segnalazione.
12. Dipendenti
Colt si impegna ad assumere e conservare i migliori talenti sulla base delle capacità e dei meriti dimostrati e mira a dare loro l’opportunità di essere parte del successo aziendale. Colt si impegna a formare il proprio personale e per questo mette a disposizione di tutti i dipendenti una serie di corsi e opportunità di formazione.
Colt si mantiene in contatto con i dipendenti grazie ad un sistema interno informatico e ai processi di consultazione. Colt mira alla creazione di una cultura basata sulla trasparenza e sull’onestà, in cui ognuno tratta sempre il prossimo con il dovuto rispetto e la necessaria considerazione. Il benessere dei dipendenti è importante per i dipendenti attuali e futuri e Colt mette a disposizione dei dipendenti una serie di iniziative e strumenti per proteggere il loro benessere psicofisico.
Colt adotta un approccio olistico all'accessibilità, definita come la possibilità per le persone disabili di accedere a tutte le informazioni e le opportunità, nonché agli spazi fisici e digitali, senza necessità di tempi o oneri aggiuntivi. Colt garantisce la conformità agli standard di accessibilità e si adopera per migliorare continuamente l'accessibilità dei suoi prodotti e servizi.
Colt si impegna al massimo per essere un buon interlocutore aziendale in tutte le comunità in cui opera e ha diversi legami locali con enti di beneficenza. Colt incoraggia attivamente i dipendenti a partecipare a questa iniziativa e ogni anno mette a disposizione dei dipendenti giornate di volontariato, che possono essere utilizzate dai dipendenti per partecipare a eventi di beneficenza o ad attività di progetti comunitari.
Colt non tollera episodi di molestie, bullismo o comportamenti inappropriati di qualsiasi tipo, fisici, verbali o non verbali, che abbiano lo scopo o l'effetto di violare la dignità di una persona o di creare un ambiente offensivo, intimidatorio o ostile. Le molestie di natura sessuale e razziale, religiosa, legate all'orientamento sessuale, espressione di genere o identità sessuale saranno inaccettabili. Oltre a essere una pratica illecita nella maggior parte dei paesi in cui Colt opera, le molestie sono causa di forte disagio e sono incompatibili con i valori di Colt.
I seguenti elementi sono alcuni esempi di ciò che potrebbe essere percepito come un comportamento inaccettabile:
- il contatto fisico indesiderato o intromissione tramite molestie e lo stalking
- osservazioni non richieste sull’età, l’abbigliamento, l'aspetto, la razza o lo stato civile
- invio di messaggi di testo o e-mail indesiderate offensivi o allegati
- dire o far circolare scherzi inopportuni, pettegolezzi, maldicenze, voci maliziose
- fare pressione indebita per partecipare a gruppi politici/religiosi
- fare commenti offensivi, ingiuriosi o oltraggiosi o usare un linguaggio offensivo
- qualsiasi abuso di potere, incluse persistenti critiche ingiustificate
- minaccia o violenza verbale o fisica o comportamenti aggressivi
- rifiuto intenzionale di condividere conoscenze o informazioni (senza una buona ragione)
- sabotaggio intenzionale delle prestazioni di lavoro
- stabilire obiettivi irrealistici o scadenze impossibili o costantemente sottovalutare gli sforzi (senza una buona ragione)
- ridicolizzare il lavoro, le idee, le opinioni, l’aspetto o il comportamento del destinatario
- isolamento intenzionale o trattamento freddo e impersonale degli individui
- mancata collaborazione per far sentire a disagio
Non si accetteranno atteggiamenti di discriminazione basata su età, disabilità, genere, stato civile, gravidanza/maternità, razza, credenze religiose o altre convinzioni, o orientamento sessuale Eventuali violazioni alle norme della presente politica comporteranno azioni disciplinari, fra cui anche il licenziamento, laddove fosse ritenuta misura idonea. Colt dispone di un'efficace procedura di segnalazione dei reclami in tutti i paesi in cui opera, per garantire il rispetto dei principi da parte di tutti. Eventuali episodi di molestie o discriminazione dovranno essere segnalati al Responsabile locale delle Risorse Umane.
Diritti sul posto di lavoro
Colt si impegna a difendere i diritti fondamentali dell’uomo come definiti nelle otto convenzioni pubblicate nel 1998 dall'Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO) e richiede ai dipendenti di impegnarsi a loro volta a far sì che, tramite la loro condotta e nell’esercizio delle proprie responsabilità, Colt sia in grado di ottemperare ai principi fondamentali dell’ILO.
