Introduzione
Colt vanta un’eccellente reputazione agli occhi di clienti, dipendenti, azionisti e partner commerciali. Ognuno di noi deve assumersi la responsabilità di tutelare e migliorare tale reputazione. Ecco perché abbiamo concepito questo Codice deontologico aziendale, per far capire ai nostri dipendenti in che modo ognuno può contribuire. Il vostro aiuto è fondamentale per il successo globale dell’azienda.
Il documento è rivolto a facilitare la comprensione degli elevati standard del codice deontologico secondo cui Colt opera quando svolge i propri affari affinché i dipendenti vi si attengano sempre. Il Codice tratta di un’ampia selezione di temi, fra cui ad es.: trattamento dei clienti, dei fornitori e dei dipendenti ed è mirato a garantire che le nostre attività non siano oggetto di conflitto d’interessi.
Panoramica
Colt si impegna al rispetto degli standard legali ed etici più elevati. La nostra politica Colt non mira soltanto a rispettare alla lettera le direttive imposte dalla legge. Al contrario, la politica Colt è rivolta a promuovere e mantenere viva una vera e propria cultura dell’ottemperanza alle leggi, alle regole e alle normative durante le nostre attività commerciali.
Le attività di Colt prevedono che ogni dipendente e soggetto che agisca in nome di Colt abbia la responsabilità di osservare e rispettare le leggi, le regole, le sanzioni, le normative vigenti e gli standard aziendali di condotta e cortesia comunemente accettati. Dobbiamo garantire che la nostra condotta dia sempre il buon esempio e che i comportamenti che consentano anche soltanto di sospettare malefatte siano sempre evitati. Tutti i dipendenti Colt e le persone che agiscono per Colt devono dimostrare un alto livello di condotta personale e professionale nei rapporti con clienti, fornitori e altre parti interessate, come le autorità di regolamentazione, per l’onestà, l’integrità, la responsabilità personale e la professionalità. Colt ha un approccio a tolleranza zero sull'uso di droghe illegali.
Qualsiasi comportamento che danneggi la reputazione Colt è vietato. Colt si riserva il diritto di intraprendere qualsiasi azione opportuna nelle seguenti situazioni:
Anti-corruzione: divieto di tangenti, bustarelle e rimborsi
Tutti i dipendenti Colt devono rispettare la legislazione anti-corruzione ed evitare ogni forma di corruzione. Laddove lo standard Colt sia più rigoroso della legislazione locale, lo standard Colt sarà sempre applicato. I dipendenti non devono offrire o accettare, direttamente o indirettamente, tangenti, tangenti o pagamenti in contanti o qualsiasi cosa di valore per assicurarsi un vantaggio o beneficio improprio; come ottenere contratti, informazioni privilegiate, accelerare o influenzare in altro modo la concessione di un'approvazione normativa (ad esempio, il permesso di costruire) o influenzare le caratteristiche di appalti o richieste di offerta.
"Qualunque cosa di valore" può essere qualsiasi oggetto, favore, servizio, denaro o equivalente in denaro, intrattenimento, regalo, proprietà o qualsiasi altra cosa, inclusa una donazione di beneficenza, la sponsorizzazione di un evento, un contributo politico e un impiego o uno stage, che sia pagato personalmente o dall'azienda. Il pagamento proibito non va effettuato anche se sia richiesto da un funzionario pubblico.
Di seguito sono riportati alcuni esempi (ma non un elenco esaustivo) di scenari di rischio di corruzione che un dipendente Colt potrebbe incontrare:
NB: la definizione di funzionario governativo si riferisce a qualsiasi individuo che sia un funzionario governativo eletto o nominato, impiegato da un'agenzia o entità governativa o impiegato da una società di proprietà o controllata dal governo (ad es. università pubblica, società di telecomunicazioni, o qualsiasi altra entità posseduta anche in parte dallo stato).
Qualsiasi reclamo presentato a un dipendente in relazione all'attività che sta svolgendo, o che spera di svolgere con un Fornitore, deve essere segnalato immediatamente. La mancata segnalazione costituisce di per sé una violazione del presente Codice di Condotta Aziendale e può comportare l’applicazione di procedure disciplinari in conformità con le leggi locali sul diritto del lavoro. Per chiarezza: qualsiasi richiesta di pagamento o pagamento anticipato, da parte di qualsiasi dipendente Colt, qualsiasi individuo che dichiari di agire per conto di Colt, o qualsiasi Fornitore deve essere immediatamente segnalata come indicato di seguito, al contatto Colt o alla Comitato etico.
Pagamenti di facilitazione, che sono piccoli pagamenti effettuati per accelerare lo svolgimento e non il risultato, di una funzione o attività a cui il pagatore ha diritto legalmente (ad esempio, liberare merci detenute in dogana, rilasciare permessi o ottenere servizi telefonici o altri servizi necessari per il governo o un'entità di proprietà o controllata dal governo), sono vietati.
Colt non autorizza alcun dipendente ad effettuare pagamenti di facilitazione per conto di Colt e cerchiamo di garantire che i nostri agenti e altri intermediari non effettuino pagamenti di facilitazione per nostro conto. In caso di dubbi su un pagamento o sospetti che possa essere considerato un pagamento di facilitazione, il pagamento va effettuato solo se il funzionario o la terza parte possono fornire una ricevuta formale o una conferma scritta della sua legalità. In caso di ulteriori dubbi sulla possibilità di effettuare un pagamento, consultare la Comitato etico come riportato di seguito.
