Codice di Condotta Aziendale

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Il nostro modo di fare business

Colt vanta un’eccellente reputazione agli occhi di clienti, dipendenti, azionisti e partner commerciali. Ognuno di noi deve assumersi la responsabilità di tutelare e migliorare tale reputazione. Ecco perché abbiamo concepito questo Codice deontologico aziendale, per far capire ai nostri dipendenti in che modo ognuno può contribuire. Il vostro aiuto è fondamentale per il successo globale dell’azienda.

Il documento è rivolto a facilitare la comprensione degli elevati standard del codice deontologico secondo cui Colt opera quando svolge i propri affari affinché i dipendenti vi si attengano sempre. Il Codice tratta di un’ampia selezione di temi, fra cui ad es.: trattamento dei clienti, dei fornitori e dei dipendenti ed è mirato a garantire che le nostre attività non siano oggetto di conflitto d’interessi.

Colt si impegna al rispetto degli standard legali ed etici più elevati. La nostra politica Colt non mira soltanto a rispettare alla lettera le direttive imposte dalla legge. Al contrario, la politica Colt è rivolta a promuovere e mantenere viva una vera e propria cultura dell’ottemperanza alle leggi, alle regole e alle normative durante le nostre attività commerciali.

Le attività di Colt prevedono che ogni dipendente e soggetto che agisca in nome di Colt abbia la responsabilità di osservare e rispettare le leggi, le regole, le normative vigenti e gli standard aziendali di condotta e cortesia comunemente accettati. Dobbiamo garantire che la nostra condotta dia sempre il buon esempio e che i comportamenti che consentano anche soltanto di sospettare malefatte siano sempre evitati. Tutti i dipendenti Colt e le persone che agiscono per Colt devono dimostrare un alto livello di condotta personale e professionale, per l’onestà, l’integrità, la responsabilità personale e la professionalità. Colt ha un approccio a tolleranza zero sull'uso di droghe illegali.

Qualsiasi comportamento che danneggi la reputazione Colt è vietato. Colt si riserva il diritto di intraprendere qualsiasi azione opportuna nelle seguenti situazioni:

- qualora il comportamento del dipendente anche se fuori dell'orario di lavoro o dagli uffici di Colt, possa discreditare Colt o possa danneggiarne materialmente gli interessi qualora tali comportamenti possa creare un ambiente ostile o intimidatorio durante le ore di lavoro e nella conduzione di affari fuori dagli uffici di Colt,

- qualora tale comportamento possa avere un effetto negativo sulla capacità della persona di svolgere adeguatamente la propria funzione

- qualora il comportamenti sia criminale (ad esempio l'uso di droghe illegali)

Tutti i dipendenti Colt devono rispettare la legislazione anti-corruzione ed evitare ogni forma di corruzione. Laddove lo standard Colt sia più rigoroso della legislazione locale, lo standard Colt sarà sempre applicato. I dipendenti non devono offrire o accettare, direttamente o indirettamente, tangenti, tangenti o pagamenti in contanti o qualsiasi cosa di valore per assicurarsi un vantaggio o beneficio improprio; come ottenere contratti, informazioni privilegiate o influenzare le caratteristiche di appalti o richieste di offerta.

"Qualunque cosa di valore" può essere qualsiasi oggetto, favore, servizio, denaro o equivalente in denaro, intrattenimento, regalo, proprietà o qualsiasi altra cosa, inclusa una donazione di beneficenza, la sponsorizzazione di un evento, un contributo politico e un impiego o uno stage, che sia pagato personalmente o dall'azienda. Il pagamento proibito non va effettuato anche se sia richiesto da un funzionario pubblico.

Di seguito sono riportati alcuni esempi (ma non un elenco esaustivo) di scenari di rischio di corruzione che un dipendente Colt potrebbe incontrare:

  • una richiesta di contributo a un partito politico di un funzionario governativo o all'ente di beneficenza preferito di tale funzionario o di un partner commerciale, anche se non è stato effettuato alcun pagamento al funzionario governativo o al partner commerciale,
  • un'offerta di lavoro o un tirocinio a un parente di un funzionario governativo o di un partner commerciale – potrebbe sembrare una tangente,
  • un invito a una gita sugli sci o a un importante evento sportivo interamente spesati, o
  • intrattenimento durante la negoziazione di un contratto, anche se il costo in questione rientri nel budget.

NB: la definizione di funzionario governativo si riferisce a qualsiasi individuo che sia un funzionario governativo eletto o nominato, impiegato da un'agenzia o entità governativa o impiegato da una società di proprietà o controllata dal governo (ad es. università pubblica, società di telecomunicazioni, o qualsiasi altra entità posseduta anche in parte dallo stato).

Qualsiasi reclamo presentato a un dipendente in relazione all'attività che sta svolgendo, o che spera di svolgere con un Fornitore, deve essere segnalato immediatamente. La mancata segnalazione costituisce di per sé una violazione del presente Codice di Condotta Aziendale e può comportare l’applicazione di procedure disciplinari in conformità con le leggi locali sul diritto del lavoro. Per chiarezza: qualsiasi richiesta di pagamento o pagamento anticipato, da parte di qualsiasi dipendente Colt, qualsiasi individuo che dichiari di agire per conto di Colt, o qualsiasi Fornitore deve essere immediatamente segnalata come indicato di seguito, al contatto Colt o alla Commissione di Ottemperanza Aziendale.