Le suddette convenzioni toccano tematiche quali:
- libertà di associazione e riconoscimento effettivo del diritto di contrattazione collettiva
- eliminazione di tutte le forme di lavoro forzato o obbligato
- abolizione effettiva del lavoro minorile
- eliminazione della discriminazione in ambito di impiego ed assunzione
- Inoltre, Colt si impegna a garantire che Colt e i suoi fornitori aderiscano ai seguenti principi: garantire un ambiente di lavoro sicuro per il personale e i subappaltatori
- accertarsi che tutti i dipendenti e i dipendenti dei subappaltatori abbiano il diritto legale di lavorare nel paese in cui vengono prestati i servizi
- impegnarsi ad applicare pratiche di lavoro eque, compreso il diritto di appartenere a un sindacato, il pagamento, almeno, dello stipendio minimo legale, ove applicabile, e uno stipendio dignitoso
- mettere a punto un meccanismo riservato e sicuro per i dipendenti per sollevare reclami e lamentele.
Colt si impegna a garantire che sia le proprie attività che quelle dei propri fornitori vietino l'uso di schiavi, di lavoro forzato o vincolato e di lavoro minorile. In particolare, i fornitori dovrebbero assicurare che la tratta di schiavitù e il traffico di esseri umani non si svolgano in nessuna parte della loro attività o della loro catena di approvvigionamento e, se necessario, nell'ambito delle leggi applicabili (Modern Slavery Act), dovranno fornire una dichiarazione in tal senso.
Creare un posto di lavoro sicuro
I dipendenti avranno il dovere di svolgere il proprio incarico in sicurezza, senza provocare danni a sé o ad altri, segnalando eventuali situazioni di pericolo potenziale al team di Salute e Sicurezza tramite il sistema di reportistica presente sul Portale di Salute e Sicurezza sull’intranet. I dipendenti dovranno osservare tutte le norme di salute e sicurezza e tutela ambientale. Tali norme potrebbero variare secondo il paese, pertanto sarà necessario conoscere le norme locali e rispettarle.
13. Fornitori
L’obiettivo di Colt è costruire relazioni a lungo termine con i propri fornitori e per questo motivo Colt ha criteri chiari e specifici per selezionare i propri fornitori su base inclusiva e non discriminatoria e con criteri oggettivi.
Integriamo i criteri di sostenibilità nel processo di selezione (attraverso il nostro sistema di Vendor Risk Management e il nostro RFP Scoring), nell’on-boarding e nella gestione continua dei nostri fornitori. Il nostro Codice di condotta aziendale per i fornitori e la nostra Politica di approvvigionamento sostenibile definiscono gli standard di governance aziendale e di impegno per la sostenibilità che ci aspettiamo dai nostri fornitori. Ulteriori informazioni sulla sostenibilità sono disponibili nel rapporto di sostenibilità di Colt.
14. Soggetti che agiscono in nome di Colt
Di tanto in tanto, i dipendenti nominano terzi ad agire in nome di Colt. Tali terzi includono: agenti, rappresentanti di vendita e consulenti.
Un dipendente coinvolto nella gestione di terzi sarà responsabile di verificare che siano in atto le necessarie procedure di tutela per garantire che tali terzi si attengano al presente Codice di Condotta Aziendale e le leggi vigenti. Considerate l'opportunità di avviare controlli sui background e sul credito di tali soggetti terzi e, se del caso, chiedete consiglio al procurement e Legal Team di Colt. Tutti i contratti stipulati con terzi dovranno essere sottoposti a revisione e approvati previamente dal consulente legale Colt incaricato e dal procurement team.
15. Pagamenti di natura politica
Nessuna unità commerciale, ente o dipendente di Colt potrà versare fondi Colt né fornire impianti o servizi Colt a partiti politici, funzionari di uffici politici o candidati politici né a favore di iniziative o referendum politici, salvo laddove in presenza dell'autorizzazione scritta del Consiglio di Amministrazione di Colt Group Holdings Limited.
16. Segnalazione di condotta vietata
I dipendenti non dovranno agire in modo tale da violare le politiche aziendali né potranno chiedere ad altri dipendenti o individui di agire in nome di Colt per perpetrare una violazione.