Lotta antifrode, evasione fiscale e riciclaggio di denaro
La frode è l'inganno criminale o l'uso di false dichiarazioni per ottenere un vantaggio ingiusto (es: falsificazione dei beni o servizi ricevuti su una fattura di un fornitore). Il riciclaggio di denaro è il processo di ricevere dei proventi di attività criminose, facendoli apparire legali. L'evasione fiscale è l'uso di metodi illegali per pagare meno (o zero) tasse.
Qualsiasi coinvolgimento, sia di Colt o dei suoi dipendenti o con soggetti coinvolti in attività fraudolente, in evasione fiscale o riciclaggio di denaro può comportare una significativa perdita di entrate per Colt e eventuali sanzioni per i suoi amministratori e / o dipendenti. Essa può anche mettere a rischio la capacità di Colt di operare, e provocare danni irreparabili alla sua reputazione.
E’ nostro dovere garantire che Colt si conformi ai processi, procedure, sistemi e controlli richiesti dalla normativa e la regolamentazione (EU e nazionale) relativi alla lotta contro le frodi e la prevenzione dell'evasione fiscale e riciclaggio di denaro. Qualsiasi sospetto di attività fraudolenta, evasione fiscale o riciclaggio di denaro, sia da parte di un impiegato di Colt o di un terzo, deve essere segnalato immediatamente alla Comitato etico. Tutte le istanze di sospetta attività fraudolenta, evasione fiscale o il riciclaggio di denaro saranno oggetto di indagine, e le necessarie misure saranno adottate.
Ospitalità ed Omaggi
La nostra politica non prevede di impedire ai dipendenti di offrire o ricevere omaggi di modesto valore né di impedire ai dipendenti di offrire o usufruire di ospitalità aziendale nella misura in cui sia ragionevole (ad es.: cene o partecipazione a eventi sportivi o sociali) purché ciò avvenga nel rispetto delle seguenti linee guida:
Non bisogna accettare alcuna forma di ospitalità, regalo o un servizio, direttamente o indirettamente, che potrebbe portare il donatore a pensare che stanno per beneficiare in qualche forma. Inoltre, viceversa, è necessario non offrire alcuna forma di ospitalità, regalo o un servizio, direttamente o indirettamente, che potrebbe portare il ricevitore a pensare Colt sta andando a beneficio in qualche forma.
Ogni occasione di legittimo intrattenimento commerciale dovrebbe offrire l'opportunità di interazione sostanziale e migliorare il rapporto tra Colt e i propri partner commerciali. Regali e legittimo intrattenimento non devono essere inadeguato (ad esempio di natura riservata agli adulti, visite ai casinò etc.) o talmente unici, insoliti, frequenti o lussuosi da sollevare questioni di scorrettezza.
Ospitalità
Globalmente , fatta eccezione per l’India, il limite è di 150,00 Euro (o equivalente in valuta locale) a testa per evento.
Per l’India il limite è di 50,00 Euro (o equivalente in valuta locale) a testa per evento.
In caso di eventi con clienti o fornitori legati alla pubblica amministrazione[1], fatta eccezione per le nazioni di cui sotto[2], il limite è di 50,00 Euro (o equivalente in valuta locale) a testa per evento.
Sarà consentito accettare o concedere l’ospitalità, compresi i pasti, biglietti per eventi sportivi, culturali, sociali o di intrattenimento, purché nel rispetto delle seguenti condizioni:
- Sarà necessario ottenere un’approvazione preventiva da parte della Comitato etico per il valore determinato per Europa, Asia, Stati Uniti d’America e India mentre globalmente, India esclusa, l’autorizzazione preventiva sarà necessaria laddove il valore totale dell’ospitalità offerta o ricevuta superi una cifra di 150,00 Euro (o equivalente in valuta locale) a persona per evento o € 50 se governo/enti pubblici sono coinvolti. Per l’India, l’autorizzazione preventiva sarà necessaria ove il valore totale dell’ospitalità offerta o ricevuta superi una cifra pari all’equivalente in valuta locale di € 50 per persona per evento. Come indicazione generale, è improbabile che eventi sportivi con un valore eccessivo siano approvati dalla Comitato etico, a prescindere dalla loro unicità (si veda il modulo per l’approvazione preventiva).
[1] Clienti e fornitori legati alla pubblica amministrazione si riferiscono a qualsiasi persona che sia un funzionario governativo eletto o nominato, assunto da un'agenzia o entità governativa o impiegato da una società di proprietà o controllata dal governo (ad es. università pubblica, società di telecomunicazioni o qualsiasi altra entità statale).
[2] Hong Kong, India, Giappone, Corea del Sud, e Stati Uniti.
un budget di € 420 (o equivalente in valuta locale) per tre persone che frequentano lo stesso evento è accettabile e non richiede la pre-approvazione da parte del Comitato etico in quanto non supera il limite di € 150 (o equivalente in valuta locale) per persona per evento.
un budget di € 420 (o equivalente in valuta locale) per tre persone, tra cui clienti / fornitori del settore pubblico che frequentano lo stesso evento NON è accettabile e non richiede pre-approvazione da parte della Comitato etico. Tuttavia, un bilancio di € 150 (o equivalente in valuta locale) per tre persone sarebbe accettabile in quanto non supera il limite di € 50 (o equivalente in valuta locale) a persona per evento.