Pagamenti di facilitazione, che sono piccoli pagamenti effettuati per accelerare lo svolgimento e non il risultato, di una funzione o attività a cui il pagatore ha diritto legalmente (ad esempio, liberare merci detenute in dogana, rilasciare permessi o ottenere servizi telefonici o altri servizi necessari per il governo o un'entità di proprietà o controllata dal governo), sono vietati.

Colt non autorizza alcun dipendente ad effettuare pagamenti di facilitazione per conto di Colt e cerchiamo di garantire che i nostri agenti e altri intermediari non effettuino pagamenti di facilitazione per nostro conto. In caso di dubbi su un pagamento o sospetti che possa essere considerato un pagamento di facilitazione, il pagamento va effettuato solo se il funzionario o la terza parte possono fornire una ricevuta formale o una conferma scritta della sua legalità. In caso di ulteriori dubbi sulla possibilità di effettuare un pagamento, consultare la Commissione di Ottemperanza Aziendale come riportato di seguito.

La frode è l'inganno criminale o l'uso di false dichiarazioni per ottenere un vantaggio ingiusto (es: falsificazione dei beni o servizi ricevuti su una fattura di un fornitore). Il riciclaggio di denaro è il processo di ricevere dei proventi di attività criminose, facendoli apparire legali. L'evasione fiscale è l'uso di metodi illegali per pagare meno (o zero) tasse.

Qualsiasi coinvolgimento, sia di Colt o dei suoi dipendenti o con soggetti coinvolti in attività fraudolente, in evasione fiscale o riciclaggio di denaro può comportare una significativa perdita di entrate per Colt e eventuali sanzioni per i suoi amministratori e / o dipendenti. Essa può anche mettere a rischio la capacità di Colt di operare, e provocare danni irreparabili alla sua reputazione.

E’ nostro dovere garantire che Colt si conformi ai processi, procedure, sistemi e controlli richiesti dalla normativa e la regolamentazione (europea e nazionale) relativi alla lotta contro le frodi e la prevenzione dell'evasione fiscale e riciclaggio di denaro. Qualsiasi sospetto di attività fraudolenta, evasione fiscale o riciclaggio di denaro, sia da parte di un impiegato di Colt o di un terzo, deve essere segnalato immediatamente alla Commissione di Ottemperanza Aziendale. Tutte le istanze di sospetta attività fraudolenta, evasione fiscale o il riciclaggio di denaro saranno oggetto di indagine, e le necessarie misure saranno adottate.

La nostra politica non prevede di impedire ai dipendenti di offrire o ricevere omaggi di modesto valore né di impedire ai dipendenti di offrire o usufruire di ospitalità aziendale nella misura in cui sia ragionevole (ad es.: cene o partecipazione a eventi sportivi o sociali) purché ciò avvenga nel rispetto delle seguenti linee guida:

Non bisogna accettare alcuna forma di ospitalità, regalo o un servizio, direttamente o indirettamente, che potrebbe portare il donatore a pensare che stanno per beneficiare in qualche forma. Inoltre, viceversa, è necessario non offrire alcuna forma di ospitalità, regalo o un servizio, direttamente o indirettamente, che potrebbe portare il ricevitore a pensare Colt sta andando a beneficio in qualche forma.

Ogni occasione di legittimo intrattenimento commerciale dovrebbe offrire l'opportunità di interazione sostanziale e migliorare il rapporto tra Colt e i propri partner commerciali. Regali e legittimo intrattenimento non devono essere inadeguato (ad esempio di natura riservata agli adulti, visite ai casinò etc.) o talmente unici, insoliti, frequenti o lussuosi da sollevare questioni di scorrettezza.

 

Ospitalità

In Europa ed Asia, fatta eccezione per l’India, il limite è di 150,00 Euro (o equivalente in valuta locale) a testa per evento.

Per l’India il limite è di 50,00 Euro (o equivalente in valuta locale) a testa per evento.

In caso di eventi con clienti o fornitori legati alla pubblica amministrazione[1], fatta eccezione per le nazioni di cui sotto[2], il limite è di 50,00 Euro (o equivalente in valuta locale) a testa per evento.

Sarà consentito accettare o concedere l’ospitalità, compresi i pasti, biglietti per eventi sportivi, culturali, sociali o di intrattenimento, purché nel rispetto delle seguenti condizioni:

  • Per Europa e Asia, India esclusa, sarà necessario ottenere un’approvazione preventiva da parte della Commissione di Ottemperanza Aziendale, laddove il valore totale dell’ospitalità offerta o ricevuta superi una cifra di 150,00 Euro (o equivalente in valuta locale) a persona per evento o € 50 se governo/enti pubblici sono coinvolti. Come indicazione generale, è improbabile che eventi sportivi con un valore eccessivo siano approvati dalla Commissione di Ottemperanza Aziendale, a prescindere dalla loro unicità (si veda il modulo per l’approvazione preventiva a pagina 13).
  • Per l’India, l’approvazione preventiva andrà richiesta alla Sotto-Commissione Indiana di Ottemperanza Aziendale laddove il valore totale dell’ospitalità offerta o ricevuta superi l’equivalente in valuta locale di 50,00 Euro a persona per evento. Laddove il valore superi l’equivalente in valuta locale di 150,00 Euro, l’approvazione preventiva andrà richiesta alla Commissione di Ottemperanza Aziendale (si veda il modulo per l’approvazione preventiva a pagina 13).

