Fax2Mail

Faxübertragungen so schnell und einfach wie E-Mail

Das Versenden und Empfangen von Faxnachrichten ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der täglichen Geschäftsabläufe kleiner und mittlerer Unternehmen der verschiedensten Branchen.

Doch bislang waren oft mit dem papiergestützten Faxbetrieb eine Reihe von Problemen verbunden. Die Faxgeräte sind mitunter wartungsaufwendig und teuer in der Anschaffung. Zudem können sie auch zu Engpässen in einem Unternehmen führen. Das Senden und Empfangen von Faxnachrichten verläuft in einigen Fällen langsam, ist oft die Ursache erhöhter Telefonrechnungen und kann allen Beteiligten sehr viel Zeit stehlen. Auch ist der papiergestützte Faxbetrieb keineswegs sicher. So können vertrauliche Informationen auch von anderen Personen als dem Empfänger eingesehen werden.

Die Antwort auf all diese Probleme ist Fax2Mail. Hierbei handelt es sich um eine auf E-Mail basierende Alternative zum Faxgerät. Faxübertragungen werden ebenso einfach wie E-Mails. Ihre Mitarbeiter können nun innerhalb kürzester Zeit Faxe wie E-Mail-Nachrichten senden, empfangen, speichern und weiterleiten – ungeachtet dessen, ob sie sich im Büro oder an einem externen Standort befinden.

Somit können die Mitarbeiter ihre Zeit für produktivere Zwecke einsetzen. Mit nur wenigen Mausklicks sind sie in der Lage, mehrere Faxe über ihren Desktop zu versenden und dadurch wichtige Dokumente mit Internet-Geschwindigkeit verfügbar zu machen. Anhänge gebräuchlicher Büroanwendungen können ebenfalls hinzugefügt werden. Niemand muss lange warten, bis die betreffenden Seiten ausgedruckt werden und dann gefaxt werden können. Einfach ein Klick und los.

Einfache Einrichtung, nahtlose Integration und hohe Sicherheit

Mit Fax2Mail Machen Sie Ihre Geschäftsprozesse zuverlässiger und sicherer beim Senden und Empfangen von Faxnachrichten. Fax2Mail ist eine bewährte, Cloud-basierte Lösung für Colt Kunden, die über Smart Office, Colt Total oder IP Access verfügen. Faxgeräte gehören nunmehr der Vergangenheit an.

Der Service kann in kurzer Zeit bereitgestellt werden. Er lässt sich nahtlos in den bestehenden E-Mail-Client integrieren. Die Einrichtung erfolgt schnell, die Verwendung ist einfach, und die Konfiguration stellt niemanden vor Probleme. Sie können dem Service neue Faxnummern zuweisen oder auch ihre bestehenden Nummern weiterhin nutzen. Fax2Mail funktioniert problemlos mit IP-basierten Verbindungen.

Fax2Mail kann vollständig in Microsoft Office® integriert werden. Bei Verwendung der optionalen Symbolleiste können in Sekundenschnelle Outlook-, Word-, Excel- und PowerPoint-Anhänge gesendet werden. 
 
Zum Versenden von Faxnachrichten erstellen Benutzer innerhalb ihres E-Mail-Client eine neue Nachricht. Die Faxnummer des Empfängers wird daraufhin Teil der E-Mail-Zieladresse. Die Benutzer müssen lediglich auf „Senden“ klicken. Danach konvertiert Fax2Mail die E-Mail in ein Fax und sendet es an das Faxgerät des Empfängers.

Sobald Fax2Mail-Benutzer Faxnachrichten empfangen, werden diese in ihrem E-Mail-Posteingang als Nachrichten mit PDF/TIFF-Anhängen angezeigt.

Fax2Mail weist ein intuitives und sicheres webbasiertes Tool auf, mit dessen Hilfe die Benutzer ihre Faxnachrichten managen und verfolgen können. Dasselbe Tool kann von Administratoren für das Usermanagement und die Rechtevergabe eingesetzt werden. Die Option Fax2Mail Mobile gibt Unternehmen zusätzlich die Möglichkeit, diesen Service auf Mitarbeiter an externen Standorten auszudehnen. So können diese mit Hilfe eines mobilen Gerätes von einem beliebigen Ort aus Dokumente und Anhänge drucken oder faxen.

Zur Verbesserung der Sicherheit und Compliance nutzt Fax2Mail beim Senden und Empfangen von Dateien gemäß Branchenstandard eine Verschlüsselung mit 128 Bit. Die Sicherheit und Vertraulichkeit von eingehenden Faxnachrichten ist ebenfalls gewährleistet, da diese nicht länger auf einem frei zugänglichen Faxgerät empfangen werden. Echtzeit-Reporting und Protokolle für jedes eingehende und ausgehende Fax gehören ebenfalls zum Service. Zudem besteht die Möglichkeit, elektronische Kopien der Faxnachrichten aufzubewahren.

 Die Unternehmen sind darüber hinaus in der Lage, ihre CO2-Emissionen zu reduzieren und durch den verringerten Verbrauch von Papier, Toner und Energie ihren Beitrag zum Umweltschutz generell zu verbessern.

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