I biglietti per assistere alla finale o semifinali di eventi sportivi molto seguiti (Giochi olimpici, Coppa del Mondo di rugby, o World Golf Championship / Ryder Cup, Wimbledon, etc.) sono considerati non appropriati e troppo lussuosi a causa dell'unicità di questi eventi. La pre-approvazione non sarà concessa dalla Comitato etico. Tuttavia, i biglietti per assistere ai quarti di finale degli stessi eventi possono essere considerati per la pre-approvazione da parte della Commissione.
Nota: A causa di requisiti più restrittivi, tutto l’intrattenimento fornito ai clienti del settore pubblico provenienti dai seguenti paesi deve essere pre-approvato, a prescindere dal valore dell'ospitalità: Hong Kong, India, Giappone, Corea del Sud, e Stati Uniti. Tuttavia, semplici rinfreschi fornito in ufficio (tè, caffè, bibite) e spuntini leggeri non sono considerati attività di intrattenimento. Spuntini leggeri non richiedono pre-approvazione quando previsto per cliente / fornitore del settore pubblico.
In caso di domande sul valore o sull’ammissibilità di un omaggio o sulle misure di ospitalità, rivolgersi alla Comitato etico.
A scanso di dubbi, l'ospitalità comprende cibi e bevande.
Omaggi
Il limite annuale per omaggi globalmente, fatta eccezione per l’India, è l’equivalente in valuta locale di 50,00 Euro in totale.
Per l’India il limite è l’equivalente in valuta locale di 50,00 Euro in totale.
Per il Giappone, omaggi floreali alle aziende (non agli individui) per celebrare eventi significativi possono essere approvati dal Country Manager, senza l'approvazione del Comitato di Ottemperanza Aziendale, fino a un limite di 450 Euro. La spesa sarà da riferirsi al centro di costo del richiedente e qualsiasi eccezione dovrà essere portata innanzi al Comitato di Ottemperanza Aziendale. Tutti gli altri omaggi devono seguire le regole standard per l'approvazione e i relativi limiti.
In caso di eventi con clienti o fornitori legati alla pubblica amministrazione[1], fatta eccezione per le nazioni di cui sotto[2], il limite è di 50,00 Euro in totale.
In Europa,Asia e Stati Uniti d’America, fatta eccezione per l’India, i dipendenti non potranno concedere né ricevere omaggi o regali di valore superiore a 150,00 Euro (o equivalente in valuta locale) per anno di calendario da parte o nei confronti di singoli o aziende (o collettivamente, di singoli all’interno della stessa azienda) che siano clienti, fornitori, contraenti o partner commerciali correnti o possibili di Colt. Il limite è ridotto a € 50 (o equivalente) per anno di calendario per clienti e fornitori del settore pubblico. Per l’India, il limite è di 50 Euro (o equivalente in valuta locale), per anno solare, quando si tratta di un individuo o di una società (o collettivamente di individui all'interno della stessa azienda) che siano un fornitore, un cliente o un partner commerciale esistente o potenziale di Colt (diversi dai funzionari governativi). Qualora si desiderasse offrire o ricevere omaggi di valore superiore, sarà necessaria l'autorizzazione della Comitato etico di Colt (si veda il modulo pre-autorizzato).
Nota: A causa di requisiti più restrittivi, tuti gli omaggi forniti ai clienti del settore pubblico provenienti dai seguenti paesi devono essere pre-approvati, a prescindere dal valore dell'ospitalità: Hong Kong, India, Giappone, Corea del Sud, e Stati Uniti.
[1] Clienti e fornitori legati alla pubblica amministrazione si riferiscono a qualsiasi persona che sia un funzionario governativo eletto o nominato, assunto da un'agenzia o entità governativa o impiegato da una società di proprietà o controllata dal governo (ad es. università pubblica, società di telecomunicazioni o qualsiasi altra entità statale).
[2] Hong Kong, India, Giappone, Corea del Sud, e Stati Uniti.
Indipendentemente dal valore, non è consentito intraprendere alcuna delle seguenti attività in qualità di dipendente Colt:
Nel decidere se dare o ricevere un dono, considerare se la divulgazione di tutti i dettagli della vostra accettazione del dono danneggerebbe in alcun modo l'integrità aziendale o la reputazione.
| Clienti o fornitori legati alla pubblica amministrazione [1] | €50 | €50 |
| Tutti gli altri tipi di clienti e fornitori globalmente, fatta eccezione per l’India | €150 | €150 |
| Tutti gli altri tipi di clienti o fornitori in India | €50 | €50 |
[1] Clienti e fornitori legati alla pubblica amministrazione si riferiscono a qualsiasi persona che sia un funzionario governativo eletto o nominato, assunto da un'agenzia o entità governativa o impiegato da una società di proprietà o controllata dal governo (ad es. università pubblica, società di telecomunicazioni o qualsiasi altra entità statale).