Approvazioni per l’ospitalità. Esempio: un budget di € 420 (o equivalente in valuta locale) per tre persone che frequentano lo stesso evento è accettabile e non richiede la pre-approvazione da parte del Commissione di Ottemperanza Aziendale in quanto non supera il limite di € 150 (o equivalente in valuta locale) per persona per evento.

Approvazioni per l’ospitalità relativa alla pubblica amministrazione. Esempio: un budget di € 420 (o equivalente in valuta locale) per tre persone, tra cui clienti / fornitori del settore pubblico che frequentano lo stesso evento NON è accettabile e non richiede pre-approvazione da parte della Commissione di Ottemperanza Aziendale. Tuttavia, un bilancio di € 150 (o equivalente in valuta locale) per tre persone sarebbe accettabile in quanto non supera il limite di € 50 (o equivalente in valuta locale) a persona per evento.

Approvazioni per l’ospitalità relativa ad eventi sportivi. Esempio: I biglietti per assistere alla finale o semifinali di eventi sportivi molto seguiti (Giochi olimpici, Coppa del Mondo di rugby, Coppa del Mondo di calcio, World Golf Championship / Ryder Cup, Wimbledon, etc.) sono considerati non appropriati e troppo lussuosi a causa dell'unicità di questi eventi. La pre-approvazione non sarà concessa dalla Commissione di Ottemperanza Aziendale. Tuttavia, i biglietti per assistere ai quarti di finale degli stessi eventi possono essere considerati per la pre-approvazione da parte della Commissione.

  • Tutte le attività di intrattenimento che non superano la soglia autorizzata richiedono comunque la pre-approvazione del diretto superiore o altro soggetto designato all’approvazione.
  • E 'importante chela persona offerente sia presente all'evento e che lo scopo principale della partecipazione a tali manifestazioni sia parlare d'affari o intavolare un rapporto commerciale.
  • Qualora si accettino o si concedano biglietti per eventi a cui l'offerente non partecipa, tale transazione sarà ritenuta "omaggio" e pertanto soggetta al limite annuale complessivo di 150,00 Euro (o equivalente in valuta locale) o €50 (o equivalente in valuta locale) per clienti/fornitori del settore pubblico, per anno solare.
  • La rivendita dei biglietti è rigorosamente vietata.
  • Se la valuta in questione non è l'Euro, si prega di utilizzare la moneta equivalente.
  • E’ vietato offrire o accettare omaggi durante la fase di negoziazione contrattuale.

 

Nota: A causa di requisiti più restrittivi, tutto l’intrattenimento fornito ai clienti del settore pubblico provenienti dai seguenti paesi deve essere pre-approvato, a prescindere dal valore dell'ospitalità: Hong Kong, India, Giappone, Corea del Sud, e Stati Uniti. Tuttavia, semplici rinfreschi fornito in ufficio (tè, caffè, bibite) e spuntini leggeri non sono considerati attività di intrattenimento. Spuntini leggeri non richiedono pre-approvazione quando previsto per cliente / fornitore del settore pubblico.

In caso di domande sul valore o sull’ammissibilità di un omaggio o sulle misure di ospitalità, rivolgersi alla Commissione di Ottemperanza Aziendale.

A scanso di dubbi, l'ospitalità comprende cibi e bevande.

Omaggi

Il limite annuale per omaggi in Europa ed Asia, fatta eccezione per l’India, è l’equivalente in valuta locale di 50,00 Euro in totale.

Per l’India il limite è l’equivalente in valuta locale di 50,00 Euro in totale.

In caso di eventi con clienti o fornitori legati alla pubblica amministrazione[3], fatta eccezione per le nazioni di cui sotto[4], il limite è di 50,00 Euro in totale.

In Europa ed Asia, fatta eccezione per l’India, i dipendenti non potranno concedere né ricevere omaggi o regali di valore superiore a 150,00 Euro (o equivalente in valuta locale) per anno di calendario da parte o nei confronti di singoli o aziende (o collettivamente, di singoli all’interno della stessa azienda) che siano clienti, fornitori, contraenti o partner commerciali correnti o possibili di Colt. Il limite è ridotto a € 50 (o equivalente) per anno di calendario per clienti e fornitori del settore pubblico. Qualora si desiderasse offrire o ricevere omaggi di valore superiore, sarà necessaria l'autorizzazione della Commissione di Ottemperanza Aziendale di Colt (si veda il modulo pre-autorizzato a pagina 13).

