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5 condizioni essenziali per una buona condivisione dei file online
Condivisione dei file online. È tra i modi più rapidi per aumentare la produttività aziendale. Con l’aumentare della mobilità della forza lavoro e dei dispositivi utilizzati per accedere alle informazioni aziendali, la condivisione dei file online è diventata il nuovo strumento indispensabile per l’accesso alle informazioni.
Tuttavia, può anche essere una delle attività più rischiose che la forza lavoro esegue. Perché? Senza un adeguato controllo delle soluzioni per la condivisione dei file utilizzate dalla forza lavoro, le aziende rischiano di subire una perdita o peggio una violazione dei dati riguardanti le informazioni aziendali.
Per accertarsi che la soluzione per la condivisione dei file utilizzata proteggerà e garantirà la sicurezza dei dati aziendali fondamentali, indipendentemente dallo strumento tramite cui si accede a essi, è sufficiente soddisfare queste cinque condizioni essenziali per una buona condivisione dei file online:
- Supporto esteso dei dispositivi: la condivisione dei file richiede il supporto di tutti i dispositivi che i dipendenti desiderano utilizzare per evitare che essi percepiscano una restrizione delle loro possibilità di accedere alle informazioni. Le migliori opzioni per la condivisione dei file supportano qualsiasi dispositivo mobile e offrono una funzione integrata per la modifica dei file Microsoft Office su tablet e telefoni cellulari. In tal modo si elimina la necessità di applicazioni mobili di terze parti che aumentano il rischio di potenziali perdite dei dati.
- Sicurezza totale: la sicurezza dovrebbe essere garantita per l’intera soluzione di condivisione dei file, senza limitazioni d’uso. Dovrebbe essere supportata la protezione dei dati contenuti nei documenti in ogni fase del loro ciclo di vita, anche nella fase di crittografia per i dati in transito, nelle sessioni, sui dispositivi e in tutte le sedi in cui sono archiviati i file degli utenti. Dovrebbero inoltre essere impiegate best practice per l’archiviazione delle chiavi di autenticazione e per la gestione delle rotazioni, oltre che per l’autenticazione a due fattori, la prevenzione della perdita dei dati e la capacità di cancellazione remota dei dispositivi.
- Controllo granulare: per sfruttare al massimo una soluzione per la condivisione dei file è necessario detenere e fornire ai team il controllo granulare necessario per la gestione di progetti, cartelle, file e persino dei dispositivi utilizzati per accedere a essi. Una soluzione per la condivisione dei file di livello enterprise dovrebbe garantire il totale controllo dei gruppi di utenti e dei loro criteri di autorizzazione, oltre che delle autorizzazioni per la condivisione, la sincronizzazione e i link pubblici. Il tutto dovrebbe avvenire in un modo facile e intuitivo, supportato da funzionalità di reporting dettagliate per la verifica della conformità.
- Nessun rischio di interruzione: la soluzione per la condivisione dei file deve essere caratterizzata da un’elevata disponibilità. Per ridurre la possibilità di incorrere in una qualsiasi interruzione del servizio, in un peggioramento delle prestazioni o in un problema di malware, è sufficiente selezionare online un servizio per la condivisione dei file che possieda e gestisca data centre ridondanti geograficamente. Per un maggiore controllo sui dati e una maggiore privacy, è importante inoltre che i data centre si trovino in posizioni geografiche tali da assicurare che determinati dati rimangano all’interno di determinati paesi e regioni.
- Centralità degli utenti: per sfruttare al meglio una soluzione per la condivisione dei file online, è necessario utilizzarla o persino fare affidamento ad essa, considerandola il fulcro delle procedure aziendali. Le migliori soluzioni per la condivisione dei file non solo funzionano in modo intuitivo, senza richiedere formazione o assistenza, ma forniscono anche agli utenti quello di cui hanno bisogno per aumentare la loro produttività. Sono incluse funzioni come dashboard di progetto, sincronizzazione automatica con qualunque cartella specificata (su dispositivo, laptop o file server), commenti e notifiche. Sono inclusi inoltre il sopporto per il controllo delle versioni affinché modifiche importanti non vadano perse, la ricerca integrata per una rapida individuazione dei file e persino la funzione di marchio aziendale che consente agli utenti di personalizzare l’aspetto e l’impatto del loro portale di collaborazione in base alle loro preferenze.
Le aziende che desiderano aumentare la propria produttività aziendale con una soluzione per la condivisione dei file online sicura non dovranno cercare altrove. La soluzione per la condivisione dei file e la collaborazione di Colt basata su Soonr Workplace offre tutte queste condizioni essenziali e molto altro ancora. Ulteriori informazioni.
Sam Liu è vicepresidente del settore marketing diSoonr ed esperto di tecnologie aziendali, cloud e mobili. Vanta una laurea in Computer Science e un MBA.
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