Conflitto d’interessi
Colt richiede ai propri dipendenti di dimostrare la massima fedeltà commerciale nei confronti dell'Azienda, che a sua volta si impegna ad agire con lo stesso grado di lealtà e a fornire il dovuto sostegno ai propri dipendenti. I dipendenti non dovranno essere coinvolti in alcuna attività commerciale che possa causare o che sia ritenuta possibile causa di conflitto d'interessi per l'Azienda. Il conflitto d’interessi può originarsi laddove un dipendente sia influenzato dalla possibilità di ricevere un vantaggio per sé stesso o un familiare. Si dovrà fare in modo di evitare l’insorgenza e la presenza di eventuale conflitto d’interessi, che deve essere notificato al proprio manager e alla Comitato etico. Il conflitto d’interessi può manifestarsi sotto varia natura. All’interno del presente Codice Deontologico Aziendale non è possibile menzionare ogni singolo caso specifico. Tuttavia, ecco alcuni esempi di conflitto d’interessi che dovranno essere accuratamente evitati e prevenuti:
Impiego secondario
I dipendenti Colt che desiderano lavorare anche come dipendenti o consulenti per un'altra azienda devono richiedere l'autorizzazione preventiva dell'Ufficio Risorse Umane e del proprio manager, per assicurarsi che ciò non crei conflitti di interesse e non indebolisca la loro capacità di svolgere il proprio ruolo in Colt. Se si verifica un conflitto o se vi è un rischio per lo svolgimento del proprio ruolo in Colt, il dipendente non deve svolgere il ruolo di consulente al di fuori di Colt. Qualsiasi domanda relativa a un'occupazione secondaria potenziale o attuale deve essere sottoposta alle Risorse Umane.
Attività in proprio / in società
I dipendenti che gestiscono o desiderano avviare un'attività in proprio o in partnership devono richiedere l'autorizzazione preventiva dell'Ufficio Risorse Umane e del proprio responsabile. L'attività in proprio o in società non deve interferire o entrare in conflitto con i doveri del dipendente nei confronti di Colt. Tuttavia, se si verifica un conflitto, il dipendente deve informare le Risorse Umane e il proprio manager.
Incarichi Direttivi Esterni
Un dipendente che ricopra o desideri ricoprire posizioni direttive esterne deve chiedere preventivamente l'autorizzazione all’Ufficio Risorse Umane e al proprio manager, assicurarsi che tale posizione eviti conflitti e che l’incarico direttivo in questione non interferisca con i doveri dei dipendenti nei confronti di Colt. In caso di conflitto, il dipendente deve informare l’Ufficio delle Risorse Umane e dimettersi immediatamente o non proseguire con l’incarico direttivo esterno.
Qualsiasi dipendente sottoposto a un controllo sui precedenti sarà sottoposto automaticamente ad un controllo relativo ad incarichi direttivi esterni, che evidenzierà eventuali incarichi direttivi in corso
Concorrenza leale
Colt crede fermamente nella concorrenza attiva seppur leale e promuove la creazione di leggi adeguate ed eque che stimolino la concorrenza. Molti paesi vietano la collaborazione con i concorrenti o con i rappresentanti dei concorrenti nonché altre attività volte a ridurre la concorrenza. Tali attività possono comportare sanzioni penali per i dipendenti e per Colt. Ecco alcuni esempi di comportamenti non ammessi:
Le leggi sulla concorrenza possono essere violati in conversazioni o con un comportamento che può apparire innocuo, per esempio, se la condotta o dichiarazione vietati:
Se siete il destinatario di una dichiarazione che suggerisce collaborazione o collusione, il silenzio, o l'assenza di qualsiasi azione esplicita che distanzi Colt da qualsiasi suggerimento di un'altra parte, potrebbe essere presa come implicare consenso e potrebbe quindi esporre Colt a violazioni delle leggi sulla concorrenza e a sanzioni penali.
Se si sospetta che un dipendente Colt ha fatto una dichiarazione che suggerisce collaborazione o collusione, o se un dipendente o rappresentante di un concorrente fa un tale suggerimento per voi o un altro dipendente Colt, la questione deve essere immediatamente segnalato alla Comitato etico.
Riservatezza
A causa dell’incarico svolto, non è da escludersi che i dipendenti abbiano accesso a informazioni di natura riservata. Tali informazioni non dovranno essere divulgate ad altri soggetti esterni a Colt né usate a vantaggio personale. Non è consentito effettuare operazioni su strumenti finanziari basate su informazioni riservate Le informazioni riservate includono: informazioni sui clienti, sui fornitori, nozioni relative a business plan o proiezioni finanziarie, programmi di marketing o di vendita, elenchi di clienti, azioni o strategie legali o regolamentari significative, nuovi prodotti o variazioni di prezzi, cambiamenti nella dirigenza di alto livello, dismissioni o fusioni e acquisizioni.
Uso appropriato di risorse elettroniche e aziendali
Ai dipendenti è richiesto di fare uso responsabile di tutte le risorse messe a disposizione da Colt. Sebbene l’uso accidentale o occasione a fini personali di beni specifici sia concesso purché esso non interferisca con la prassi commerciale di Colt, l’uso non adeguato o lo spreco di tali beni è vietato e in caso di abuso, tale azione potrebbe rappresentare reato penale. Tutte le risorse elettroniche aziendali sono beni di proprietà di Colt.