In caso di omaggi e regali in India, quando si tratta di un individuo o di una società (o collettivamente individui all'interno della stessa società) fornitore, cliente o partner commerciale attuale o potenziale di Colt (diverso dai funzionari governativi), se il valore totale eccede l’equivalente locale di 50,00 Euro per anno di calendario, sarà necessaria l'autorizzazione della Sotto-Commissione Indiana di Ottemperanza Aziendale di Colt. Se il valore è superiore a 150,00 Euro, sarà necessaria la pre-autorizzazione della Commissione di Ottemperanza Aziendale di Colt (si veda il modulo pre-autorizzato a pagina 13).

Nota: A causa di requisiti più restrittivi, tuti gli omaggi forniti ai clienti del settore pubblico provenienti dai seguenti paesi devono essere pre-approvati, a prescindere dal valore dell'ospitalità: Hong Kong, India, Giappone, Corea del Sud, e Stati Uniti.

Indipendentemente dal valore, non sarà consentito intraprendere alcuna delle seguenti attività in qualità di dipendente Colt:

  • Offerta o ricezione di contanti, omaggi di valore corrispondente a somme contanti o altri fondi negoziabili.
  • Richiesta di omaggi, favori o altre forme di trattamento privilegiato.
  • Prestito di denaro (salvo laddove si tratti di ente che opera nel settore dei prestiti, sulla base dei termini e delle condizioni disponibili in linea generale).
  • E’ vietato offrire o accettare omaggi durante la fase di negoziazione contrattuale.

Nel decidere se dare o ricevere un dono, considerare se la divulgazione di tutti i dettagli della vostra accettazione del dono danneggerebbe in alcun modo l'integrità aziendale o la reputazione.

 

 

Limite all’ospitalità per persona per evento

Omaggi. Limite Annuale

Clienti o fornitori legati alla pubblica amministrazione[5]

 

€50

 

€50

Tutti gli altri tipi di clienti e fornitori in Europa ed Asia, fatta eccezione per l’India

 

€150

 

€150

Tutti gli altri tipi di clienti o fornitori in India

 

€50

 

€50

[1] Clienti e fornitori legati alla pubblica amministrazione si riferiscono a qualsiasi persona che sia un funzionario governativo eletto o nominato, assunto da un'agenzia o entità governativa o impiegato da una società di proprietà o controllata dal governo (ad es. università pubblica, società di telecomunicazioni o qualsiasi altra entità statale).

[2] Hong Kong, India, Giappone, Corea del Sud, e Stati Uniti.

[3] Clienti e fornitori legati alla pubblica amministrazione si riferiscono a qualsiasi persona che sia un funzionario governativo eletto o nominato, assunto da un'agenzia o entità governativa o impiegato da una società di proprietà o controllata dal governo (ad es. università pubblica, società di telecomunicazioni o qualsiasi altra entità statale).

[4] Hong Kong, India, Giappone, Corea del Sud, e Stati Uniti.

[5] Clienti e fornitori legati alla pubblica amministrazione si riferiscono a qualsiasi persona che sia un funzionario governativo eletto o nominato, assunto da un'agenzia o entità governativa o impiegato da una società di proprietà o controllata dal governo (ad es. università pubblica, società di telecomunicazioni o qualsiasi altra entità statale).

 

Colt richiede ai propri dipendenti di dimostrare la massima fedeltà commerciale nei confronti dell'Azienda, che a sua volta si impegna ad agire con lo stesso grado di lealtà e a fornire il dovuto sostegno ai propri dipendenti. I dipendenti non dovranno essere coinvolti in alcuna attività commerciale che possa causare o che sia ritenuta possibile causa di conflitto d'interessi per l'Azienda. Il conflitto d’interessi può originarsi laddove un dipendente sia influenzato dalla possibilità di ricevere un vantaggio per sé stesso o un familiare. Si dovrà fare in modo di evitare l’insorgenza e la presenza di eventuale conflitto d’interessi, che deve essere notificato. Il conflitto d’interessi può manifestarsi sotto varia natura. All’interno del presente Codice Deontologico Aziendale non è possibile menzionare ogni singolo caso specifico. Tuttavia, ecco alcuni esempi di conflitto d’interessi che dovranno essere accuratamente evitati e prevenuti:

  • Coinvolgimento in attività a concorrenza di Colt o in attività’ con una terza parte che fa affari (o intende fare affari) con Colt da cui origini un beneficio personale.
  • Accettazione di contanti, sconti speciali o omaggi da parte di clienti o fornitori Colt che possano far pensare a chi li concede di ricevere qualsivoglia vantaggio.
  • Utilizzo di tempo o risorse di Colt per vantaggio personale.
  • Attività in qualità di dipendente, consulente, funzionario o dirigente per clienti, fornitori o concorrenti di Colt senza previa autorizzazione scritta della Commissione di Ottemperanza Aziendale.
  • Acquisizione o conservazione di interessi finanziari da o verso eventuali clienti, fornitori o concorrenti di Colt. Il possesso di titoli quotati in borsa è ammesso purché tale proprietà non investa il possessore di potere di influenza o controllo dirigenziale.
  • Supervisione, revisione o influenza su o di valutazione professionale, assunzione, salario o vantaggio di eventuali familiari presso Colt o eventuali fornitori o clienti di Colt. Tuttavia, ciò non impedisce ai dipendenti di raccomandare i propri familiari come candidati per un’eventuale assunzione presso Colt.