Inoltre, qualora si disponesse di informazioni o si fosse al corrente di eventuale condotta o transazione non autorizzata ai sensi del presente Codice Deontologico Aziendale, si dovrà segnalare tale circostanza al proprio manager e alla Commissione di Ottemperanza Aziendale o il Comitato di Governance DCS e/o contattare la Linea Etica Aziendale di Colt: come effettuare una segnalazione.
A seguito di una mancata segnalazione di una violazione di cui si è al corrente, potrebbero essere presi provvedimenti disciplinari nei vostri confronti. Le segnalazioni dovranno essere veritiere, accurate e svolte in buona fede. Colt incoraggia i dipendenti a sottoporre al Comitato etico o al Comitato di Governance DCS, o a discuterne con i responsabili di linea, qualsiasi preoccupazione relativa a sospette o effettive violazioni del Codice di condotta aziendale, non appena possibile, anche se si dubita della natura del problema: come effettuare una segnalazione.
Chi provveda alla segnalazione di una presunta violazione non sarà soggetto a ritorsioni a seguito di un rapporto svolto in buona fede. Tutte le segnalazioni saranno trattate nella più totale riservatezza, nella misura possibile. L'identità del segnalante e dei terzi coinvolti nella segnalazione viene mantenuta altamente riservata dal Comitato etico, dal Comitato di governance della DCS e dagli investigatori competenti, in base alla necessità di sapere con un gruppo limitato di persone. L'unica eccezione alla stretta riservatezza è rappresentata dai casi in cui la divulgazione sia necessaria e proporzionata per un procedimento giudiziario o un'indagine da parte delle autorità di regolamentazione.
17. Provvedimenti disciplinari
Eventuali violazioni delle politiche descritte nel Codice di Condotta Aziendale e in altre politiche Colt pertinenti potranno condurre a provvedimenti disciplinari.
Secondo le circostanze e in base alla natura e alla gravità dell’infrazione, i provvedimenti disciplinari potrebbero includere il licenziamento.
18. Applicazione delle norme e conformità
Tutti i dipendenti dovranno confermare di aver letto e compreso nonché di impegnarsi a rispettare il presente Codice di Condotta Aziendale.
Il Codice di Condotta Aziendale è soggetto alle legislazioni e normative locali e non le sostituisce. E tua responsabilità conoscere e comprendere le disposizioni del Codice di Autodisciplina. ll responsabile esecutivo del Dip.to di Risorse Umane incaricato della documentazione di assunzione dovrà fornire e far firmare ai dipendenti il presente Codice Deontologico come parte del processo di on-boarding. Sei tenuto a confermare di aver letto, compreso, ed essere conforme con il codice di condotta e ad acconsentire che una condizione d'impiego è il rispetto del codice di condotta. Il mancato riconoscimento espresso di tale condizione non pregiudicherà l'applicabilità del codice.
In caso di dubbi sull’interpretazione del presente Codice di Condotta Aziendale o sulla sua applicabilità, si prega di contattare la Commissione di Ottemperanza Aziendale o il Comitato di governance DCS: come effettuare una segnalazione. Sono incluse attuali ed eventuali presunte violazioni del presente Codice Deontologico Aziendale ed eventuali domande, eccezioni dello stesso.
La Commissione di Ottemperanza Aziendale o il Comitato di governance DCS è responsabile della supervisione e dell'amministrazione del presente Codice e di qualsiasi segnalazione di violazione effettiva o sospetta del Codice. Quando necessario, il Comitato etico o il Comitato di governance DCS agisce in consultazione con altri membri del senior management e riferisce trimestralmente al Comitato di revisione del Consiglio di amministrazione di Colt Group Holdings Limited.
Il Presidente della Commissione di Ottemperanza Aziendale o del Comitato di governance DCS notificherà il prima possibile al Presidente della Commissione di Auditing le seguenti presunte violazioni del Codice di Condotta Aziendale:
- Incidenti che presentano rischi reputazionali, legali, di ottemperanza e regolamentari per Colt.
- Incidenti che comportano il licenziamento come furto o violenza.
- Ogni situazione che possa avere un impatto materiale sui rendiconti finanziari.
- Ogni attività criminale.
- Ogni accusa contro un membro della dirigenza senior.
- Ogni altra seria accusa o incidente.