Si richiede ai dipendenti di custodire la propria password, se presente, e di non accedere ai documenti con l’ID di altri. Si prega di non apportare modifiche ai dati o ai software salvo laddove autorizzati a farlo e sempre assicurandosi che eventuali software in uso siano stati ottenuti da fornitori autorizzati dall’Azienda. Si prega di installare software soltanto laddove in possesso di relative autorizzazione. Nella maggior parte dei paesi saranno presenti ulteriori linee guida attinenti all'uso delle risorse elettroniche e aziendali.
I dipendenti non dovranno usare i beni di Colt per accedere a siti web non idonei, incluse pagine pornografiche, a sfondo terrorista o criminale, non etico o inappropriato, incompatibile con i valori di Colt. I dipendenti dovranno fare il possibile per evitare di aprire la posta indesiderata.
Si prega di visitare la pagina intranet http://connect.internal.colt.net/team/technology-and-security/technology-security-teams/chief-security-office/policy-sets/ per maggiori dettagli.
Tutela dei dati personali
Il GDPR, le direttive UE e le leggi locali stabiliscono le regole per la tutela, la cessione, l'accesso e la conservazione di informazioni personali su clienti, dipendenti, contatti e altri soggetti. Al fine di ottemperare a tali disposizioni, si richiede ai dipendenti di rispettare la Politica di Colt sulla Tutela dei Dati Personali e le relative procedure Colt. Tale Politica e le procedure relative alla tua funzione ti sono state fornite. Colt tratterà i dati personali dell'utente solo per gli scopi consentiti dalla legge applicabile. Il trattamento dei dati personali da parte di Colt per le finalità di seguito descritte si basa sul vostro esplicito consenso o sulla necessità di trattare i vostri dati personali ai fini dei nostri legittimi interessi, come previsto dall'articolo 9, 2., (a) e (f) del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 ("GDPR").
Norme Vincolanti d’Impresa (Binding Corporate Rules, BCRs)
Le Norme Vincolanti d’Impresa sono una certificazione rilasciata dall'European Data Protection Board ("EDPB") che dimostra che il programma sulla privacy di Colt è conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati ("GDPR") in tutto il mondo. Le BCRs consentono trasferimenti sicuri di dati personali al di fuori dell'UE. Questa certificazione è riconosciuta a livello globale e deve essere applicata da ogni membro del Gruppo Colt, pertanto la conformità alle BCRs da parte di tutti i dipendenti Colt è fondamentale.
Sostenibilità ambientale
L'approccio ambientale di Colt è articolato nella nostra Dichiarazione di Impegno per la Sostenibilità Ambientale ed è caratterizzato da un'attenzione globale alla riduzione delle nostre emissioni Scope 1, 2 e 3, alla minimizzazione dei rifiuti prodotti e all'integrazione di pratiche di economia circolare nel modo in cui forniamo i nostri prodotti e servizi. Il nostro Rapporto di sostenibilità include dati ambientali sulle prestazioni di sostenibilità, obiettivi di riduzione delle emissioni di gas serra e iniziative chiave che attuiamo per ridurre al minimo il nostro impatto. Tutti i dipendenti sono tenuti a seguire una formazione annuale obbligatoria in materia ambientale per migliorare le loro conoscenze su questo importante argomento e per contribuire a integrare la nostra strategia ambientale in tutta l'azienda.
Colt si impegna a rendere pubbliche in modo trasparente le informazioni non finanziarie. Lo dimostriamo allineando le nostre relazioni agli standard internazionali di rendicontazione non finanziaria, come gli standard della Global Reporting Initiative (GRI), e alle linee guida applicabili nelle giurisdizioni in cui la rendicontazione non finanziaria è obbligatoria. Tutte le relazioni non finanziarie di Colt sono verificate da organismi di verifica indipendenti per garantire l'accuratezza e l'allineamento alle best practice ESG.
Rapporti con governo, mass media e investitori
Colt si impegna al massimo per instaurare rapporti sostenibili nel lungo termine con enti governativi nazionali e locali, mass media e investitori e si affida a vari processi attualmente in corso per gestire al meglio tali rapporti.
Se un dipendente venisse contattato da un rappresentante di un’agenzia governativa per un colloquio o per effettuare una richiesta di documentazione o informazioni, riportare ogni comunicazione immediatamente al Rappresentante del paese o al consulente legale senior della propria unità commerciale.
Salvo laddove autorizzati nello specifico a interloquire con i mass media o con gli investitori, i dipendenti dovranno riportare tutte le richieste dei mass media e degli investitori al Rappresentante del paese o al Direttore delle Comunicazioni Aziendali.
Si prega di fare riferimento alla Policy Aziendale sulle Relazioni con i Mass Media e Social Media al seguente indirizzo http://connect.internal.colt.net/2017/05/find-out-social-media-policy/.
Contabilità e registri accurate
L’integrità di Colt dipende dall’effettuare solo transazioni commerciali legittime e impegni che sono stati adeguatamente approvati e adeguatamente documentati.
strettamente dall’onestà, dall'esaustività e dall'accuratezza delle informazioni. I dati contabili o relativi ai dipendenti, le richieste di rimborso dei dipendenti, i moduli di domanda ed altri libri e informazioni aziendali dovranno essere custodite con cura e rispecchiare in modo equo le transazioni relative. Ogni dipendente Colt avrà l’obbligo di assicurarsi che ogni transazione abbia ricevuto l’apposita autorizzazione –propriamente documentata- e che le ricevute, i rimborsi e le voci del registro ecc. siano accurate. Tali documenti devono includere una dicitura che indica chiaramente la motivazione e lo scopo di ogni transazione, nonché dovranno essere custodite in conformità’ alla Politica di Colt sulla ritenzione e distruzione di documenti.. Sarà vietato inserire voci false o fittizie nei libri contabili e nelle informazioni su Colt o le sue consociate o controllate.