Colt crede fermamente nella concorrenza attiva seppur leale e promuove la creazione di leggi adeguate ed eque che stimolino la concorrenza. Molti paesi vietano la collaborazione con i concorrenti o con i rappresentanti dei concorrenti nonché altre attività volte a ridurre la concorrenza. Tali attività possono comportare sanzioni penali per i dipendenti e per Colt. Ecco alcuni esempi di comportamenti non ammessi:

  • Discutere con un concorrente la fissazione di termini di vendita ad es.: sconti, prezzi, termini di credito ecc., la fissazione di livelli di produzione, suddivisione di clienti o territori nonché il boicottaggio di eventuali clienti.
  • Discutere di o tentare di influenzare i clienti in merito ai prezzi di rivendita.

Le leggi sulla concorrenza possono essere violati in conversazioni o con un comportamento che può apparire innocuo, per esempio, se la condotta o dichiarazione vietati:

  • È stata fatta in un'occasione sociale. È irrilevante che esse non sono state fatte in un incontro di lavoro o in un ambiente formale;
  • È stato fatto come uno scherzo o un'osservazione a cuor leggero;
  • è stata fatta da un dipendente di basso livello, l'anzianità della persona che effettua la dichiarazione è irrilevante.

Se siete il destinatario di una dichiarazione che suggerisce collaborazione o collusione, il silenzio, o l'assenza di qualsiasi azione esplicita che distanzi Colt da qualsiasi suggerimento di un'altra parte, potrebbe essere presa come implicare consenso e potrebbe quindi esporre Colt a violazioni delle leggi sulla concorrenza e a sanzioni penali.

Se si sospetta che un dipendente Colt ha fatto una dichiarazione che suggerisce collaborazione o collusione, o se un dipendente o rappresentante di un concorrente fa un tale suggerimento per voi o un altro dipendente Colt, la questione deve essere immediatamente segnalato alla Commissione di Ottemperanza Aziendale.

A causa dell’incarico svolto, non è da escludersi che i dipendenti abbiano accesso a informazioni di natura riservata. Tali informazioni non dovranno essere divulgate ad altri soggetti esterni a Colt né usate a vantaggio personale. Non è consentito effettuare operazioni su strumenti finanziari basate su informazioni riservate Le informazioni riservate includono: informazioni sui clienti, sui fornitori, nozioni relative a business plan o proiezioni finanziarie, programmi di marketing o di vendita, elenchi di clienti, azioni o strategie legali o regolamentari significative, nuovi prodotti o variazioni di prezzi, cambiamenti nella dirigenza di alto livello, dismissioni o fusioni e acquisizioni.

Ai dipendenti è richiesto di fare uso responsabile di tutte le risorse messe a disposizione da Colt. Sebbene l’uso accidentale o occasione a fini personali di beni specifici sia concesso purché esso non interferisca con la prassi commerciale di Colt, l’uso non adeguato o lo spreco di tali beni è vietato e in caso di abuso, tale azione potrebbe rappresentare reato penale. Tutte le risorse elettroniche aziendali sono beni di proprietà di Colt.

Si richiede ai dipendenti di custodire la propria password, se presente, e di non accedere ai documenti con l’ID di altri. Si prega di non apportare modifiche ai dati o ai software salvo laddove autorizzati a farlo e sempre assicurandosi che eventuali software in uso siano stati ottenuti da fornitori autorizzati dall’Azienda. Si prega di installare software soltanto laddove in possesso di relative autorizzazione. Nella maggior parte dei paesi saranno presenti ulteriori linee guida attinenti all'uso delle risorse elettroniche e aziendali.

I dipendenti non dovranno usare i beni di Colt per accedere a siti web non idonei, incluse pagine pornografiche, a sfondo terrorista o criminale, non etico o inappropriato, incompatibile con i valori di Colt.

Il GDPR, le direttive UE e le leggi locali stabiliscono le regole per la tutela, la cessione, l'accesso e la conservazione di informazioni personali su clienti, dipendenti, contatti e altri soggetti. Al fine di ottemperare a tali disposizioni, si richiede ai dipendenti di rispettare la Politica di Colt sulla Tutela dei Dati Personali e le relative procedure Colt. Tale Politica e le procedure relative alla tua funzione ti sono state fornite.

Colt si impegna al massimo per instaurare rapporti sostenibili nel lungo termine con enti governativi nazionali e locali, mass media e investitori e si affida a vari processi attualmente in corso per gestire al meglio tali rapporti.

Se un dipendente venisse contattato da un rappresentante di un’agenzia governativa per un colloquio o per effettuare una richiesta di documentazione o informazioni, riportare ogni comunicazione immediatamente al Rappresentante del paese o al consulente legale senior della propria unità commerciale.

Salvo laddove autorizzati nello specifico a interloquire con i mass media o con gli investitori, i dipendenti dovranno riportare tutte le richieste dei mass media e degli investitori al Rappresentante del paese o al Direttore delle Comunicazioni Aziendali.

