Vermeiden Sie Kosten durch ungenutzte IT-Software

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Laut einer kürzlich von Sage durchgeführten Umfrage verschwenden europäische Unternehmen 9,6 Mrd. Euro für Software, die nicht genutzt wird. Zu den Gründen gehören doppelt vorhandene Software, eine nicht ausreichende Nutzerschulungen und eine unzureichende Nutzung aller Funktionen.

Häufig begehen Mittelständische Unternehmen den Fehler, bereits vor Jahren abgeschlossene Software-Lizenzverträge einfach zu erneuern, ohne zu prüfen, ob die Software weiterhin benötigt wird oder es möglicherweise bessere Alternativen gibt. Die Suche nach einer Alternative kann äußerst zeitaufwendig und komplex sein. Aber können Sie es sich leisten, weiterhin für etwas zu zahlen, das sich nicht rechnet?

Mittelständische Unternehmen sollten sich darüber Gedanken machen, welche Softwarelösungen wirklich gebraucht werden, und sie dann unternehmensübergreifend implementieren, damit alle Mitarbeiter dieselbe Lösung verwenden. In der Theorie werden dadurch nicht nur Kosten gesenkt, sondern Prozesse lassen sich optimieren und tragen so zu einer höheren Effizienz im Unternehmen bei. Gleichzeitig muss Ihre IT-Abteilung sich nicht länger um die Wartung zahlreicher Lösungen kümmern.

Im ersten Schritt ist zu prüfen, welche Software derzeit im Unternehmen zum Einsatz kommt und wie viele Lizenzen es gibt. Als nächstes sollten Sie sich ansehen, wie viel Sie für die einzelnen Lösungen zahlen, welchen Wert die Software Ihnen bringt und wie viele Mitarbeiter sie aktuell verwenden. So können Sie festlegen, wie wichtig eine einzelne Lösung ist und sich von den Lösungen verabschieden, die doppelt vorhanden sind oder nicht verwendet werden. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, welche Lösungen sie bevorzugen oder gern verwenden würden, um eine höhere Produktivität und optimierte Prozessautomatisierung zu erreichen. Denken Sie immer daran: Ihre Mitarbeiter sind die Endnutzer.

Wenn Sie eine Bestandsaufnahme gemacht haben, können Sie nach Alternativen suchen. Hier bieten sich beispielsweise Cloud-Lösungen an, die Unternehmen nicht nur eine hohe Flexibilität bei der Zahlung bieten, sondern außerdem zu einer erhöhten Mobilität der Mitarbeiter beitragen. Bevor Sie sich jedoch für eine Software-as-a-Service-Lösung entscheiden, sollten Sie sich einige Fragen stellen.

Wenn Sie sich auf die Suche nach einer Lösung machen, sollte Ihnen klar sein, nach welchen Kriterien Sie suchen. Über welche Funktionen sollte die Lösung verfügen? Wie hoch ist Ihr Budget? Wie viele Mitarbeiter benötigen Zugriff? Bedenken Sie außerdem, dass sich die Lösung nahtlos in Ihre IT-Infrastruktur integrieren lassen und die Anforderungen des Unternehmens erfüllen sollte.

Bei der Suche nach einer SaaS-Lösung sollten Sie sich auch die Anbieter genauer ansehen und prüfen, ob sie vertrauenswürdig und zuverlässig sind. Fragen Sie sie nach Disaster Recovery-Ansatz, Anbindungsinfrastruktur, Sicherheitsprotokollen und Datenschutzmaßnahmen. Software ist ein wichtiger Faktor im Arbeitsalltag, und ein Ausfall oder Fehler wirkt sich nicht nur auf die Produktivität, sondern auch auf Ihren Gewinn aus, je nachdem, in welchem Bereich die Software zum Einsatz kommt. Lesen Sie sich das Service Level Agreement genau durch. Bitten Sie einen IT-Berater oder Ihren IT-Fachhändler um Hilfe, wenn Sie Fragen haben.

Kosteneffizienz steht überall ganz oben auf der Agenda, Unternehmen sollten Ihr IT-Budget daher intelligent einsetzen. Bei einer korrekten Implementierung kann eine Cloud erheblich zur Optimierung von Prozessen beitragen. So wird die Flexibilität eines mittelständischen Unternehmens gesteigert, da es schnell auf Branchentrends und neue Unternehmensanforderungen reagieren kann. Verschwenden Sie keine Ressourcen für Software, die Sie nicht brauchen, sehen Sie sich lieber nach Alternativen um. Auf lange Sicht zahlt sich der Aufwand aus.

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Colt Technology Services

18 June 2014

 

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