Non sarà approvato né effettuato alcun pagamento in nome di un ente aziendale con l’accordo implicito o esplicito nonché l’intento che parte di tale pagamento venga usato per scopi che esulano da quelli descritti dai documenti di giustificazione del pagamento. Allo stesso modo, eventuali accordi per l’assunzione di un agente di vendita, consulente commerciale o promotore o per il pagamento di una tariffa di procacciamento dovranno basarsi sulla documentazione, che rispecchierà in modo accurato la vera e propria natura dell’accordo. Le politiche che riguardano i soggetti incaricati di designare agenti o terzi saranno trattate di seguito nel dettaglio.
Alcuni esempi di transazione che violano il Codice Deontologico includono:
Fondi occulti
Colt non disporrà di fondi o beni occulti. I dipendenti che vengano al corrente di fondi o beni segreti o non dichiarati dovranno immediatamente segnalarlo alla Comitato etico.
Dipendenti
Colt si impegna ad assumere e conservare i migliori talenti sulla base delle capacità e dei meriti dimostrati e mira a dare loro l’opportunità di essere parte del successo aziendale. Colt si impegna a formare il proprio personale e per questo mette a disposizione di tutti i dipendenti una serie di corsi e opportunità di formazione.Colt si manterrà in contatto con i dipendenti grazie ad un sistema interno informatico e ai processi di consultazione. Colt mira alla creazione di una cultura basata sulla trasparenza e sull’onestà, in cui ognuno tratta sempre il prossimo con il dovuto rispetto e la necessaria considerazione. Il benessere dei dipendenti è importante per i dipendenti attuali e futuri e Colt mette a disposizione dei dipendenti una serie di iniziative e strumenti per proteggere il loro benessere psicofisico.
Colt cerca di essere un buon interlocutore aziendale in tutte le comunità in cui opera e ha diversi legami locali con enti di beneficenza. Colt incoraggia attivamente i dipendenti a partecipare a questa iniziativa e ogni anno mette a disposizione dei dipendenti giornate di volontariato, che possono essere utilizzate dai dipendenti per partecipare a eventi di beneficenza o ad attività di progetti comunitari.
Colt non accetterà episodi di molestie o mobbing. Le molestie di natura sessuale e razziale, religiosa, legate all'orientamento sessuale, espressione di genere o identità sessuale saranno inaccettabili. Oltre ad essere una pratica illecita nella maggior parte dei paesi in cui Colt opera, le molestie sono causa di forte disagio e sono incompatibili con i valori di Colt.
I seguenti elementi sono alcuni esempi di ciò che potrebbe essere percepito come un comportamento inaccettabile:
- il contatto fisico o intromissione con il tormentare e lo stalking
- osservazioni non richieste sull’età, l’abbigliamento, l'aspetto, la razza o lo stato civile
- invio di messaggi di testo o e-mail indesiderate offensivi o allegati
- dire o far circolare scherzi inappropriati
- linguaggio offensivo, pettegolezzi, calunnie; diffusione di voci maliziose
- pressione indebita a partecipare a gruppi politici / religiosi
- fare commenti offensivi e abusivi
- commenti e azioni offensive
- qualsiasi abuso di potere, incluse persistenti critiche ingiustificate
- minaccia o violenza verbale o fisica
- rifiuto intenzionale di condividere conoscenze o informazioni (senza una buona ragione)
- sabotaggio intenzionale delle prestazioni di lavoro
- gridare o altri comportamenti aggressivi
- impostazione obiettivi irrealistici o scadenze impossibili o costantemente sottovalutare gli sforzi (senza una buona ragione)
- ridicolizzare il lavoro, le idee, le opinioni, l’aspetto o il comportamento del destinatario
- isolamento intenzionale o trattamento freddo e impersonale degli individui
- mancata collaborazione per far sentire a disagio
Non si accetteranno atteggiamenti di discriminazione su base razziale, di genere, a causa dello status matrimoniale, dello stato di gravidanza o maternità, dell'orientamento sessuale, dell'età, della fede o della disabilità. Eventuali violazioni alle norme della presente politica comporteranno azioni disciplinari fra cui anche il licenziamento, laddove fosse ritenuta misura idonea. Colt dispone di un'efficace procedura di segnalazione dei reclami in tutti i Paesi in cui opera, per garantire il rispetto dei principi da parte di tutti. Eventuali episodi di molestie o discriminazione dovranno essere segnalati al Responsabile locale delle Risorse Umane.
Diritti sul posto di lavoro
Colt si impegna a difendere i diritti fondamentali dell’uomo come definiti nelle otto convenzioni pubblicate nel 1998 dall'Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO) e richiede ai dipendenti di impegnarsi a loro volta a far sì che, tramite la loro condotta e nell’esercizio delle proprie responsabilità, Colt sia in grado di ottemperare ai principi fondamentali dell’ILO.