L’integrità di Colt dipende dall’effettuare solo transazioni commerciali legittime e impegni che sono stati adeguatamente approvati e adeguatamente documentati.

strettamente dall’onestà, dall'esaustività e dall'accuratezza delle informazioni. I dati contabili o relativi ai dipendenti, le richieste di rimborso dei dipendenti, i moduli di domanda ed altri libri e informazioni aziendali dovranno essere custodite con cura e rispecchiare in modo equo le transazioni relative. Ogni dipendente Colt avrà l’obbligo di assicurarsi che ogni transazione abbia ricevuto l’apposita autorizzazione –propriamente documentata- e che le ricevute, i rimborsi e le voci del registro ecc. siano accurate. Tali documenti devono includere una dicitura che indica chiaramente la motivazione e lo scopo di ogni transazione, nonché dovranno essere custodite in conformità’ alla Politica di Colt sulla ritenzione e distruzione di documenti.. Sarà vietato inserire voci false o fittizie nei libri contabili e nelle informazioni su Colt o le sue consociate o controllate.

Non sarà approvato né effettuato alcun pagamento in nome di un ente aziendale con l’accordo implicito o esplicito nonché l’intento che parte di tale pagamento venga usato per scopi che esulano da quelli descritti dai documenti di giustificazione del pagamento. Allo stesso modo, eventuali accordi per l’assunzione di un agente di vendita, consulente commerciale o promotore o per il pagamento di una tariffa di procacciamento dovranno basarsi sulla documentazione, che rispecchierà in modo accurato la vera e propria natura dell’accordo. Le politiche che riguardano i soggetti incaricati di designare agenti o terzi saranno trattate di seguito nel dettaglio.

Alcuni esempi di transazione che violano il Codice Deontologico includono:

  • Pagamenti falsificati e non registrati nei libri contabili dell’Azienda.
  • Richieste di risarcimento per spese non sostenute a favore delle attività di Colt che non rientrano nelle politiche o nelle procedure di versamento di tali spese.
  • Pagamenti effettuati con fatture retrodatate o alterate.
  • Transazioni in cui le fatture non definiscono la reale transazione di acquisto o il prezzo di vendita.
  • Apertura o mantenimento di eventuali conti bancari per conto di Colt che non sono intestati all’Azienda.

Colt non disporrà di fondi o beni occulti. I dipendenti che vengano al corrente di fondi o beni segreti o non dichiarati dovranno immediatamente segnalarlo alla Commissione di Ottemperanza Aziendale.

Colt si impegna ad assumere e conservare i migliori talenti sulla base delle capacità e dei meriti dimostrati e mira a dare loro l’opportunità di essere parte del successo aziendale. Colt si manterrà in contatto con i dipendenti grazie ad un sistema interno informatico e ai processi di consultazione. Colt mira alla creazione di una cultura basata sulla trasparenza e sull’onestà, in cui ognuno tratta sempre il prossimo con il dovuto rispetto e la necessaria considerazione.

Colt non accetterà episodi di molestie o mobbing. Le molestie di natura sessuale e razziale, religiosa o legate all'orientamento sessuale saranno inaccettabili. Oltre ad essere una pratica illecita nella maggior parte dei paesi in cui Colt opera, le molestie sono causa di forte disagio e sono incompatibili con i valori di Colt.

 

I seguenti elementi sono alcuni esempi di ciò che potrebbe essere percepito come un comportamento inaccettabile:

  • il contatto fisico o intromissione con il tormentare e lo stalking
  • osservazioni non richieste sull’età, l’abbigliamento, l'aspetto, la razza o lo stato civile
  • invio di messaggi di testo o e-mail indesiderate offensivi o allegati
  • dire o far circolare scherzi inappropriati
  • linguaggio offensivo, pettegolezzi, calunnie; diffusione di voci maliziose
  • pressione indebita a partecipare a gruppi politici / religiosi
  • fare commenti offensivi e abusivi
  • commenti e azioni offensive
  • qualsiasi abuso di potere, incluse persistenti critiche ingiustificate
  • minaccia o violenza verbale o fisica
  • rifiuto intenzionale di condividere conoscenze o informazioni (senza una buona ragione)
  • sabotaggio intenzionale delle prestazioni di lavoro
  • gridare o altri comportamenti aggressivi
  • impostazione obiettivi irrealistici o scadenze impossibili o costantemente sottovalutare gli sforzi (senza una buona ragione)
  • ridicolizzare il lavoro, le idee, le opinioni, l’aspetto o il comportamento del destinatario
  • isolamento intenzionale o trattamento freddo e impersonale degli individui
  • mancata collaborazione per far sentire a disagio

Non si accetteranno atteggiamenti di discriminazione su base razziale, di genere, a causa dello status matrimoniale, dello stato di gravidanza o maternità, dell'orientamento sessuale, dell'età, della fede o della disabilità. Eventuali violazioni alle norme della presente politica comporteranno azioni disciplinari fra cui anche il licenziamento, laddove fosse ritenuta misura idonea. Eventuali episodi di molestie o discriminazione dovranno essere segnalati al Responsabile locale delle Risorse Umane.

