I sistemi IT tradizionali ostacolano il progresso delle aziende?


Gap tecnologico

Guardando oltre la superficie di qualsiasi azienda di successo, possiamo notare come la tecnologia abbia giocato un ruolo fondamentale nell’aiutarle a salire al vertice del proprio settore. Tuttavia, per molte aziende il dipartimento IT può costituire un ostacolo all’innovazione e al cambiamento tecnologico, poiché la fedeltà ai sistemi IT tradizionali ha un impatto enorme sulla capacità di queste aziende di stare al passo con la domanda dei clienti e del mercato.

 

I vincoli di budget e la portata considerevole di un eventuale aggiornamento o della sostituzione di sistemi datati sono spesso la causa della riluttanza delle aziende a intraprendere il cambiamento ma, come avviene per tutti i grandi progetti, grazie a un’accurata pianificazione e gestione, le aziende possono mettere da parte paure e preoccupazioni e usufruire dei significativi vantaggi derivanti da un migliore utilizzo delle tecnologie moderne.  

 

La portata del problema

Invece di essere vista come un vantaggio extra o qualcosa che sarebbe utile possedere, la tecnologia dovrebbe essere considerata il cuore di un’azienda, il fulcro della sua crescita. Oggi i consumatori si aspettano di avere la possibilità di interagire con le aziende in modi nuovi e diversi, tramite il sito Web, il cellulare o il tablet o i canali di social media, in qualunque momento lo desiderino e a qualunque ora del giorno, senza tempi di inattività o problemi di accesso. Tuttavia, con la continua evoluzione della tecnologia, restare al passo con il ritmo del cambiamento e la domanda degli utenti può essere una sfida per molte aziende, che rischiano infatti di cedere sotto la pressione e il peso delle aspettative nei confronti dei sistemi che utilizzano attualmente.

 

Ciononostante, alcuni CIO percepiscono ancora i sistemi tradizionali di ieri come adatti a soddisfare la domanda di oggi. Questa incapacità di vedere una prospettiva di più ampio respiro e di introdurre il cambiamento nel modo giusto può portare le aziende ad affidarsi a sistemi e processi eccessivamente complessi e a riscontrare un’eccessiva lentezza del cambiamento. Inoltre i sistemi tradizionali sono spesso documentati in modo inadeguato e, di conseguenza, il pensiero di riprogettare un sistema IT che solo pochi membri storici del team IT sanno gestire spaventa, specialmente quando il sistema attuale viene considerato all’altezza dell’attività che si sta portando avanti al momento.

 

Molti decidono semplicemente di affidarsi a middleware invece di sostituire i sistemi tradizionali, nel tentativo di non eccedere i limiti di budget e di tempo. Tuttavia, con questo approccio poco lungimirante che porta l’azienda a privilegiare la rapidità di immissione sul mercato a scapito della capacità del dipartimento IT di intraprendere appropriate procedure di due diligence e testing, le pecche si manifestano subito.

 

Se aggiungiamo al quadro il rapporto spesso teso e difficile tra il dipartimento IT e il resto dell’azienda possiamo comprendere l’entità dei fattori che ostacolano l’adozione di un programma di trasformazione strategico della tecnologia a beneficio dell’intera azienda.

 

Un atto di fiducia

Nonostante le preoccupazioni e le difficoltà associate all’eliminazione dei sistemi tradizionali, se le vecchie tecnologie non verranno sostituite, molte aziende rischieranno l’estinzione poiché i sistemi dovranno far fronte a una domanda che supera le capacità. Ciò rende ancora più importante una stretta collaborazione tra i CIO e il team IT e l’attuazione di misure utili a instillare la fiducia verso l’inevitabile cambiamento che deve avvenire.

 

Per superare la paura della ristrutturazione dei sistemi tradizionali e mitigare i rischi a essa associati, bisogna far sì che il processo di trasformazione si fondi su un rigoroso regime di qualità. Abbiamo identificato sei fasi fondamentali attraverso le quali trasformare il ruolo della gestione della qualità all’interno di un’azienda al fine di dotare quest’ultima della fiducia necessaria a liberarsi dalle catene di una tecnologia arretrata e a raccogliere i frutti di un cambiamento dei sistemi IT.

 

Fase 1: immersione – Identificazione delle figure che dovranno essere coinvolte nel processo (personale e terze parti) e creazione di una situazione immersiva in cui possano far propri gli obiettivi prefissati. È essenziale che tutti comprendano il rischio condiviso in questo cambiamento nonché il proprio ruolo e le proprie responsabilità.

 

Fase 2: persone – È importante capire quali talenti si hanno a disposizione all’interno dell’azienda e chi potrà essere coinvolto nel processo di trasformazione e in quello di gestione della qualità. Potrebbe essere necessario fornire una formazione su larga scala per integrare le competenze interne.

 

Fase 3: procedura – Per trasformare la gestione della qualità, è necessario identificare i ruoli chiave per lo svolgimento di determinati processi: definizione delle priorità al cambiamento IT e identificazione delle figure di leadership, controllo sanitario dei candidati esterni, identificazione delle opportunità di ottimizzazione e di risultati di facile raggiungimento, gestione dei rapporti con i fornitori e definizione dei modelli di governance, gestione operativa e distribuzione dei servizi.

 

Fase 4: prodotti – Di massima importanza in questa fase è la stipula corretta di contratti con fornitori terzi e la massima chiarezza rispetto al livello di qualità richiesto e alle modalità di misurazione dello stesso. Questo approccio convincerà i fornitori a condividere i rischi in cambio delle generose ricompense che potrebbero scaturire dal futuro successo.

 

Fase 5: programma – Il programma di trasformazione della gestione della qualità deve riunire diversi elementi costitutivi. Alcuni sono più complessi di altri (ad esempio l’identificazione di candidati esterni nella struttura IT esistente) ma tutte possono essere affrontate e gestite, avvalendosi anche delle numerose competenze già disponibili all’interno dell’azienda.

 

Fase 6: dimostrazione dei risultati – Durante il processo di trasformazione è necessario dimostrare a intervalli regolari il miglioramento della qualità. Si dovrebbe fornire una misurazione regolare del valore per assicurare le parti interessate del ritorno sul loro investimento. Si tratta di un’operazione relativamente semplice da eseguire se si definiscono chiaramente i risultati e si quantifica fin dal principio il valore per ciascun “prodotto” e se, durante il processo, si ricompensano in base a tale valore i nuovi fornitori, interni ed esterni, a intervalli concordati.

 

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