I membri della Commissione di Ottemperanza Aziendale o del Comitato di governance DCS potranno essere contattati via e-mail o per iscritto. I segnalanti possono richiedere incontri locali di persona per segnalare una violazione del Codice. Tutti i dipendenti e coloro che agiscono a nome di Colt sono invitati a contattare la Commissione di Ottemperanza Aziendale o il Comitato di governance DCS in qualunque momento lo ritengano opportuno. La linea Etica Aziendale di Colt è stata creata per i dipendenti e le parti esterne come alternativa confidenziale per effettuare segnalazioni.
19. Come effettuare una segnalazione
Contattare il Comitato etico
- Via e-mail all'indirizzo [email protected]
- Per iscritto all'indirizzo The Ethics Committee, c/o The Chief Legal Officer, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH
I contatti con il Comitato Etico possono essere presi dal personale attualmente impiegato e precedentemente impiegato da Colt.
Contattare il Comitato di governance DCS
Il Comitato di governance della DCS può essere contattato:
- Inviando un'e-mail a: [email protected]
- Per iscritto all'indirizzo: DCS Governance Committee, c/o The General Counsel, DCS, Colt Data Centre Services, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH
Se il problema riguarda Colt Technology Services (Colt Core) o Lumen EMEA (Colt Neo), contattare il Comitato etico. Se il problema riguarda la divisione Data Centre Services, contattare il Comitato di governance DCS.
In caso di dubbi su quale comitato contattare, rivolgersi al Comitato etico.
Il personale attuale e precedente, i fornitori, gli appaltatori, gli stagisti, i funzionari e le persone che agevolano o sono collegate al segnalante possono contattare il Comitato o la Colt Business Ethics Line.
Moduli pre-autorizzati per ospitalità e omaggi
In linea con il Codice di Condotta, i dipendenti sono tenuti a presentare i Moduli per ospitalità e omaggi nel portale IT Service Now, quando chiedono l'approvazione preventiva dei membri della Commissione e prima di dare o ricevere regali o ospitalità (o dichiararli al momento della ricezione del dono o dell'ospitalità). L'approvazione deve essere richiesta prima di un evento di ospitalità.
Se gli omaggi o l'ospitalità coinvolgono dipendenti di Core e DCS, è necessario ottenere l'approvazione sia del Comitato etico che del Comitato di governance DCS.
Contattare la Colt Business Ethics Line
Business Ethics Line è un servizio riservato per inviare segnalazioni su eventuali violazioni del Codice. Business Ethics Line è fornito da Safecall (indipendente da Colt). La linea è disponibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 per il personale Colt[1] e per gli esterni che possono segnalare qualsiasi dubbio in modo confidenziale.
I report devono essere veritieri, precisi e in buona fede. Nella maggior parte dei Paesi in cui opera Colt è possibile inviare report anonimi. In alcuni paesi, tuttavia, non sono ammessi i report anonimi, ed è necessario fornire il proprio nome a Business Ethics Line – tali dettagli verranno comunque mantenuti strettamente riservati.
È possibile effettuare una segnalazione online sul sito www.safecall.co.uk/report o telefonando ai seguenti numeri verdi:
[1] I dipendenti di Colt Core, DCS e Colt Neo possono effettuare segnalazioni tramite la Business Ethics Line.
| Austria | 00 800 7233 2255 |
| Belgium | 00 800 7233 2255 |
| China | 10800 7440605 (Unicom/Netcom) |
| 10800 4400682 (Telecom) | |
| China (Dalian) | 4008 833 405* |
| Denmark | 00 800 72332255 |
| France | 00 800 72332255 |
| Germany | 00 800 72332255 |
| Greece | 00 800 4414 1966 |
| Hong Kong | 3077 5524 |
| India | 000 800 4401256 |
| Ireland | 1800 812740 |
| Italy | 00 800 72332255 |
| Japan | 0120 921067 |
| Luxembourg | 800 28502 |
| Netherlands | 00 800 72332255 |
| Poland | 00 800 72332255 |
| Portugal | 00 800 72332255 |
| Romania | 0372 741 942 |
| Singapore | 800 448 1773 |
| South Korea | 001 800 7233 2255 (Korea Telecom) |
| 002 800 7233 2255 (DACOM) | |
| Spain | 00 800 72332255 |
| Turkey | 00 800 4488 20729 |
| UK | 0800 9151571 |
| USA | 1 866 901 3295 |
* Verrà addebitata la tariffa locale per effettuare una chiamata.
Questo Codice di Condotta Aziendale è di proprietà del Presidente della Commissione di Ottemperanza Aziendale.