 

Diritti sul posto di lavoro

Colt si impegna a difendere i diritti fondamentali dell’uomo come definiti nelle otto convenzioni pubblicate nel 1998 dall'Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO) e richiede ai dipendenti di impegnarsi a loro volta a far sì che, tramite la loro condotta e nell’esercizio delle proprie responsabilità, Colt sia in grado di ottemperare ai principi fondamentali dell’ILO.

Le suddette convenzioni toccano tematiche quali:

  • Libertà di associazione e riconoscimento effettivo del diritto di contrattazione collettiva
  • Eliminazione di tutte le forme di lavoro forzato o obbligato
  • Abolizione effettiva del lavoro minorile
  • Eliminazione della discriminazione in ambito di impiego ed assunzione

Inoltre, Colt si impegna a garantire che Colt e i suoi fornitori aderiscano ai seguenti principi:

  • garantire un ambiente di lavoro sicuro per il personale e i subappaltatori
  • accertarsi che tutti i dipendenti e i dipendenti dei subappaltatori abbiano il diritto legale di lavorare nel paese in cui vengono prestati i servizi
  • impegnarsi ad applicare pratiche di lavoro eque, compreso il diritto di appartenere a un sindacato, il pagamento, almeno, dello stipendio minimo legale, ove applicabile, e uno stipendio dignitoso
  • mettere a punto un meccanismo riservato e sicuro per i dipendenti per sollevare reclami e lamentele.

Colt si impegna a garantire che Colt, e i suoi fornitori, proibiscano l'uso di schiavi, di lavoro forzato o legato e di lavoro minorile. In particolare, i fornitori dovrebbero assicurare che la tratta di schiavitù e il traffico di esseri umani non si svolgano in nessuna parte della loro attività o della loro catena di approvvigionamento e, se necessario, nell'ambito delle leggi applicabili (Modern Slavery Act), dovranno fornire una dichiarazione in tal senso.

I dipendenti avranno il dovere di svolgere il proprio incarico in sicurezza, senza provocare danni a sé o ad altri, segnalando eventuali situazioni di pericolo potenziale al team di Salute e Sicurezza tramite il sistema di reportistica presente sul Portale di Salute e Sicurezza sull’intranet. I dipendenti dovranno osservare tutte le norme di salute e sicurezza e tutela ambientale. Tali norme potrebbero variare secondo il paese, pertanto sarà necessario verificare quali siano in vigore in sede locale.

Di tanto in tanto, i dipendenti nominano terzi ad agire in nome di Colt. Tali terzi includono: agenti, rappresentanti di vendita e consulenti. Un dipendente coinvolto nella gestione di terzi sarà responsabile di verificare che siano in atto le necessarie procedure di tutela per garantire che tali terzi si attengano al presente Codice Deontologico Aziendale e le leggi vigenti. Tutti i contratti stipulati con terzi dovranno essere sottoposti a revisione e approvati previamente dal consulente legale Colt incaricato.

Nessuna unità commerciale, ente o dipendente di Colt potrà versare fondi Colt né fornire impianti o servizi Colt a partiti politici, funzionari di uffici politici o candidati politici né a favore di iniziative o referendum politici, salvo laddove in presenza dell'autorizzazione scritta del Consiglio di Amministrazione di Colt Group Holdings Limited.

 

I dipendenti non dovranno agire in modo tale da violare le politiche aziendali né potranno chiedere ad altri dipendenti o individui di agire in nome di Colt per perpetrare una violazione. Inoltre, qualora si disponesse di informazioni o si fosse al corrente di eventuale condotta o transazione non autorizzata ai sensi del presente Codice Deontologico Aziendale, si dovrà segnalare tale circostanza al proprio manager e alla Commissione di Ottemperanza Aziendale e/o contattare la Linea Etica Aziendale di Colt (si vedano i dettagli di contatto a pagina 13).

A seguito di una mancata segnalazione di una violazione di cui si è al corrente, potrebbero essere presi provvedimenti disciplinari nei vostri confronti. Le segnalazioni dovranno essere veritiere, accurate e svolte in buona fede. Chi provveda alla segnalazione di una presunta violazione non sarà soggetto a ritorsioni a seguito di un rapporto svolto in buona fede. Tutte le segnalazioni saranno trattate nella più totale riservatezza, nella misura possibile.

Eventuali violazioni delle politiche descritte nel Codice Deontologico Aziendale e in altre politiche Colt pertinenti potranno condurre a provvedimenti disciplinari. Secondo le circostanze e in base alla natura e alla gravità dell’infrazione, i provvedimenti disciplinari potrebbero includere il licenziamento.

Tutti i dipendenti dovranno confermare di aver letto e compreso nonché di impegnarsi a rispettare il presente Codice Deontologico Aziendale.

Il Codice Deontologico Aziendale è soggetto alle legislazioni e normative locali e non le sostituisce. E tua responsabilità conoscere e comprendere le disposizioni del Codice di Autodisciplina. l responsabile esecutivo del Dip.to di Risorse Umane incaricato della documentazione di assunzione dovrà fornire e far firmare ai dipendenti il presente Codice Deontologico. Sei tenuto a confermare di aver letto, compreso, ed essere conforme con il codice di condotta e ad acconsentire che una condizione d'impiego è il rispetto del codice di condotta. Il mancato riconoscimento espresso di tale condizione non pregiudicherà l'applicabilità del codice.