Le suddette convenzioni toccano tematiche quali:
- Libertà di associazione e riconoscimento effettivo del diritto di contrattazione collettiva
- Eliminazione di tutte le forme di lavoro forzato o obbligato
- Abolizione effettiva del lavoro minorile
- Eliminazione della discriminazione in ambito di impiego ed assunzione
Inoltre, Colt si impegna a garantire che Colt e i suoi fornitori aderiscano ai seguenti principi:
- garantire un ambiente di lavoro sicuro per il personale e i subappaltatori
- accertarsi che tutti i dipendenti e i dipendenti dei subappaltatori abbiano il diritto legale di lavorare nel paese in cui vengono prestati i servizi
- impegnarsi ad applicare pratiche di lavoro eque, compreso il diritto di appartenere a un sindacato, il pagamento, almeno, dello stipendio minimo legale, ove applicabile, e uno stipendio dignitoso
- mettere a punto un meccanismo riservato e sicuro per i dipendenti per sollevare reclami e lamentele.
Colt si impegna a garantire che Colt, e i suoi fornitori, proibiscano l'uso di schiavi, di lavoro forzato o legato e di lavoro minorile. In particolare, i fornitori dovrebbero assicurare che la tratta di schiavitù e il traffico di esseri umani non si svolgano in nessuna parte della loro attività o della loro catena di approvvigionamento e, se necessario, nell'ambito delle leggi applicabili (Modern Slavery Act), dovranno fornire una dichiarazione in tal senso.
Creare un posto di lavoro sicuro
I dipendenti avranno il dovere di svolgere il proprio incarico in sicurezza, senza provocare danni a sé o ad altri, segnalando eventuali situazioni di pericolo potenziale al team di Salute e Sicurezza tramite il sistema di reportistica presente sul Portale di Salute e Sicurezza sull’intranet. I dipendenti dovranno osservare tutte le norme di salute e sicurezza e tutela ambientale. Tali norme potrebbero variare secondo il paese, pertanto sarà necessario conoscere le norme locali e rispettarle.
Fornitori
L'obiettivo di Colt è costruire relazioni a lungo termine con i propri fornitori e per questo motivo Colt ha criteri chiari e specifici per selezionare i propri fornitori su base inclusiva e non discriminatoria e con criteri oggettivi. Integriamo i criteri di sostenibilità nel processo di selezione (attraverso il nostro sistema di Vendor Risk Management e il nostro RFP Scoring), nell'onboarding e nella gestione continua dei nostri fornitori. Il nostro Codice di condotta aziendale per i fornitori e la nostra Politica di approvvigionamento sostenibile definiscono gli standard di governance aziendale e di impegno per la sostenibilità che ci aspettiamo dai nostri fornitori. Ulteriori informazioni sulla sostenibilità sono disponibili nel rapporto di sostenibilità di Colt.
Soggetti che agiscono in nome di Colt
Di tanto in tanto, i dipendenti nominano terzi ad agire in nome di Colt. Tali terzi includono: agenti, rappresentanti di vendita e consulenti. Un dipendente coinvolto nella gestione di terzi sarà responsabile di verificare che siano in atto le necessarie procedure di tutela per garantire che tali terzi si attengano al presente Codice Deontologico Aziendale e le leggi vigenti. Considerate l'opportunità di avviare controlli sui background e sul credito di tali soggetti terzi e, se del caso, chiedete consiglio al procurement e legal team di Colt. Tutti i contratti stipulati con terzi dovranno essere sottoposti a revisione e approvati previamente dal consulente legale Colt incaricato e dal procurement team.
Pagamenti di natura politica
Nessuna unità commerciale, ente o dipendente di Colt potrà versare fondi Colt né fornire impianti o servizi Colt a partiti politici, funzionari di uffici politici o candidati politici né a favore di iniziative o referendum politici, salvo laddove in presenza dell'autorizzazione scritta del Consiglio di Amministrazione di Colt Group Holdings Limited.
Segnalazione di condotta vietata
I dipendenti non dovranno agire in modo tale da violare le politiche aziendali né potranno chiedere ad altri dipendenti o individui di agire in nome di Colt per perpetrare una violazione. Inoltre, qualora si disponesse di informazioni o si fosse al corrente di eventuale condotta o transazione non autorizzata ai sensi del presente Codice Deontologico Aziendale, si dovrà segnalare tale circostanza al proprio manager e alla Comitato etico e/o contattare la Linea Etica Aziendale di Colt (si vedano i dettagli di contatto a pagina 16 e 17).
A seguito di una mancata segnalazione di una violazione di cui si è al corrente, potrebbero essere presi provvedimenti disciplinari nei vostri confronti. Le segnalazioni dovranno essere veritiere, accurate e svolte in buona fede. Colt incoraggia i dipendenti a sottoporre al Comitato per la conformità aziendale, o a discuterne con i responsabili di linea, qualsiasi preoccupazione relativa a sospette o effettive violazioni del Codice di condotta aziendale, non appena possibile, anche se si dubita della natura del problema. Chi provveda alla segnalazione di una presunta violazione non sarà soggetto a ritorsioni a seguito di un rapporto svolto in buona fede. Tutte le segnalazioni saranno trattate nella più totale riservatezza, nella misura possibile.
Provvedimenti disciplinari
Eventuali violazioni delle politiche descritte nel Codice Deontologico Aziendale e in altre politiche Colt pertinenti potranno condurre a provvedimenti disciplinari. Secondo le circostanze e in base alla natura e alla gravità dell’infrazione, i provvedimenti disciplinari potrebbero includere il licenziamento.
