Strumenti di collaborazione: cinque domande da porsi

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Il lavoro di squadra è un elemento fondamentale di ogni azienda. Garantire che tutti i dipendenti possano collaborare sui progetti in modo rapido e semplice è fondamentale per lo svolgimento tempestivo delle attività aziendali, soprattutto con la diffusione del telelavoro e dell’uso di dispositivi mobili.

Senza dubbio anche voi vi sarete trovati davanti a una gamma di opzioni tra cui scegliere. Sono infatti disponibili molti strumenti di collaborazione diversi, che offrono una varietà di funzioni. Di seguito una piccola guida alle domande da porsi al momento di scegliere lo strumento giusto per voi e per il vostro team.

1: “Come lavora attualmente il mio team?” Questo è il primo passo. I membri del team si scambiano documenti tramite email? Aggiornano un calendario di programmazione sulla lavagna del vostro ufficio? Si riuniscono ogni mattina per aggiornarsi sui diversi progetti? Ed è possibile fare tutto questo in modo più efficiente?

2: “Il mio team è tutto nella stessa stanza?” Probabilmente i membri del vostro team non saranno sempre tutti nello stesso posto e nello stesso momento. Data la tendenza verso il telelavoro, l’accesso remoto è un’esigenza sempre maggiore per il lavoro dei team. Voice-over-IP è un modo molto conveniente per mantenere contatti telefonici regolari.

3: “I membri del team hanno bisogno di vedersi?” Anche i contatti tramite videoconferenza sono molto utili per ricevere feedback o pianificare le mosse successive. I partecipanti possono dimostrare la propria approvazione con un semplice cenno di assenso, e questo può spesso aiutare a coinvolgere maggiormente in una riunione anche i partecipanti più silenziosi. Può anche essere molto utile per sapere che cosa pensa un cliente. Il linguaggio del corpo parla molto chiaro!

4: “Che cosa devo ricavare da questa riunione?” La possibilità di registrare ciò che accade durante una riunione può andare molto oltre i semplici verbali. La registrazione delle idee, delle lavagne virtuali e degli elenchi di attività interattivi sono funzioni che possono rendere più efficaci le riunioni. In più consentono a chi non ha potuto partecipare a una riunione di aggiornarsi rapidamente.

5: “Le funzionalità saranno adatte a soddisfare tutte le esigenze del team e dei clienti?” La domanda più importante: nel complesso, è questa la soluzione migliore sia per il vostro team che per i clienti? Non dovete accontentarvi di strumenti di collaborazione che vi consentono di risolvere solo alcuni di questi problemi.

Secondo voi, quali altri elementi devono prendere in considerazione le PMI per quanto riguarda gli strumenti per il lavoro di gruppo? Saremmo lieti di ricevere i vostri commenti qui sotto.