In caso di dubbi sull’interpretazione del presente Codice Deontologico Aziendale o sulla sua applicabilità, si prega di contattare la Commissione di Ottemperanza Aziendale, ai numeri indicati di seguito. Sono incluse eventuali presunte violazioni del presente Codice Deontologico Aziendale ed eventuali domande, eccezioni o interpretazioni dello stesso.

Il Presidente della Sotto-Commissione Indiana di Ottemperanza Aziendale di Colt riferirà eventuali presunte violazioni delle politiche in materia di ospitalità e omaggi al Presidente della Commissione di Ottemperanza Aziendale non appena venga a conoscenza della richiesta.

La Commissione di Ottemperanza Aziendale sarà responsabile della supervisione e della divulgazione del Codice. Laddove necessario, la Commissione di Ottemperanza Aziendale agirà consultando altri membri della dirigenza senior. La Commissione di Ottemperanza Aziendale fa rapporto alla Commissione di Auditing del Consiglio di Amministrazione di Colt Group Holdings Limited.

  • Il Presidente della Commissione di Ottemperanza Aziendale notificherà il prima possibile al Presidente della Commissione di Auditing le seguenti presunte violazioni del Codice Deontologico Aziendale:
  • Incidenti che presentano rischi reputazionali, legali, di ottemperanza e regolamentari per Colt
  • Incidenti che comportano il licenziamento come furto o violenza
  • Ogni situazione che possa avere un impatto materiale sui rendiconti finanziari
  • Ogni attività criminale
  • Ogni accusa contro un membro della dirigenza senior
  • Ogni altra seria accusa o incidente

I membri della Commissione di Ottemperanza Aziendale e della Sotto-Commissione Indiana di Ottemperanza Aziendale di Colt potranno essere contattati via e-mail, telefonicamente o per iscritto (contatti e indirizzi alla fine del documento). Tutti i dipendenti e coloro che agiscono a nome di Colt sono invitati a contattare la Commissione di Ottemperanza Aziendale o la Sotto-Commissione Indiana in qualunque momento lo ritengano opportuno. La linea Etica Aziendale di Colt è stata creata per i dipendenti come alternativa confidenziale per effettuare segnalazioni.

  • Via e-mail all'indirizzo CorporateComplianceCommittee@colt.net
  • Per iscritto all'indirizzo The Corporate Compliance Committee, c/o The Company Secretary, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH
  • Via email all’indirizzo IndiaComplianceSubcommittee@colt.net.
  • Per iscritto al Presidente della Sotto-Commissione Indiana di Ottemperanza Aziendale c/o Senior Counsel, India GC team, all’indirizzo Colt Technology Services India Private Limited, Floor 1-4, Building no.4, Candor SEZ, Sector 48, Gurgaon, Haryana, 122002, India.

In linea con il Codice di Condotta, i dipendenti sono tenuti a presentare i moduli per regali e ospitalità nel portale IT Service Now (https://coltit.service-now.com/sp?id=index), quando chiedono l'approvazione preventiva dei membri della Commissione e prima di dare o ricevere regali o ospitalità (o dichiararli al momento della ricezione del dono o dell'ospitalità).

Business Ethics Line è un servizio riservato per inviare segnalazioni su eventuali violazioni del Codice. 

Business Ethics Line è fornito da Safecall (indipendente da Colt), è gratuito e a disposizione del personale per qualsiasi segnalazione riservata, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Si prega di notare che le chiamate all’interno di Dalian verranno addebitate alla tariffa locale.

Puoi anche segnalare online su www.safecall.co.uk/report

I report devono essere veritieri, precisi e in buona fede. Nella maggior parte dei Paesi in cui opera Colt è possibile inviare report anonimi. In alcuni Paesi, tuttavia, non sono ammessi i report anonimi, ed è necessario fornire il proprio nome a Business Ethics Line - tali dettagli verranno comunque mantenuti riservati.

È possibile contattare Colt Business Ethics Line ai seguenti numeri di telefono:

Austria              00 800 7233 2255

Belgio               00 800 7233 2255

Corea del Sud   001 800 7233 2255 (Korea Telecom) / 002 800 7233 2255 (DACOM)

Dalian               4008 833 405*

Danimarca        00 800 7233 2255

 Francia            00 800 7233 2255

Germania          00 800 7233 2255

Hong Kong       3077 5524

India                 000 800 440 1256

Irlanda              1800 812740

Italia                 00800 7233 2255

Giappone          0120 921067

Lussemburgo    00 800 7233 2255

Paesi Bassi       00 800 7233 2255

Portogallo         00 800 7233 2255

Romania           372 741 942

Singapore         800 448 1773

Spagna             00 800 7233 2255

Svezia              0850 252 122

Svizzera            00 800 7233 2255

Regno Unito      0800 915 1571

USA                 1 866 901 3295

* Verrà addebitata la tariffa locale per effettuare una chiamata.

Questo Codice di condotta aziendale è di proprietà del Presidente della Commissione di Ottemperanza Aziendale.