Applicazione delle regole e ottemperanza
Tutti i dipendenti dovranno confermare di aver letto e compreso nonché di impegnarsi a rispettare il presente Codice Deontologico Aziendale.
Il Codice Deontologico Aziendale è soggetto alle legislazioni e normative locali e non le sostituisce. E tua responsabilità conoscere e comprendere le disposizioni del Codice di Autodisciplina. ll responsabile esecutivo del Dip.to di Risorse Umane incaricato della documentazione di assunzione dovrà fornire e far firmare ai dipendenti il presente Codice Deontologico come parte del processo di on-boarding. Sei tenuto a confermare di aver letto, compreso, ed essere conforme con il codice di condotta e ad acconsentire che una condizione d'impiego è il rispetto del codice di condotta. Il mancato riconoscimento espresso di tale condizione non pregiudicherà l'applicabilità del codice.
In caso di dubbi sull’interpretazione del presente Codice Deontologico Aziendale o sulla sua applicabilità, si prega di contattare la Comitato etico, ai numeri indicati di seguito. Sono incluse attuali ed eventuali presunte violazioni del presente Codice Deontologico Aziendale ed eventuali domande, eccezioni dello stesso.
La Comitato etico sarà responsabile della supervisione e della divulgazione del Codice. Laddove necessario, la Comitato etico agirà consultando altri membri della dirigenza senior. La Comitato etico fa rapporto alla Commissione di Auditing del Consiglio di Amministrazione di Colt Group Holdings Limited.
- Il Presidente della Comitato etico notificherà il prima possibile al Presidente della Commissione di Auditing le seguenti presunte violazioni del Codice Deontologico Aziendale:
- Incidenti che presentano rischi reputazionali, legali, di ottemperanza e regolamentari per Colt
- Incidenti che comportano il licenziamento come furto o violenza
- Ogni situazione che possa avere un impatto materiale sui rendiconti finanziari
- Ogni attività criminale
- Ogni accusa contro un membro della dirigenza senior
- Ogni altra seria accusa o incidente
I membri della Comitato etico potranno essere contattati via e-mail, telefonicamente o per iscritto (contatti e indirizzi alla fine del documento). Tutti i dipendenti e coloro che agiscono a nome di Colt sono invitati a contattare la Comitato etico in qualunque momento lo ritengano opportuno. La linea Etica Aziendale di Colt è stata creata per i dipendenti come alternativa confidenziale per effettuare segnalazioni.
La Comitato etico può essere contattata:
- Via e-mail all'indirizzo [email protected]
- Per iscritto all'indirizzo Comitato etico, c/o The Company Secretary, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH
I contatti con il Comitato possono essere presi dal personale attualmente impiegato e precedentemente impiegato da Colt.
Moduli pre-autorizzati per ospitalità e omaggi
In linea con il Codice di Condotta, i dipendenti sono tenuti a presentare i moduli per regali e ospitalità nel portale IT Service Now (https://coltit.service-now.com/sp?id=index), quando chiedono l'approvazione preventiva dei membri della Commissione e prima di dare o ricevere regali o ospitalità (o dichiararli al momento della ricezione del dono o dell'ospitalità).
Contattare la Colt Business Ethics Line
Business Ethics Line è un servizio riservato per inviare segnalazioni su eventuali violazioni del Codice. http://connect.internal.colt.net/2018/04/business-ethics-helpline/
Business Ethics Line è fornito da Safecall (indipendente da Colt), è gratuito e a disposizione del personale per qualsiasi segnalazione riservata, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Si prega di notare che le chiamate all’interno di Dalian verranno addebitate alla tariffa locale.
I report devono essere veritieri, precisi e in buona fede. Nella maggior parte dei Paesi in cui opera Colt è possibile inviare report anonimi. In alcuni Paesi, tuttavia, non sono ammessi i report anonimi, ed è necessario fornire il proprio nome a Business Ethics Line - tali dettagli verranno comunque mantenuti riservati.
È possibile contattare Colt Business Ethics Line ai seguenti numeri di telefono:
| Austria | 00 800 7233 2255 |
| Belgium | 00 800 7233 2255 |
| China | 10800 7440605 (Unicom/Netcom) |
| 10800 4400682 (Telecom) | |
| Dalian, China | 4008 833 405* |
| Denmark | 00 800 72332255 |
| France | 00 800 72332255 |
| Germany | 00 800 72332255 |
| Hong Kong | 3077 5524 |
| India | 000 800 4401256 |
| Ireland | 1800 812740 |
| Italy | 00 800 72332255 |
| Luxembourg | 00 800 72332255 |
| Netherlands | 00 800 72332255 |
| Portugal | 00 800 72332255 |
| Romania | 0372 741 942 |
| Singapore | 800 448 1773 |
| South Korea | 001 800 7233 2255 (Korea Telecom) |
| 002 800 7233 2255 (DACOM) | |
| Spain | 00 800 72332255 |
| Sweden | 0850 252 122 |
| Switzerland | 00 800 72332255 |
| UK | 0800 9151571 |
| USA | 1 866 901 3295 |
*Verrà addebitata la tariffa locale per effettuare una chiamata.
Questo Codice di condotta aziendale è di proprietà del Presidente della Comitato etico.
