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Per Azbil Telstar, il primo blocco durante la pandemia ha rappresentato la sfida principale di riorganizzare l'attività telefonica del suo team di professionisti. Il PBX hardware situato nella sede centrale, insieme ai telefoni fissi di ogni workstation, sono stati sostituiti dalla soluzione Colt Intelligent Communications che integra le chiamate vocali esterne in Microsoft Teams, una piattaforma che, a sua volta, integra un PBX virtuale.
Xavi Bel, responsabile dell'infrastruttura e della sicurezza, spiega come questa soluzione abbia permesso all'azienda di adattarsi al lavoro da casa. Gli utenti godono delle stesse funzionalità di cui disponevano in precedenza lavorando di persona in ufficio, mentre il servizio è più facile da gestire per l'azienda e i costi possono anche essere controllati.
«Colt è il nostro partner di comunicazione da diversi anni. Questo, unito alla loro conoscenza della soluzione, alla semplicità operativa e al relativo costo, ci ha fatto desiderare di continuare a lavorare con loro. In futuro, intendiamo espandere questo servizio vocale basato su Teams al resto dei centri di Azbil Telstar in tutto il mondo», afferma Xavi.
Non era semplice per l'azienda avere centinaia di dipendenti che rispondevano al telefono mentre lavoravano da casa. Soprattutto vista l'urgenza riscontrata all'inizio della pandemia.
Questo è ben noto a Telstar, un fornitore di attrezzature e strutture per l'industria farmaceutica e biotecnologica. Questa filiale della società giapponese Azbil, specializzata in sistemi di automazione per vari settori, ha utilizzato Colt per integrare le sue chiamate vocali in Microsoft Teams. In breve, una formula per riorganizzare il suo servizio telefonico.
«Il personale può utilizzare la soluzione da qualsiasi dispositivo aziendale indipendentemente dal luogo in cui lavora. Hanno un registro delle chiamate effettuate e ricevute, oltre alla segreteria telefonica, mentre possiamo limitare i costi grazie ai pacchetti minuti che Colt ci ha offerto», afferma Bel.
In Telstar ci sono persone impiegate nelle fabbriche, ma anche negli uffici. L'inizio della pandemia e il blocco, che ha costretto i dipendenti a lavorare da casa, hanno sottolineato l'importanza dell'infrastruttura telefonica. Il supporto tecnico vocale è una parte fondamentale dell'attività dell'azienda.
Xavi Bel, che lavora nel dipartimento IT di Azbil Telstar come responsabile dell'infrastruttura e della sicurezza, spiega: «A causa del COVID-19, abbiamo dovuto agire rapidamente per continuare a servire i nostri clienti. La stragrande maggioranza del personale ha iniziato a lavorare da casa e, oltre a poter continuare a utilizzare i servizi IT, aveva bisogno di contattare clienti e fornitori al telefono».
Telstar, con sede a Terrassa (Barcellona), opera in più di cento paesi e ha stabilimenti di produzione in Spagna, Cina e Regno Unito. Inoltre, ha centri di ingegneria, consulenza e assistenza in Brasile, India, Cina, Italia, Portogallo, Bangladesh e Spagna, nonché uffici vendite negli Stati Uniti, Messico, Francia e Giappone. Grazie a questa portata, l'azienda realizza progetti in qualsiasi parte del mondo.
All'inizio della pandemia, la sfida in Spagna era fornire le risorse necessarie a quattrocento lavoratori per effettuare chiamate ai clienti. Fino ad allora, Telstar aveva operato con il suo PBX hardware, situato presso la sede centrale di Terrassa, e con una soluzione SIP trunking, fornita da Colt. Ma lavorare da casa rappresentava una sfida di enorme complessità organizzativa.
«Il personale ha dovuto improvvisamente adattarsi al lavoro da casa. E, per continuare a parlare con clienti, fornitori e partner, molti di loro hanno dovuto iniziare a utilizzare dispositivi personali», afferma Bel. «Sono state richieste linee mobili aggiuntive, ma tutto questo era molto difficile da gestire. Inoltre, questa opzione non offriva i servizi PBX, come il trasferimento di chiamata o la segreteria telefonica, di cui Azbil Telstar aveva bisogno».
Per risolvere le esigenze dell'azienda, il reparto IT ha deciso di implementare Colt Intelligent Communications, un componente aggiuntivo per la rete fissa in Microsoft Teams. Di conseguenza, i dipendenti hanno potuto usufruire degli strumenti di collaborazione della piattaforma, della chat o dell'opzione di videoconferenza. A ciascun utente è stato inoltre assegnato un numero, in sostituzione dei telefoni fissi, per effettuare chiamate esterne.
Il servizio integra un trunk SIP in Teams e tutto il traffico vocale passa attraverso la rete Colt, che funge da operatore e, quindi, da fornitore di numeri. Di conseguenza, Telstar ha ritirato il suo PBX hardware, le cui funzioni sono state migrate su Teams nel cloud Microsoft Azure, come è successo con il SIP trunking utilizzato dall'azienda. Si tratta di una struttura cloud che consente il pagamento per utente.
Tutte le informazioni necessarie per i lavoratori sono contenute nello strumento Microsoft, dalle rubriche ai registri delle chiamate o ai report delle attività. «Il personale può utilizzare la soluzione da qualsiasi dispositivo aziendale indipendentemente dal luogo in cui lavora. Hanno un registro delle chiamate effettuate e ricevute, oltre alla segreteria telefonica, mentre possiamo limitare i costi grazie ai pacchetti minuti che Colt ci ha offerto», ha dichiarato un portavoce di Telstar riferendosi alle funzionalità ottenute, sia per l'utente che per l'azienda, il che aumenta la capacità di gestione.
Azbil Telstar lavora con Colt da cinque anni. Dispone di una rete MPLS che collega i suoi uffici di Terrassa e Madrid con un accesso a Internet centralizzato presso la sede centrale di Terrassa. Per il processo di implementazione di Colt Intelligent Communications, il provider di telecomunicazioni ha lavorato a stretto contatto con il reparto IT per approvare il progetto e risolvere eventuali problemi. L'azienda sottolinea l'agilità con cui è avvenuta la transizione:
«Sia la fornitura dei servizi necessari che la loro configurazione da parte di Colt sono state molto rapide. Questo, unito alla facilità di gestione del servizio e al fatto che gli utenti utilizzavano già Teams, ha fatto sì che il passaggio all'euro non fosse affatto traumatico».
