Trovate più velocemente i vostri file!

La quantità di dati in possesso delle aziende cresce ininterrottamente. Anni di dati archiviati in formato digitale impongono alle organizzazioni di trovare soluzioni più dinamiche ed efficienti per conservare e gestire le informazioni.

Partire dal cloud, eliminando la necessità di mantenere server in sede e usufruendo di hosting scalabile per i dati è sicuramente l’idea più sensata. Questo è, tuttavia, ancora uno “spazio vuoto”: i dati devono comunque essere organizzati. E un’organizzazione inadeguata può rappresentare un costo enorme, soprattutto per le PMI, in termini di tempo (e, quindi, di denaro!). Secondo alcune stime, i dipendenti di un’azienda possono impiegare anche sedici ore alla settimana per archiviare o cercare documenti.* Sono più di 34 giorni all’anno per una sola persona!

Indipendentemente dalla modalità di conservazione dei dati, tuttavia, è possibile gestirli più efficacemente, per poi, nel concreto, “ritrovarli” più facilmente.

La questione fondamentale in un progetto di storage è porsi degli obiettivi chiari e considerare realisticamente le attività da svolgere. Sarà fondamentale nominare un responsabile di progetto per gestire le esigenze dell’azienda e pianificare l’organizzazione, nonché definire a priori il modo più opportuno per archiviare i file. Ad esempio, è più facile fare ricerche in base al nome del cliente o al tipo di attività? I sistemi odierni possono offrire numerose opzioni per i metadati all’interno dei file, che consentono di creare una struttura per i file che va al di là di un semplice “tipo”. Anche i nomi sono essenziali, e trovare una regola per tutti i file può contribuire a risparmiare altro tempo. E’ inoltre consigliabile poter archiviare in modo semplice i file, per poterli ritrovare facilmente quando servono.

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* “The hidden cost of information work”, IDC.

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