Quando lo smartworking è davvero smart?

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Di Alberto Monterosso, Marketing Manager di Colt Alberto Monterosso, Marketing Manager Colt

Parlare di smartworking e di collaboration è di gran moda e non solo tra le aziende di tecnologia. Tuttavia raramente ho visto affrontare la questione che riguarda i requisiti imprescindibili per cui un’esperienza di smartworking risulta davvero smart, ovvero positiva ed efficace. Utilizzare sistemi di videoconferencing  o altre forme di telelavoro che non offrono prestazioni adeguate o non funzionano, di certo non generano un’esperienza di lavoro smart che si abbia voglia ripetere.

Ma facciamo un passo indietro. Colt ha iniziato a parlare di Unified Communications circa 10 anni fa, e non solo ne parlava ma ne ha sollecitato l’adozione, facendone un pilot interno, infatti comunicare in modo multimediale ed intelligente è un’esigenza che abbiamo sempre avuto essendo una realtà multinazionale fortemente centralizzata nei processi e al tempo stesso decisamente delocalizzata. Per Colt che oggi conta oltre 5.000 dipendenti dislocati globalmente, è molto importante avere risorse umane in ogni singolo paese dove operiamo per creare quella customer intimacy indispensabile per capire il mercato, le esigenze e i vincoli regolamentari. Inoltre da diversi anni, l’azienda ha adottato una politica interna tenacemente orientata a valorizzare la qualità di vita dei dipendenti, che prima di tutto sono individui con una vita familiare e sociale attiva, offrendo a tutti la possibilità di telelavorare due giorni a settimana, raggiungendo un’adesione di circa il 28% del personale nettamente superiore alla media in Italia (Report Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano).

Le tecnologie che hanno maggiormente facilitato lo smart working in Colt sono gli strumenti di Unified Communication and Collaboration – servizi di conferenza via audio e web che consentono completa flessibilità nella scelta del terminale dal quale collegarsi – , il desktop virtuale e, naturalmente, i terminali mobili aziendali.

Il top management di Colt, il CEO in primis, si è fatto promotore di questa evoluzione organizzativa decidendo di effettuare ingenti investimenti tecnologici, dando come priorità ai reparti IT di Colt la fruibilità e il buon funzionamento delle tecnologie e chiedendo con determinazione alle Risorse Umane di ogni paese di incoraggiare il telelavoro. Inoltre il top management di Colt dà costantemente l’esempio per la diffusione della cultura della collaborazione a distanza con l’utilizzo di canali televisivi interni (video over IP) per condividere annunci e risultati o indire meeting periodici con i dipendenti dando a tutti la stessa possibilità di interagire ad esempio facendo domande in tempo reale, sia che siano fisicamente nella stessa sala sia che si trovino in altri paesi o altri continenti.

Telelavorare non solo migliora, nella gran parte dei casi, la qualità della vita personale quotidiana dei dipendenti, ma  fa registrare vantaggi misurabili ad esempio per Colt è stato tangibile l’abbattimento dei costi di viaggio con conseguente risparmio e la possibilità di gestire urgenze improvvise fuori orario di lavoro senza doversi recare in ufficio. Inoltre è diventato molto più facile coinvolgere i colleghi per ottenere supporto in tempo reale, velocizzando molto il processo di decision making

Quali sono allora le caratteristiche che rendono davvero smart il telelavoro? Direi tutte quelle che rendono la comunicazione virtuale il più aderente possibile a quella reale, in particolare la nitidezza della comunicazione verbale, in modo da percepire ogni tentativo di un partecipante di inserirsi nella discussione distinguendolo immediatamente dal timbro della voce e cogliendo gli aspetti di  comunicazione para-verbale dal tono della voce.

Le tecnologie che offrono questo livello di qualità ci sono, Colt le utilizza e le eroga ai suoi clienti in forma di servizi gestiti, e sono anche in grado di far fronte alle limitazioni dovute alla reale banda disponibile collegandosi da casa o in mobilità: infatti Colt offre la possibilità di separare il traffico fonia da quello web-video, in modo da preservarne la qualità, mettendo a disposizione anche numeri verdi di accesso per evitare che i dipendenti debbano sostenere dei costi collegandosi da casa.

Couple enjoying a video call from smartphone

Colt Technology Services

14 May 2015

 

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