Trovate più velocemente i vostri file!
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La quantità di dati in possesso delle aziende cresce ininterrottamente. Anni di dati archiviati in formato digitale impongono alle organizzazioni di trovare soluzioni più dinamiche ed efficienti per conservare e gestire le informazioni.
Partire dal cloud, eliminando la necessità di mantenere server in sede e usufruendo di hosting scalabile per i dati è sicuramente l’idea più sensata. Questo è, tuttavia, ancora uno “spazio vuoto”: i dati devono comunque essere organizzati. E un’organizzazione inadeguata può rappresentare un costo enorme, soprattutto per le PMI, in termini di tempo (e, quindi, di denaro!). Secondo alcune stime, i dipendenti di un’azienda possono impiegare anche sedici ore alla settimana per archiviare o cercare documenti.* Sono più di 34 giorni all’anno per una sola persona!
Indipendentemente dalla modalità di conservazione dei dati, tuttavia, è possibile gestirli più efficacemente, per poi, nel concreto, “ritrovarli” più facilmente.
La questione fondamentale in un progetto di storage è porsi degli obiettivi chiari e considerare realisticamente le attività da svolgere. Sarà fondamentale nominare un responsabile di progetto per gestire le esigenze dell’azienda e pianificare l’organizzazione, nonché definire a priori il modo più opportuno per archiviare i file. Ad esempio, è più facile fare ricerche in base al nome del cliente o al tipo di attività? I sistemi odierni possono offrire numerose opzioni per i metadati all’interno dei file, che consentono di creare una struttura per i file che va al di là di un semplice “tipo”. Anche i nomi sono essenziali, e trovare una regola per tutti i file può contribuire a risparmiare altro tempo. E’ inoltre consigliabile poter archiviare in modo semplice i file, per poterli ritrovare facilmente quando servono.
Per altri suggerimenti su come lavorare in modo più intelligente con i vostri dati, date un’occhiata al nostro eBook gratuito.
* “The hidden cost of information work”, IDC.
Make Do
21 October 2013
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